Приложение к Постановлению от 08.06.2011 г № 154 Административный регламент
Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц по документам архива»
1.Общие положения
1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц по документам архива" (далее - административный регламент) разработан в целях обеспечения эффективного функционирования администрации Ливенского района, повышения результативности и качества, открытости и доступности оказания муниципальной услуги по исполнению социально-правовых запросов (далее - муниципальная услуга).
Административный регламент определяет сроки, устанавливает порядок оказания муниципальной услуги, последовательность административных действий (административных процедур), порядок взаимодействия с государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.
1.2.В настоящем регламенте используются следующие термины и определения:
архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена; архивная копия (ксерокопия) - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения;
ответ - документ, составленный на бланке архива, об отсутствии сведений, интересующих заявителя, в архивных документах, имеющихся на хранении; архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
1.3.Предмет (содержание) муниципальной услуги: выдача архивной справки, архивной копии, архивной выписки по документам, хранящихся в архивном отделе Управления культуры и архивного дела администрации Ливенского района (далее - Отдел).
1.4.Получатели муниципальной услуги: получателями муниципальной услуги являются физическое и юридическое лицо либо их уполномоченные представители, обратившиеся в орган, представляющий муниципальные услуги, с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженной в устной или письменной форме (далее - заявители).
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
Наименование муниципальной услуги:
"Исполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц по документам архива".
2.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу: администрация Ливенского района в лице архивного отдела Управления культуры и архивного дела администрации Ливенского района (далее - Отдел).
2.3.Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
2.3.1.Подготовленная архивная справка.
В архивной справке содержится точное и ясное изложение сведений из архивных документов. Расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие одного из них оговаривается в тексте справки, несовпадения отдельных данных включатся в справку так, как они значатся в документах. В архивной справке указываются архивные шифры и номера листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
2.3.2.Подготовленная копия архивного документа.
В архивной копии (ксерокопии) указывается дословно воспроизведенный текст архивного документа. На обороте каждого листа копии документа проставляются архивные шифры и номера листов единицы хранения.
2.3.3.Подготовленная архивная выписка.
В архивной выписке дословно воспроизводится часть текста архивного документа, относящаяся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
2.3.4.Подготовленный ответ.
В ответе отражается отсутствие сведений, интересующих заявителя, в имеющихся на хранении архивных документах.
Архивная справка, архивная копия, архивная выписка и ответ выдаются в одном экземпляре. Изготавливаются на обычных листах формата А4, подписываются начальником архивного отдела и заверяются печатью.
2.3.5.Письменное уведомление о переадресовании обращения в организации, учреждения по месту хранения документов либо ответ с указанием места хранения документов.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги.
2.4.1.Срок предоставления муниципальной услуги по заявлениям (запросам): в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса, включая время приостановления предоставления муниципальной услуги.
2.5.Правовые основания предоставления муниципальной услуги:
Конституция Российской Федерации; Федеральный закон от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации"; Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";
Закон Орловской области от 6 июля 1999 года N 109-ОЗ "Об архивном деле в Орловской области";
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Устав Ливенского района;
настоящий Административный регламент;
другие нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальных услуг в области архивного дела.
2.6.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.6.1.Основанием для предоставления муниципальной услуги является заявление (запрос) в выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки по архивным документам.
2.6.2.Основные требования к заявлению (запросу).
Запрос от юридических лиц оформляется в произвольной форме на бланке организации, учреждения и подписывается руководителем. В письменном запросе физического лица указывается фамилия, имя, отчество, почтовый или электронный адрес заявителя. В запросе указывается тема (вопрос) и хронология запрашиваемой информации. Рекомендуется предоставлять дополнительную информацию по теме запроса для ускорения предоставления сведений по документам архива.
2.7.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
несоблюдение требований к оформлению запроса (отсутствие необходимых реквизитов: название организации, учреждения, подписи руководителя либо фамилии, адреса);
отсутствие на хранении в Отделе документов, необходимых для исполнения запроса;
наличие в архивных документах сведений, составляющих государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;
наличие в архивных документах сведений о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведений, создающих угрозу его безопасности;
не предоставляются архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования;
не предоставляется копия документа, находящегося в неудовлетворительном физическом состоянии.
2.8.Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
2.9.Показатели доступности и качества муниципальных услуг.
2.9.1.Место расположения Отдела: 303857, Орловская область, г. Ливны, ул. Воронежская, 18.
