РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ОРЛОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛИВНЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

20 сентября 2017г. № 112

г. Ливны

 

 

Об утверждениимуниципальной программы

«Развитиеархивного дела в городе Ливны

Орловской областина 2018-2020 годы»

 

 

В соответствии со статьей 179 Бюджетного кодексаРоссийской Федерации, Федеральными законами от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Обобщих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,законом Орловской области от 6 июля 1999 года № 109-03 «Об архивном деле вОрловской области», Уставом города Ливны, постановлением администрации городаот 5 марта 2013 года № 11 «О разработке, утверждении и реализациимуниципальных программ на территории города Ливны Орловской области» администрациягорода постановляет:

1. Утвердитьмуниципальную программу «Развитие архивного дела в городе Ливны Орловскойобласти на 2018-2020 годы» (приложение).

2. Финансовому управлению (Н.М. Парахиной)предусмотреть финансирование мероприятий программы при формировании бюджета на2018 год и плановый период 2019-2020 годов.

3. Контроль за выполнением настоящегопостановления возложить на заместителя главы администрации города по социальнымвопросам В.Г. Середу.

4. Опубликовать настоящеепостановление в газете «Ливенский вестник», разместитьв сети Интернет на официальном сайте администрации города Ливны.

 

 

Главагорода                         Н.В.Злобин

 

 

Приложение

к постановлению

администрациигорода Ливны

от 20 сентября2017 года № 112

 

Муниципальная программа «Развитие архивногодела

 вгороде Ливны Орловской области на 2018-2020 годы»

 

1.                Паспортмуниципальной программы

 

Наименование программы	Муниципальная программа «Развитие архивного дела в городе Ливны Орловской области» на 2018-2020 годы» (далее - программа)
Координатор программы	администрация города Ливны (далее – администрация)
Разработчик программы	архивный отдел администрации города Ливны (далее - архивный отдел)
Ответственный исполнитель	Архивный отдел администрации города Ливны
Цель программы	Совершенствование системы организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда города в интересах граждан, общества и государства.
Задачи программы	1. Создание и совершенствование оптимальных условий для обеспечения сохранности, учета и использования документов архивного фонда города; в том числе - повышение безопасности хранения документов в помещениях архивохранилищ архивного отдела. 2. Укрепление и модернизация материально-технической базы архива. 3. Пополнение Архивного фонда города Ливны документами, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, организаций-источников комплектования архивного отдела, повышение доступности и качества предоставления муниципальной услуги и удовлетворения потребностей населения в архивной информации.   4. Развитие информатизации архивного дела: продолжение работы по внедрению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда города Ливны (Программный комплексный Архивный фонд, версия 5.0)
Сроки и этапы реализации программы	2018-2020 годы
Прогнозируемые объемы финансирования программы	Общий объем финансирования мероприятий программы составит 162000 рублей, в том числе: в 2018 году – 50000 рублей; в 2019 году – 55000 рублей; в 2020 году – 57000 рублей.
Важнейшие целевые (индикаторы) показатели программы	- Увеличение доли архивных документов, хранящихся в нормативных условиях до 100%. - Обеспеченность множительно-копировальной техникой. - Количество принятых на архивное хранение документов Архивного фонда города. - Увеличение доли описаний дел архивного отдела, включенных в электронные описи 70%
Ожидаемые конечные результаты, оценка планируемой эффективности	Реализация мероприятий программы позволит достичь к концу 2020 года следующих результатов: -обеспечение нормативных условий хранения документов архивного фонда города Ливны; - повышение уровня безопасности хранения документов Архивного фонда города Ливны; - улучшение материально-технической базы архивного отдела; - пополнение Архивного фонда города Ливны, находящихся на хранении в архивном отделе, как неотъемлемой части историко-культурного наследия государства и обеспечение доступа населения к его использованию; обеспечение инновационного развития архивного дела на основе внедрения современных информацион-но-коммуникационных технологий;     - повышение качества и оперативности исполнения запросов граждан, органов местного самоуправления на основе документов архивного фонда города Ливны; - увеличение доли описаний дел архивного отдела города Ливны включенных в электронные описи до 70 %.

 

2.Характеристика текущего состояния архивного дела

вгороде Ливны.

