Распоряжение Губернатора Орловской области от 27.12.2002 № 311-р
Об утверждении Положения об архиве управления делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГУБЕРНАТОР ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 27 декабря 2002 г. N 311-р г. Орел Утратил силу - Распоряжение Губернатора Орловской области от 08.04.2008 г. N 15-р В целях совершенствования работы по проведению экспертизыценности документов, организации их хранения, учета, использования иподготовки к передаче на государственное хранение: 1. Утвердить Положение об архиве управления делопроизводстваАппарата Губернатора и администрации области (приложение N 1). 2. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертнойкомиссии (ЭК) Аппарата Губернатора и администрации области (приложениеN 2). Губернатор Е.С. Строев Приложение N 1 к распоряжению Губернатора области от 27 декабря 2002 г. N 311-р ПОЛОЖЕНИЕ об архиве управления делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации Орловской области 1. Общие положения 1.1 Документы Аппарата Губернатора и администрации области,имеющие историческое, научное, социальное, экономическое,политическое, культурное значение, подлежат постоянному (вечному)хранению в государственном архиве Орловской области, являютсянеотъемлемой частью историко-культурного наследия и государственнойчастью Архивного фонда Российской Федерации. До передачи на государственное хранение документы постоянногохранения - временно, в течение 10 лет, по личному составу и личныедела - 75 лет хранятся в архиве управления делопроизводства АппаратаГубернатора и администрации области. 1.2. Аппарат Губернатора и администрации области обеспечиваетсохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов,образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами,установленными Федеральной архивной службой России, обеспечиваетсвоевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачейархивных документов, производятся силами и за счет АппаратаГубернатора и администрации области. За утрату и порчу документов должностные лица АппаратаГубернатора и администрации области несут ответственность всоответствии с действующим законодательством. 1.3. В Аппарате Губернатора и администрации области для хранениядокументов, законченных делопроизводством, их отбора, учета,использования и подготовки к передаче на государственное хранение вструктуре управления делопроизводством создается архив, возглавляемыйглавным специалистом. 1.4. В своей работе архив управления делопроизводства АппаратаГубернатора и администрации области руководствуется законодательствомРоссийской Федерации, законодательными актами по архивному делу,Законом Орловской области "Об Архивном фонде Орловской области иархивах", указами Губернатора, постановлениями, распоряжениямиКоллегии администрации области, правилами и другиминормативно-методическими документами Федеральной архивной службыРоссии, методическими документами управления по делам архивовадминистрации области и настоящим Положением. 1.5. Положение об архиве управления делопроизводства АппаратаГубернатора и администрации области разрабатывается начальникомуправления делопроизводства, утверждается распоряжением Губернатораобласти и согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)управления по делам архивов администрации области. 1.6. Управление по делам архивов администрации области оказываетпри необходимости организационно-методическую помощь архиву управленияделопроизводства Аппарата Губернатора и администрации области. 2. Состав документов архива В архив поступают: 2.1. Законченные делопроизводством Аппарата Губернатора иадминистрации области документы постоянного хранения, образовавшиеся вдеятельности структурных подразделении; документы временного (свыше 10лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности документыпо личному составу; 2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу,ликвидированных структурных подразделений или лишенных юридическойсамостоятельности; 2.3. Личные фонды ведущих работников Аппарата Губернатора иадминистрации области, поступившие в архив; 2.4. Служебные и ведомственные издания: 2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива. 3. Задачи и функции архива 3.1. Основными задачами архива являются: 3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотренразделом 2 настоящего Положения: 3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, и, созданиенаучно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся вархиве; 3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов АппаратаГубернатора и администрации области на государственное хранение ссоблюдением требований устанавливаемых Федеральной архивной службойРоссии; 3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением делв делопроизводстве Аппарата Губернатора и администрации области. 3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архивосуществляет следующие функции: 3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершенияделопроизводством, учитывает и хранит документы структурныхподразделений Аппарата Губернатора и администрации области,обработанные в соответствии с требованиями Федеральной архивной службыРоссии; 3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с управлением по деламархивов администрации области графики представления описей нарассмотрение ЭПК и передачи документов Аппарата Губернатора иадминистрации области на государственное хранение; 3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 годапосле завершения делопроизводством годовые разделы описей постоянногохранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК)Аппарата Губернатора и администрации области и ЭПК управления по деламархивов администрации области; 3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранностьпринятых на хранение дел; 3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочныйаппарат (НСА) к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечиваетего преемственность с НСА областного государственного архива; 3.2.6. Организует использование документов, в том числе: - информирует руководство и работников Аппарата Губернатора иадминистрации области о составе и содержании документов архива; - выдает в установленном порядке дела, документы или копиидокументов в целях научного и служебного использования; - исполняет запросы организаций и заявления граждан обустановлении трудового стажа и другим вопросам социально-правовогохарактера, в установленном порядке выдает копии документов и архивныесправки; - ведет учет использования документов, хранящихся в архиве. 3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся вархиве, участвует в работе экспертной комиссии Аппарата Губернатора иадминистрации области; 3.2.8. Составляет сводную номенклатуру дел Аппарата Губернатора иадминистрации области; 3.2.9. Контролирует правильность формирования и оформления дел вделопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив АппаратаГубернатора и администрации области; 3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышениюквалификации специалистов структурных подразделений, ответственных завопросы делопроизводства. 3.2.11. Ежегодно представляет в управление по делам архивовсведения о составе и объеме документов по установленной форме; 3.2.12. Подготавливает и в установленном порядке передает нахранение в Государственный архив Орловской области документы АппаратаГубернатора и администрации области. 