Электронный адрес: www.adm-livr.ru.
Телефон: 8 (48677) 2-23-83.
Факс: 8 (48677) 2-17-86.
2.9.2.Режим работы Отдела: понедельник - пятница с 9.00 до 17.00.
Приемные дни: понедельник - пятница с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00.
2.9.3.Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляется:
- непосредственно в помещении Отдела;
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личном обращении представителя получателя муниципальной услуги;
- на странице архивного отдела на сайте администрации Ливенского муниципального района.
2.9.4.Консультирование заявителей по выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок производится в помещении Отдела в приемные дни. Сотрудник Отдела со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует заявителей по интересующим их вопросам.
2.9.5.Информирование заявителей по телефону осуществляется сотрудником Отдела в соответствии с графиком работы отдела. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа местного самоуправления, фамилии, имени, отчества и должности принявшего телефонный звонок.
2.9.6.При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по письменным обращениям ответ излагается в простой и четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
2.9.7.При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес получателя муниципальной услуги в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
3.1.Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги.
3.1.1.Заявителем на личном приеме, через доверенное лицо, почтовым отправлением, по электронной почте подается письменное заявление (запрос) о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки в Отдел. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет 30 минут.
3.1.2.Сотрудником Отдела, ведущим прием заявлений, осуществляется: прием и регистрация заявления (запроса) о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки осуществляется в день поступления заявления (запроса);
заявителю на личном приеме объявляется дата получения муниципальной услуги.
В случае невозможности предоставления муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом с указанием причин, а также по телефону и (или) по электронной почте.
Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в день поступления заявления (запроса).
Результат процедуры: принятое и зарегистрированное заявление (запрос) о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки.
3.1.3.Сотрудником Отдела в порядке очередности поступления заявления (запроса) на исполнение осуществляется:
проверка наличия архивных документов для исполнения запросов социально-правового характера по описям, электронным базам данных; определение архивных фондов, просмотр описей и определение единиц хранения;
подборка единиц хранения в соответствии с запросом; полистный просмотр единиц хранения;
выявление сведений в архивных документах по теме запроса;
подготовка архивной справки, архивной копии, архивной выписки;
передача на подпись начальнику Отдела.
Результат процедуры: оформленная архивная справка, архивная копия, архивная выписка.
3.1.4.Начальником Отдела проверяется и подписывается архивная справка, архивная выписка, архивная копия.
Результат процедуры: подписанная архивная справка, архивная копия, архивная выписка.
3.1.5.Подписанная начальником Отдела архивная справка, архивная копия, архивная выписка заверяется печатью. Документ направляется простым почтовым отправлением или выдается заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность.
Результат процедуры: выданная архивная справка, архивная копия, архивная выписка.
Порядок предоставления муниципальной услуги осуществляется в соответствии с блок-схемой (прилагается - не приводится).
4.Формы контроля за исполнением административного регламента
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по оказанию муниципальной услуги, осуществляет начальник Управления культуры и архивного дела администрации Ливенского района путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками Отдела административного регламента.
11.4.4.1.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих.
5.1.Порядок подачи, регистрации и рассмотрения жалоб на несоответствующее предоставление муниципальной услуги. 5.1.1. Жалобы на несоответствие предоставления муниципальной услуги и несоблюдение административного регламента (далее - жалобы) могут быть направлены начальнику Управления культуры и архивного дела администрации Ливенского района.
5.1.2.Физическое лицо в жалобе в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
Жалоба юридического лица должна содержать наименование юридического лица, его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, суть жалобы, подпись руководителя или уполномоченного должностного лица. 5.1.3. Жалоба, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения и угрозы, может быть оставлена без ответа по существу поставленных вопросов. При этом заявитель уведомляется о недопустимости злоупотребления правом.
5.1.4.Жалобы подлежат обязательной регистрации в зависимости от места их поступления и должны быть рассмотрены в 30-дневный срок, заявителю должен быть дан письменный ответ о принятых мерах.
5.1.5.Если в жалобе содержится вопрос, на который уже давались письменные ответы по существу, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности жалобы и прекращении переписки по данному вопросу, о чем заявитель должен быть уведомлен в обязательном порядке.
5.2.Судебное обжалование.
Решения, действия (бездействия) должностных лиц Отдела, принятые в рамках предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы заявителем путем обращения в суд в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.