         Стратегия развитияархивного дела в городе Ливны на период до 2020 года определяет цели,направления развития архивного дела в городе. Стратегия содержит принципы иприоритеты государственной политики, механизмы ее реализации, параметрыразвития, формы и методы деятельности органов местного самоуправления городаЛивны, которые обеспечат благоприятные условия развития архивного дела.

Для выбора правильной стратегии и тактикидальнейшего развития муниципального архива города Ливны наиболее целесообразнымявляется программно-целевой метод, позволяющий конкретизировать комплексные исистемные решения приоритетных проблем архивного дела в городе Ливны вперспективе на 2018-2020 годы.

            Спецификаархивной отрасли состоит в многопрофильностиприменения ее информационных ресурсов, призванных удовлетворять социальные,правовые, научные, культурные и иные потребности граждан, органов власти иорганизаций. Развитие архивного дела следует рассматривать, прежде всего, каксредство пополнения информационного ресурса города Ливны - частиисторико-культурного достояния.

         Выполняя социально-правовые запросы граждан,архив выступаетгарантом социальной защищенности граждан, их пенсионного обеспечения.   Аутентичностьхранящихся в архиве документов, их неприкосновенность означают, что они носятдоказательный характер.

         Программа предусматриваетреализацию мероприятий, направленных на усиление социальной значимости архива всоциально-экономической и культурной жизни города. Показатели реализации программыпозволят оперативно оценивать эффективность и вносить необходимые коррективы врамках намеченных мероприятий.

         Втечение последних 5 лет достигнута положительная динамика роста основных показателейдеятельности муниципального архива.

Архивныйотдел администрации города Ливны осуществляет в пределах своей компетенцииорганизационно-методическое руководство архивами учреждений, организаций –источниками комплектования Архивного фонда города, контролирует в нихпостановку делопроизводства в рамках документационного обеспечения управления.

Посостоянию на 1 января 2017 года источниками комплектования муниципальногоархива являются 30 организаций и предприятий, создающих документы, имеющиеисторическое, социальное, экономическое и культурное значение и являющиесянеотъемлемой частью историко-культурного наследия города.

ОбъемАрхивного фонда города Ливны на 01.06.2017 года составляет 99 фондов вколичестве 28546 единиц хранения.

Архивные документы размещены в двух приспособленныхархивохранилищах: основном, площадью 85 кв.м. идополнительном площадью 37,2 кв.м., Степеньзагруженности архивохранилищ составляет 98%.

Работа по комплектованию архивного отдела постоянноосуществляется, организации продолжают ликвидироваться, что неизбежно увеличивает приток в архив документов и соответственновлечет за собой потребность в увеличении площадей архивохранилищ.

В связи со сложившейся ситуацией в 2010 годуадминистрацией города было выделено дополнительное помещение (введенов эксплуатацию в 2013 году), в котором сделан капитальный ремонт, установленаохранно-пожарная сигнализация, приточно-вытяжнаявентиляция, проведена работа по оснащению архивохранилища технологическимоборудованием, что позволило решить проблемунедостаточности площадей хранения. Но так сложились обстоятельства, всвязи с полной загруженностью основного архивохранилища архива, вследствиезначительного в последние годы приема документов по личному составуликвидированных организаций загруженность дополнительногохранилища за столь короткий период времени составила 98%.

          В 2011-2016 гг. на архивное хранение былопринято 6889 дел. Поступили документы трех ликвидированных крупных промышленныхпредприятий с момента их образования: ОАО «Ливныпластик»и ОАО «Ливенский машзавод».

Прогнозируется дальнейшее увеличение объемовпоступающих документов, планируется прием большого объема документов от ОАО«Этанол». При таком развитии событий, резерв функционирующих площадей попредварительным подсчетам будет исчерпан в ближайшие 1- 1,5 года, поэтому уже сегодня назревает проблема свободных площадей.

Дальнейшее развитие архивного дела города невозможнобез решения вопросов прогнозирования комплектования и учета состава архивногофонда, организации научно-справочного аппарата, без определения перспективтехнического оснащения архива.

Для плановогоцикличного комплектования муниципального архива документами необходимы резервныеплощади и как следствие финансовые средства на их ремонт и оснащение.

Дальнейшееразвитие архивного дела города невозможно без решения вопросов прогнозированиякомплектования и учета состава архивного фонда, организации научно-справочногоаппарата, без определения перспектив технического оснащения архива.

         Анализ состояния хранения архивных документоввыявил необходимость принятия мер по дальнейшему совершенствованию условийхранения архивных документов.

         Представляетсяцелесообразным предусмотреть мероприятия по обеспечению технической укрепленности и сохранности физического состояния архивныхдокументов.

В архиве назрела необходимость установкисплит-систем кондиционирования воздуха в соответствии с нормативнымитребованиями к помещениям, приспособленным под архив.

         Социально значимой работой архива являетсяисполнение социально-правовых запросов в целях обеспечения законных прав иинтересов граждан, в том числе в пенсионной сфере.

С увеличением количества принятых документоввозрастает количество запросов.

Наблюдается ежегодное увеличение объемовзапросов от граждан и организаций. Объем запросов остается стабильно высоким.В среднем в год специалисты муниципальногоархива выполняют около 1500 запросов.

Неукоснительное соблюдение законодательно установленныхсроков исполнения запросов является одним из показателей деятельности архива.

Данный показательостается стабильно высоким и, по причине увеличения числа запросовсоциально-правового и имущественного характера.

Противопожарное состояние помещений архива нев полной мере соответствует нормам и требованиям Правил пожарной безопасности вРоссийской Федерации. Имеющаяся в основном помещении архивного отделаохранно-пожарная сигнализация, смонтированная в 2006 году, устарела и несчитается актуальной.   

Понимая особую значимость пожарнойбезопасности в деле сохранения историко-документального наследия страны,необходимо выполнить капитальный ремонт пожарной сигнализации.

Архивисты должны непрерывно совершенствоватьметодику работы, добиваясь улучшения качества обслуживания пользователей.

В настоящее время Российское законодательствообязывает архивы использовать новые информационные технологии - приниматьзапросы от граждан и юридических лиц и обеспечивать доступ к архивнымдокументам также и через сеть Интернет, производить оцифровку наиболеевостребованных материалов архива, что позволит удовлетворять различныегражданско-правовые запросы.

 

3.Цели и задачи программы.

         Основной целью программы«Развитие архивного дела в городе Ливны на 2018-2020 годы» является совершенствованиесистемы организации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда города в интересах граждан, общества и государства.

Целевую установку программы возможно реализовать посредством решения следующихзадач:

         1. Создание исовершенствование оптимальных условий для обеспечения сохранности, учета ииспользования документов архивного фонда города; в том числе - повышение безопасностихранения документов в помещениях архивохранилищ Архивного отдела.

         2. Укрепление и модернизация материально-техническойбазы архива.

         3. Пополнение Архивногофонда города Ливны документами, образовавшихся в деятельности органов местногосамоуправления, организаций-источников комплектования архивного отдела, повышениедоступности и качества предоставления муниципальной услуги и удовлетворенияпотребностей населения в архивной информации.     

4. Развитие информатизации архивного дела: продолжениеработы по внедрению автоматизированной системыгосударственного учета документов Архивного фонда города Ливны(Программный комплексный Архивный фонд, версия 5.0)

Реализация данной программыпозволит создать условия для безопасного хранения архивных документов иудовлетворения потребностей населения, органов власти, организаций в ретроспективнойинформации.

 

4.Описание общепрограммной деятельности.

Включенный в программу комплекс мероприятий(приложение 2) направлен на решение системных вопросов развития отрасли,связанных с созданием условий для соблюдения нормативных требований храненияархивных документов, обеспечивающих сохранность и безопасность архивных фондов,внедрение современных информационных технологий.

            Врамках выполнения задач программы предусматриваются мероприятия по модернизациипожарной сигнализаций, приобретение множительно-копировальной техники,планируется установка кондиционера, внедрение автоматизированной системы учета документов архивного фонда города Ливны.

 

5. Срок реализации программы.

Реализациямероприятий программы рассчитана на 2018 - 2020 годы.

 

6. Ресурсное обеспечение.

При планировании ресурсного обеспечения программыучитывалась реальная ситуация в бюджетной сфере на муниципальном уровне,экономическая и социальная значимость проблем, а также реальная возможность ихрешения.

Финансирование программы осуществляетсясогласно перечню мероприятий программы из средств, предусмотренных в бюджетегорода Ливны.

 

Объем финансирования из местного бюджета на 2018-2020 годы составляет 162000рублей,в том числе:

в 2018 году – 50000 рублей;

в 2019 году – 55000 рублей;

в 2020 году – 57000 рублей;

Ресурсное обеспечение программы за счетсредств бюджета муниципального образования город Ливны подлежит уточнению врамках бюджетного цикла.

         Содержание и объемы финансирования программыпосле проведения оценки их эффективности могут уточняться.

         Мероприятия программы и целевые показателирезультата указаны в приложениях к программе.

 

7. Механизм реализациипрограммы.

Механизмреализации программы определяется координатором программы - администрацией ипредусматривает проведение организационных мероприятий, обеспечивающихвыполнение программы.

Координаторпрограммы осуществляет текущую работу по координации деятельности и исполнению,обеспечению и реализации мероприятий программы, а также по целевому иэффективному использованию средств, выделяемых на реализацию программы.

Корректировкапрограммы, в том числе включение в нее новых мероприятий, а также продлениесрока ее реализации осуществляется в соответствии с Порядком по предложениюкоординатора программы – администрации.

 

8. Организация управленияреализацией программы

и контроль за ходомее выполнения.

Организацияуправления реализацией программы и контроль за ходом еевыполнения основываются на формах и методах управления, и направлены накоординацию исполнения программных мероприятий, включая мониторинг ихреализации, оценку результативности, непосредственный контроль за ходомвыполнения мероприятий программы, подготовку отчетов о реализации программы,внесение предложений по корректировке программы.

Контроль за реализациейпрограммы осуществляется администрацией города Ливны.

            В целях эффективного управления и контроляза реализацией программы архивный отдел осуществляет мониторингпоказателей результативности программы в течение всего периода реализации.

         Отчет ореализации программы представляется в Комитет экономики, предпринимательства иторговли администрации города Ливны.

 

9.Риски реализации программы.

         Проблемы в реализациипрограммы, негативно влияющие на основные её параметры связаны сфинансово-экономическими рисками.

         Одним из наиболее важныхфинансовых рисков является недостаточность бюджетных средств на реализацию программы,что может привести к недостижению запланированныхрезультатов и индикаторов, нарушению сроков выполнения мероприятий, отрицательнойдинамике показателей программы.

         Финансоваянеобеспеченность потребует внесения изменений в программу, пересмотра целевыхзначений показателей и, возможно, отказа от реализации отдельных мероприятий изадач программы.

         Экономическиериски могут также повлечь изменения стоимости мероприятий программы.

         К финансово-экономическим рискам такжеможно отнести неэффективное и нерациональное использование ресурсов программы.

         В качестве мер управления рискамиреализации программы можно выделить следующие:

         - организация мониторинга ианалитического сопровождения реализации программы обеспечит управлениеуказанными группами рисков;

         - проведение экономического анализаиспользования ресурсов программы, определение экономии средств и перенесение ихна наиболее затратные мероприятия минимизирует риски, а также сократит потеривыделенных средств в течении финансового года;

         - своевременное принятие управленческихрешений о более эффективном использовании средств и ресурсов программы, а такжеминимизации непредвиденных рисков позволит реализовать мероприятия в полномобъёме.

         Своевременно принятые меры поуправлению рисками приведут к достижению поставленных целей и конечныхрезультатов реализации программы.

 

10.Оценка эффективности реализации программы.

         Оценка эффективности реализации программыбудет осуществляться по итогам ее исполнения за отчетный финансовый год и вцелом после завершения реализации программы.

         Оценка эффективности реализации программыпроизводится путем сравнения фактически достигнутых в результате реализации программы целевых показателей эффективности реализации программыс запланированными.

             Реализация мероприятий программы будет служитьукреплению материально-технической базы архива, оснащению его современнымспециальным оборудованием, совершенствованию обеспечения сохранности архивныхдокументов. Являясь насущным требованием времени, развитие автоматизированныхархивных технологий станет приоритетным в работе архива.

Развитие информатизацииархивного дела приведет к значительному улучшению деятельности муниципальногоархива, состояния государственного учета документов Архивного фонда городаЛивны, научно-справочного аппарата к архивным документам. Будут существенноснижены затраты и время на выполнение традиционных видов архивных работ,повышена оперативность получения архивной информации.

Реализация программыпозволит создать условия для повышения качества и доступности муниципальнойуслуги в сфере архивного дела и удовлетворения потребностей населения, органоввласти, организаций в ретроспективной информации.

         Главный социально-экономический эффект от реализации программывыражается в полноценном сохранении документального наследия и ростеинформационного потенциала архивного отдела.

Целевые показатели и индикаторы целевой программыприведены в приложении № 2.