Приложение к Постановлению от 27.07.2017 г № 306 Порядок
Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)
1.1.Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее - Порядок) устанавливает требования по осуществлению постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного).
1.2.В Порядке применены следующие определения:
архив - совокупность учетно-технической документации, находящейся на постоянном хранении в уполномоченном органе, учреждении либо организации, заключивших с уполномоченным органом договор хранения технической документации;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
архивохранилище - специально оборудованное помещение (помещения), недоступное для посторонних лиц, обеспечивающее предотвращение хищения, утраты или порчи архивных документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также отвечающее требованиям к сохранности документов;
единица хранения - инвентарное дело, представляющее собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющую самостоятельное значение;
инвентарное дело - систематизированная совокупность учетно-технической документации, содержащей информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации изменений;
инвентарный объект - объект технической инвентаризации, характеризующийся наличием основного строения, единством назначения основного строения и вспомогательных (служебных) строений (сооружений) либо совокупностью основных строений, расположенных в пределах одной обособленной территории (земельного участка), в том числе жилой дом, отдельно стоящее здание или сооружение, комплекс зданий и сооружений производственно-технологического назначения, а также отдельные помещения в составе здания (строения, сооружения);
учетно-техническая документация - технические паспорта, оценочная и иная хранившаяся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-техническая документация об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Орловской области (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное).
1.3.Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется органом исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области, осуществляющим функции по выработке региональной политики, нормативного правового регулирования, а также правоприменительные функции в сфере государственного имущества, земельных отношений (далее - уполномоченный орган), учреждением либо организацией, заключившими с уполномоченным органом договор хранения учетно-технической документации, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее также - учреждение либо организация).
1.4.В целях обеспечения постоянного хранения и использования учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений уполномоченный орган, учреждение либо организация выполняет следующие функции:
обеспечивают сохранность учетно-технической документации;
осуществляют учет и использование учетно-технической документации;
осуществляют проверку наличия и состояния учетно-технической документации.
2.Состав учетно-технической
документации, подлежащей хранению
2.1.Постоянному хранению в архиве подлежат:
1) инвентарные дела на объекты государственного технического учета и технической инвентаризации, включающие в себя технические паспорта объектов капитального строительства, помещений;
2) реестровые книги о праве собственности на объекты капитального строительства, помещения (сведения из архива до 1998 года);
3) учетно-техническая документация, содержащая сведения об инвентаризационной, восстановительной, балансовой или иной стоимости объектов капитального строительства, помещений;
4) статистические отчеты о жилищном фонде;
5) книги учета инвентарных дел.
3.Порядок хранения
учетно-технической документации
3.1.Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи учетно-технической документации, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также отвечающих требованиям к сохранности документов.
3.2.В комплекс мер по обеспечению сохранности учетно-технической документации включаются:
наличие помещений для размещения учетно-технической документации (архивохранилищ);
обеспечение условий хранения учетно-технической документации;
выполнение общих требований к размещению архивных документов;
проверка наличия и состояния учетно-технической документации.
3.3.Обеспечение условий хранения учетно-технической документации включает:
1) оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения учетно-технической документации;
2) оборудование архивохранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;
3) соблюдение противопожарного режима;
4) соблюдение охранного режима;
5) создание температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
3.4.В целях обеспечения сохранности учетно-технической документации архивохранилище должно быть изолированным, сухим и соответствовать требованиям противопожарной безопасности.
Не допускается использование под архивохранилище подвальных и цокольных помещений.
Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже третьего этажа, закрываются металлическими решетками. Входные двери в архивохранилище должны быть металлическими или обшитыми металлом и оборудованы запорами, а по окончании рабочего дня архивохранилище опечатывается.
3.5.Для размещения учетно-технической документации архивохранилище оборудуется металлическими или деревянными, обработанными специальным противопожарным составом, стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел. Для хранения алфавитных и статистических карточек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками.