4. Права архива Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: 4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы сдокументами в структурных подразделениях Аппарата Губернатора иадминистрации области; 4.2. Запрашивать от структурных подразделений АппаратаГубернатора и администрации области сведения, необходимые для работыархива, с учетом обеспечения выполнения возложенных на архив задач ифункции. 5. Ответственность главного специалиста 5.1. Главный специалист управления делопроизводства АппаратаГубернатора и администрации области несет ответственность завыполнение возложенных на архив задач и функций в установленномзаконом порядке. Приложение N 2 к распоряжению Губернатора области от 27 декабря 2002 г. N 311-р ПОЛОЖЕНИЕ о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) Аппарата Губернатора и администрации Орловской области 1. Общие положения 1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценностидокументов, отбора их для передачи на государственное хранение и куничтожению, а также для контроля и оказания методической помощи впроведении экспертизы ценности документов в управлениях, комитетах иотделах администрации создается постоянно действующая экспертнаякомиссия (ЭК). 1.2. Экспертная комиссия является совещательным органом. Еерешения вступают в силу после утверждения заместителем Губернатора -руководителем Аппарата Губернатора и администрации области. 1.3. Экспертная комиссия назначается распоряжением Губернатораобласти из числа наиболее квалифицированных специалистов подпредседательством одного из руководящих работников. Секретаремназначается главный специалист управления делопроизводства АппаратаГубернатора и администрации области. 1.4. В своей работе экспертная комиссия руководствуется ЗакономОрловской области "Об Архивном фонде Орловской области и архивах",распорядительными документами Правительства Российской Федерации,нормативно-методическими документами Росархива и управления по деламархивов администрации области, перечнями типовых управленческихдокументов, образующихся в деятельности организаций, с указаниемсроков хранения и настоящим Положением. 2. Основные задачи экспертной комиссии Основными задачами экспертной комиссии являются: 2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов настадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел иформировании дел. 2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов настадии подготовки их к архивному хранению. 2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов кпередаче на государственное хранение. 3. Основные функции экспертной комиссии В соответствии с возложенными на нее задачами экспертная комиссиявыполняет следующие функции: 3.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документовАппарата Губернатора и администрации области для дальнейшего храненияи к уничтожению. 3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизеценности документов управлений, комитетов, отделов и подготовке их кархивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертнуюоценку проектам нормативно-методических документов по названнымвопросам. 3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении ипредставляет: 3.3.1. на утверждение экспертно-проверочной комиссии управленияпо делам архивов, а затем на утверждение заместителя Губернатора-руководителя Аппарата Губернатора и администрации области: - описи дел постоянного хранения управленческой документации; - акты о выделении к уничтожению документов с истекшими срокамихранения документов со сроками хранения 10 лет и более, документов сотметкой экспертно-проверочной комиссии в перечне документов до 1945года включительно; 3.3.2. на согласование экспертно-проверочной комиссии управленияпо делам архивов области, а затем на утверждение заместителяГубернатора - руководителя Аппарата Губернатора и администрацииобласти: - сводную номенклатуру дел Аппарата Губернатора и администрацииобласти, описи дел по личному составу; - акты об утрате или неисправимом повреждении документовпостоянного хранения; 3.3.3. на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии управленияпо делам архивов областной администрации предложения об изменениисроков хранения категорий документов, установленных перечнем и обопределении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем; 3.3.4. на утверждение заместителя Губернатора - руководителяАппарата Губернатора и администрации области: - акты о выделении к уничтожению документов с истекшими срокамихранения (кроме перечисленных в п. 3.3.1); - акты об утрате или неисправимом повреждении документов. 3.4. Проводит для работников Аппарата Губернатора и администрацииобласти консультации по вопросам работы с документами. 4. Права экспертной комиссии Экспертная комиссия имеет право: 4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендацииуправлениям, комитетам, отделам и отдельным работникам АппаратаГубернатора и администрации области по вопросам разработки номенклатурдел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценностидокументов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и делпо личному составу, упорядочения и оформления документов. 4.2. Запрашивать от руководителей управлений, комитетов, отделов: - письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконномуничтожении документов постоянного и долговременного сроков хранения,в том числе документов по личному составу; - предложения и заключения, необходимые для определения сроковхранения документов. 4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей управлений,комитетов, отделов о ходе подготовки документов к архивному хранению,об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинахутраты документов. 4.4. Экспертная комиссия в лице ее председателя, его заместителяи секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению ивозвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленныедокументы. 4.5. Информировать заместителя Губернатора - руководителяАппарата Губернатора и администрации области по вопросам, относящимсяк компетенции комиссии. 5. Организация работы экспертной комиссии 5.1. Экспертная комиссия Аппарата Губернатора и администрацииобласти работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией(ЭПК) управления по делам архивов администрации области, получает отнее соответствующие организационно-методические указания. 5.2. Экспертная комиссия работает по годовому плану,утвержденному заместителем - руководителем Аппарата Губернатора иадминистрации области. 5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии,рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по меренеобходимости, но не реже двух раз в год. Все заседанияпротоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссиидокументы рассматриваются на ее заседаниях не позднее, чем через 10дней. 5.4. Заседание экспертной комиссии и принятые на нем решениясчитаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менееполовины присутствующих на заседании членов комиссии. Право решающегоголоса имеют только члены экспертной комиссии. Приглашенныеконсультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и вголосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующихна заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимаетпредседатель экспертной комиссии или заместитель Губернатора -руководитель Аппарата Губернатора и администрации области. 5.5. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение ииспользование ее документов, ответственность за их сохранность, атакже контроль за исполнением принятых экспертной комиссией решенийвозлагается на секретаря комиссии. Положение разработано на основании Примерного положения опостоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации,предприятия, утвержденного приказом архивного отдела от 30.03.95 N 9.