Распоряжение Правительства Орловской области от 28.10.2011 № 464-р
О внесении изменений в распоряжение Правительства Орловской области от 12 мая 2011 года N 197-р
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 28 октября 2011 г. N 464-р г. Орел В целях поддержания нормативной правовой базы Орловской области вактуальном состоянии: 1. Внести в приложение к распоряжению Правительства Орловскойобласти от 12 мая 2011 года N 197-р следующие изменения: 1.1. В разделе I "Общие положения": 1) подпункт 2 пункта 1.2 изложить в следующей редакции: "2) Федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Обэлектронной подписи" (далее - Закон об электронной подписи);"; 2) дополнить подпунктом 14.1 следующего содержания: "14.1) постановление Правительства Российской Федерации от 22сентября 2009 года N 754 "Об утверждении Положения о системемежведомственного электронного документооборота";". 1.2. В разделе II "Основные понятия": 1) подпункт 8 изложить в следующей редакции: "8) электронная подпись - информация в электронной форме, котораяприсоединена к другой информации в электронной форме (подписываемойинформации) или иным образом связана с такой информацией и котораяиспользуется для определения лица, подписывающего информацию;"; 2) дополнить подпунктами 26-29 следующего содержания: "26) электронный образ документа - электронная копия документа,изготовленного на бумажном носителе; 27) сканирование документа - получение электронного образадокумента; 28) система электронного документооборота - информационнаясистема, обеспечивающая сбор документов (включение документов всистему), их обработку, управление документами и доступ к ним; 29) электронный документооборот - документооборот с применениеминформационной системы."; 3) дополнить абзацем последним следующего содержания: "Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуютпонятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации иОрловской области.". 1.3. В разделе III "Создание документов в органах исполнительнойвласти": 1) абзац первый пункта 3.1.2 подраздела 3.1 "Бланки документов"изложить в следующей редакции: "При подготовке документов в органах исполнительной властииспользуются электронные шаблоны бланков документов. Образцы бланков иэлектронные шаблоны бланков документов разрабатываются АппаратомГубернатора и Правительства Орловской области на основании нормативныхи методических документов в сфере делопроизводства. Образцы бланков иэлектронные шаблоны бланков документов утверждаются заместителемГубернатора и Председателя Правительства области - руководителемАппарата Губернатора и Правительства Орловской области. Бланки могут использоваться в цветном и одноцветном (как правило,черном или синем) варианте."; 2) в подразделе 3.2 "Оформление реквизитов документов": а) пункте 3.2.2: подпункт 3 изложить в следующей редакции: "3) должность лица - автора документа;"; подпункт 11 изложить в следующей редакции: "11) наименование либо аннотация документа;"; дополнить подпунктом 25 следующего содержания: "25) отметка о поступлении документа;"; б) в пункте 3.2.3.24 абзацы второй и третий исключить; в) дополнить пунктом 3.2.3.25 следующего содержания: "3.2.3.25. Отметка о поступлении документа в орган исполнительнойвласти содержит очередной порядковый номер и дату поступлениядокумента (при необходимости - часы и минуты). Отметка о поступлении документа, а также отметки "Срочно","Оперативно", "Подлежит возврату" и др. могут быть проставлены в видештампа."; 3) в подпункте "д" пункта 3.3.4.1 главы 3.3.4 "Служебнаяпереписка" подраздела 3.3 "Оформление документов в органахисполнительной власти" последнее предложение изложить в следующейредакции: "В соответствии с Законом об электронной подписи электронноеписьмо имеет статус документа, если оно заверено электроннойподписью."; 4) в пункте 3.4.3.1 главы 3.4.3 "Регистрация поступающихдокументов" подраздела 3.4 "Организация документооборота": абзац первый после слов "от других документов" дополнить словами"в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан"; первое предложение абзаца второго изложить в следующей редакции: "Регистрация документов осуществляется в день поступления втечение рабочего времени."; 5) подраздел 3.6 "Особенности работы с электронными документами"изложить в следующей редакции: "3.6. Особенности работы с электронными документами 3.6.1. В органах исполнительной власти создаются и используются: электронные документы, создаваемые в электронной форме безпредварительного документирования на бумажном носителе; электронные образы документов, полученные в результатесканирования документов и хранящиеся в системе электронногодокументооборота. Прохождение электронных документов, составление, оформление исогласование проектов осуществляется по общим правиламделопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов набумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные дляаналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттискапечати и изображения герба Орловской области. 3.6.2. При передаче электронных документов в другиегосударственные органы документы заверяются электронной подписьюоргана исполнительной власти - автора документа в соответствии сЗаконом об электронной подписи. После отправки электронного документа, заверенного электроннойподписью, досылки адресату его копии на бумажном носителе, какправило, не требуется. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписанииэлектронных документов в системе электронного документооборота вовнутреннем документообороте органов исполнительной власти могутиспользоваться способы подтверждения действий с электроннымидокументами, при которых электронная подпись не используется, приусловии, что программные средства, применяемые в органахисполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо,подписавшее (согласовавшее) документ. 3.6.3. Состав электронных документов, обращающихся в системеэлектронного документооборота, определяется заместителем Губернатора иПредседателя Правительства области - руководителем АппаратаГубернатора и Правительства Орловской области на основе рекомендацийоргана исполнительной власти в сфере архивного дела и в соответствии сперечнем документов, создание, хранение и использование которых можетосуществляться исключительно в форме электронных документов. Перечень документов, создание, хранение и использование которыхможет осуществляться исключительно в форме электронных документов,утверждается заместителем Губернатора и Председателя Правительстваобласти - руководителем Аппарата Губернатора и Правительства Орловскойобласти по согласованию с органом исполнительной власти в сфереархивного дела. 3.6.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятсяв системе электронного документооборота органов исполнительной власти.Система электронного документооборота органов исполнительной властидолжна соответствовать требованиям, установленным законодательствомРоссийской Федерации и Орловской области. 3.6.5. Прием и отправка электронных документов осуществляютсяслужбой делопроизводства. При получении электронных документов, подписанных электроннойподписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинностиэлектронной подписи. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственногоэлектронного документооборота, проходят регистрацию в системеэлектронного документооборота органов исполнительной власти. Системаэлектронного документооборота органов исполнительной властипредусматривает регистрацию (учет) и включение в систему электронныхсообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственногоэлектронного документооборота. 3.6.6. В целях учета и поиска документов в системе электронногодокументооборота органов исполнительной власти используютсяобязательные сведения о документах (приложение 20). В системе электронного документооборота могут использоватьсядополнительные сведения о документах. В обязательном порядкеуказываются сроки исполнения документов. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение иисполнение, отправке и хранении электронных документов вместе с нимипередаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные. 3.6.7. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти и(или) поступившие в органы исполнительной власти на бумажном носителе,включаются в систему электронного документооборота после сканированияи создания электронных образов документов. Включение электронногообраза документа в систему электронного документооборота возможнопосле его сравнения с подлинником документа. 3.6.8. Единицей учета электронного документа является электронныйдокумент, зарегистрированный в системе электронного документооборотаорганов исполнительной власти. Электронный документ, имеющийприложения, регистрируется как один документ. Электронные документы формируются в дела в соответствии сноменклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношениидел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется вэлектронном виде (в заголовок дела включается указание "Электронныедокументы"). 3.6.9. Электронные документы после их исполнения подлежатхранению в установленном порядке в органах исполнительной власти втечение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажномносителе. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, видносителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного идлительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих ворганах исполнительной власти программно-технических средств инормативных и методических документов государственных органов в сфереархивного дела. 3.6.10. Экспертиза ценности электронных документов осуществляетсяв общем порядке, установленном в отношении документов на бумажномносителе. Электронные документы передаются по описям с оформлениемакта приема-передачи электронных документов на архивное хранение. После истечения срока, установленного для хранения электронныхдел (электронных документов), на основании акта о выделении их куничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти,указанные электронные дела (электронные документы) подлежатуничтожению.". 2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителяГубернатора и Председателя Правительства области - руководителяАппарата Губернатора и Правительства Орловской области И.Ю. Гармаш. Председатель Правительства Орловской области А.П. Козлов Приложение к распоряжению Правительства Орловской области от 28 октября 2011 г. N 464-р Приложение 20 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти Орловской области ПЕРЕЧЕНЬ обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти 1. Адресант 2. Адресат 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ 4. Вид документа 5. Дата документа 6. Номер документа 7. Дата поступления документа 8. Входящий номер документа 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа 10. Наименование либо аннотация документа 11. Индекс дела 12. Сведения о переадресации документа 13. Количество листов основного документа 14. Количество приложений 15. Общее количество листов приложений 16. Указания по исполнению документа 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя 18. Отметка о конфиденциальности