3.6.Инвентарные дела хранятся в папках с твердыми обложками, изготовленных из безвредных для хранения документов материалов, на боковой стороне папки делается надпись с указанием инвентарных номеров дел.
На обороте обложки инвентарного дела помещается опись содержащейся в нем учетно-технической документации в соответствии с делением по группам.
Планы больших форматов могут храниться отдельно в сброшюрованном виде.
Учетно-техническая документация размерами, превышающими по высоте 41 см, может храниться в горизонтальном положении.
Планшеты и иные планы, вычерченные на плотной чертежной бумаге большого формата (A0 - A3), не перегибаются, а хранятся в тубусах или развернутом виде в специальных папках соответствующего формата.
3.7.Хранящаяся в архивохранилище учетно-техническая документация должна быть оформлена в установленном порядке и размещаться на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел.
3.8.Проверка наличия и состояния учетно-технической документации (далее также - проверка) проводится уполномоченным органом, учреждением либо организацией не реже одного раза в год. Для проведения проверки уполномоченным органом, учреждением либо организацией создается комиссия по проведению проверки. Проверка наличия и состояния учетно-технической документации может также проводиться по решению руководителя уполномоченного органа, учреждения либо организации при наличии обстоятельств, требующих проверки наличия и состояния учетно-технической документации. Порядок деятельности комиссии по проведению проверки и ее состав определяются приказом уполномоченного органа, учреждения либо организации.
3.9.В ходе проверки наличия и состояния учетно-технической документации:
устанавливается фактическое наличие единиц хранения;
выявляются и устраняются недостатки в учете учетно-технической документации;
выявляется отсутствующая учетно-техническая документация и организуется ее розыск;
выявляется и учитывается учетно-техническая документация, требующая профилактической и (или) реставрационно-профилактической обработки.
3.10.По результатам проверки, при обнаружении ошибок в учетных данных об учетно-технической документации, в случае обнаружения документации, не относящейся к учетно-технической документации, неучтенной учетно-технической документации, выявлении отсутствия учетно-технической документации, в течение 3 рабочих дней с даты соответствующего обнаружения составляется акт и утверждается руководителем уполномоченного органа, учреждения либо организации.
3.11.Если проверкой выявлено отсутствие учетно-технической документации, организуется ее розыск.
Розыск учетно-технической документации, не обнаруженной в ходе проверки, организуется со дня утверждения акта и проводится в течение 1 календарного года.
На учетно-техническую документацию, не обнаруженную в ходе розыска, в течение 3 рабочих дней по истечении одного календарного года со дня утверждения акта составляется акт об утрате документов и утверждается руководителем уполномоченного органа, учреждения либо организации. Утвержденный акт об утрате документов в течение 3 рабочих дней со дня его утверждения представляется учреждением либо организацией в уполномоченный орган.
Уполномоченный орган в течение 5 рабочих дней со дня получения акта об утрате документов принимает решение о снятии утраченной учетно-технической документации с учета и направляет его учреждению либо организации.
3.12.Если в ходе розыскных мероприятий выявлена ранее отсутствующая учетно-техническая документация, то в течение 3 рабочих дней с даты обнаружения составляется акт об оприходовании документов и утверждается руководителем уполномоченного органа, учреждения либо организации. Утвержденный акт об оприходовании документов в течение 3 рабочих дней со дня его утверждения представляется учреждением либо организацией в уполномоченный орган.
Уполномоченный орган в течение 5 рабочих дней со дня получения акта об оприходовании документов принимает решение о восстановлении в учете ранее утраченной учетно-технической документации и направляет его учреждению либо организации.
3.13.Ответственность за сохранность учетно-технической документации несет руководитель уполномоченного органа, учреждения либо организации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.Порядок использования
учетно-технической документации
4.1.Учетно-техническая документация используется при:
осуществлении комплекса работ по определению местоположения;
технической инвентаризации и учету текущих изменений технических и других характеристик объектов капитального строительства, помещений;
представлении копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений.