РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ОРЛОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЛИВНЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

 

29 июня 2018 года № 78

 г. Ливны

 

 

О внесении изменений впостановление администрации города Ливны от 20 сентября 2017 года №112 «Об утверждении муниципальной программы «Развитиеархивного дела в городе Ливны Орловской области на 2018-2020 годы»

 

 

В соответствии со статьей 179 Бюджетного кодекса Российской Федерации,Федеральными законами от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципахорганизации местного самоуправления в Российской Федерации», от 22 октября 2004года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Орловскойобласти от 6 июля 1999 года № 109-03 «Об архивном деле в Орловской области»,Уставом города Ливны, постановлением администрации города от 5 марта 2013 года № 11«О разработке, утверждении и реализации муниципальных программ на территориигорода Ливны Орловской области» администрация города по с т а н о в л я е т:

         1.Внести изменения в постановление администрации города от 20 сентября 2017 года№ 112 «Об утверждении муниципальной программы «Развитие архивного дела в городеЛивны Орловской области на 2018-2020 годы», изложив приложение в новой редакциисогласно приложению к настоящему постановлению.

2.Финансовому управлению (Н. М. Парахиной)предусмотреть финансирование мероприятий программы в пределах объемов,предусмотренных в бюджете города Ливны на соответствующий финансовый год.

3. Контроль завыполнением настоящего постановления возложить на заместителя главыадминистрации города по социальным вопросам В. Г. Середу.

4.Опубликовать настоящее постановление в газете «Ливенскийвестник», разместить в сети Интернет на официальном сайте администрации городаЛивны.

 

 

Исполняющий обязанности

главы города С. А. Трубицин

 

 

«Приложение

к постановлению

администрациигорода Ливны

от 20 сентября 2017 года № 112»

 

Муниципальная программа

«Развитие архивного дела в городе ЛивныОрловской области

на 2018-2020 годы»

 

1.                Паспортмуниципальной программы

 

Наименование программы	Муниципальная программа «Развитие архивного дела в городе Ливны Орловской области» на 2018-2020 годы» (далее - программа)
Координатор программы	администрация города Ливны (далее – администрация)
Разработчик программы	архивный отдел администрации города Ливны (далее - архивный отдел)
Ответственный исполнитель	Архивный отдел администрации города Ливны
Цель программы	Совершенствование системы организации хранения, комплектования, учета и использова-ния документов Архивного фонда города в интересах граждан, общества и государства.
Задачи программы	1. Создание и совершенствование оптимальных условий для обеспечения сохранности, учета и использования документов архивного фонда города; в том числе - повышение безопасности хранения документов в помещениях архивохранилищ архивного отдела. 2. Развитие информатизации архивного дела: продолжение работы по внедрению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда города Ливны (Программный комплексный Архивный фонд, версия 5.0). 3. Укрепление материально-технической базы архивного отдела.
Сроки и этапы реализации программы	2018-2020 годы
Прогнозируемые объемы финансирования программы	Общий объем финансирования мероприятий программы составит 162000 рублей, в том числе: в 2018 году – 50000 рублей; в 2019 году – 55000 рублей; в 2020 году – 57000 рублей.
Важнейшие целевые (индикаторы) показатели программы	1. Доля архивных документов, хранящихся в нормативных условиях. 2. Доля закартонированных архивных документов. 3. Доля описаний дел архивного отдела, включенных в электронные описи. 4.Обеспеченность множительно-копировальной техникой
Ожидаемые конечные результаты, оценка планируемой эффективности	Реализация мероприятий программы позволит достичь к концу 2020 года следующих результатов: - доля архивных документов, хранящихся в нормативных условиях – 100%; - доля закартонированных архивных документов - 35%; - доля описаний дел архивного отдела, включенных в электронные описи – 70%; - обеспеченность множительно-копировальной техникой - 3

 

2. Характеристика текущего состоянияархивного дела

в городе Ливны.

 

Стратегия развития архивного делав городе Ливны на период до 2020 года определяет цели, направления развитияархивного дела в городе. Стратегия содержит принципы и приоритетыгосударственной политики, механизмы ее реализации, параметры развития, формы иметоды деятельности органов местного самоуправления города Ливны, которыеобеспечат благоприятные условия развития архивного дела.

Для выбора правильной стратегии итактики дальнейшего развития муниципального архива города Ливны наиболеецелесообразным является программно-целевой метод, позволяющий конкретизироватькомплексные и системные решения приоритетных проблем архивного дела в городеЛивны в перспективе на 2018-2020 годы.

Специфика архивной отрасли состоит в многопрофильности применения ее информационных ресурсов,призванных удовлетворять социальные, правовые, научные, культурные и иныепотребности граждан, органов власти и организаций.

Развитие архивного дела следуетрассматривать, прежде всего, как средство пополнения информационного ресурсагорода Ливны - части историко-культурного достояния.

Выполняя социально-правовыезапросы граждан, архив выступает гарантом социальной защищенности граждан, ихпенсионного обеспечения. Аутентичность хранящихся в архиве документов, ихнеприкосновенность означают, что они носят доказательный характер.

Программа предусматриваетреализацию мероприятий, направленных на усиление социальной значимости архива всоциально-экономической и культурной жизни города. Показатели реализациипрограммы позволят оперативно оценивать эффективность и вносить необходимыекоррективы в рамках намеченных мероприятий.

Втечение последних 5 лет достигнута положительная динамика роста основныхпоказателей деятельности муниципального архива.

Архивныйотдел администрации города Ливны осуществляет в пределах своей компетенцииорганизационно-методическое руководство архивами учреждений, организаций –источниками комплектования Архивного фонда города, контролирует в нихпостановку делопроизводства в рамках документационного обеспечения управления.

Посостоянию на 1 января 2017 года источниками комплектования муниципальногоархива являются 30 организаций и предприятий, создающих документы, имеющиеисторическое, социальное, экономическое и культурное значение и являющиесянеотъемлемой частью историко-культурного наследия города.

ОбъемАрхивного фонда города Ливны на 01.06.2017 года составляет 99 фондов вколичестве 28546 единиц хранения.

Архивные документы размещены вдвух приспособленных архивохранилищах: основном, площадью 85 кв.м. и дополнительном площадью 37,2 кв.м.,Степень загруженности архивохранилищ составляет 98%.

Работа по комплектованиюархивного отдела постоянно осуществляется, организации продолжаютликвидироваться, что неизбежно увеличивает приток в архив документов и соответственновлечет за собой потребность в увеличении площадей архивохранилищ.

В связи со сложившейся ситуациейв 2010 году администрацией города было выделено дополнительное помещение(введено в эксплуатацию в 2013 году), в котором сделан капитальный ремонт,установлена охранно-пожарная сигнализация, приточно-вытяжнаявентиляция, проведена работа по оснащению архивохранилища технологическимоборудованием, что позволило решить проблемунедостаточности площадей хранения. Но так сложились обстоятельства, всвязи с полной загруженностью основного архивохранилища архива, вследствиезначительного в последние годы приема документов по личному составуликвидированных организаций загруженность дополнительногохранилища за столь короткий период времени составила 98%.

В 2011-2016 гг. на архивноехранение было принято 6889 дел. Поступили документы трех ликвидированных крупныхпромышленных предприятий с момента их образования: ОАО «Ливныпластик»и ОАО «Ливенский машзавод».

Прогнозируется дальнейшееувеличение объемов поступающих документов, планируется прием большого объемадокументов от ОАО «Этанол». При таком развитии событий, резерв функционирующихплощадей по предварительным подсчетам будет исчерпан в ближайшие1 - 1,5 года, поэтому уже сегодня назревает проблема свободных площадей.

Дальнейшее развитиеархивного дела города невозможно без решения вопросов прогнозированиякомплектования и учета состава архивного фонда, организации научно-справочногоаппарата, без определения перспектив технического оснащения архива.

Дляпланового цикличного комплектования муниципального архива документаминеобходимы резервные площади и как следствие финансовые средства на их ремонт иоснащение.

Дальнейшееразвитие архивного дела города невозможно без решения вопросов прогнозированиякомплектования и учета состава архивного фонда, организации научно-справочногоаппарата, без определения перспектив технического оснащения архива.

Анализ состояния храненияархивных документов выявил необходимость принятия мер по дальнейшемусовершенствованию условий хранения архивных документов.

Необходимо продолжить работу по картонированию архивных документов, с целью улучшенияфизической сохранности документов, соответственно предусмотреть приобретение модулейархивного хранения В340, КС-450 или накопителей документов ОФИСМАГ 150мм (на1400л.) арт. 123018 или аналогов, не ухудшающих технических характеристик.

Представляется целесообразнымпредусмотреть мероприятия по обеспечению технической укрепленностии сохранности физического состояния архивных документов.

В архиве назрела необходимостьустановки сплит-систем кондиционирования воздуха в соответствии с нормативнымитребованиями к помещениям, приспособленным под архив.

Социально значимой работой архиваявляется исполнение социально-правовых запросов в целях обеспечения законныхправ и интересов граждан, в том числе в пенсионной сфере.

Противопожарное состояниепомещений архива не в полной мере соответствует нормам и требованиям Правилпожарной безопасности в Российской Федерации. Имеющаяся в основном помещении архивногоотдела охранно-пожарная сигнализация, смонтированная в 2006 году, устарела и несчитается актуальной.     

Понимая особую значимостьпожарной безопасности в деле сохранения историко-документального наследия страны,необходимо выполнить ремонт пожарной сигнализации.

Архивисты должны непрерывносовершенствовать методику работы, добиваясь улучшения качества обслуживанияпользователей.

В настоящее время Российскоезаконодательство обязывает архивы использовать новые информационные технологии- принимать запросы от граждан и юридических лиц и обеспечивать доступ кархивным документам также и через сеть Интернет, производить оцифровку наиболеевостребованных материалов архива, что позволит удовлетворять различные гражданско-правовыезапросы.

 

3. Цели и задачипрограммы.

Основной целью программы«Развитие архивного дела в городе Ливны на 2018-2020 годы» являетсясовершенствование системы организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда города в интересах граждан, общества игосударства.

Целевуюустановку программы возможно реализовать посредствомрешения следующих задач:

1. Создание и совершенствованиеоптимальных условий для обеспечения сохранности, учета и использования документовархивного фонда города; в том числе - повышение безопасности хранениядокументов в помещениях архивохранилищ Архивного отдела.

2. Развитие информатизацииархивного дела: продолжение работы по внедрению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда городаЛивны (Программный комплексный Архивный фонд, версия 5.0)

 

3. Укрепление материально-техническойбазы архива.

Реализацияданной программы позволит создать условия для безопасного хранения архивныхдокументов и удовлетворения потребностей населения, органов власти, организацийв ретроспективной информации.

 

4.Описание общепрограммной деятельности.

Включенный в программу комплексмероприятий (приложение 2) направлен на решение системных вопросов развитияотрасли, связанных с созданием условий для соблюдения нормативных требованийхранения архивных документов, обеспечивающих сохранность и безопасностьархивных фондов, внедрение современных информационных технологий.

Врамках выполнения задач программы предусматриваются мероприятия по ремонту пожарнойсигнализации, приобретение архивных коробов, светильников, множительно-копировальнойтехники, планируется установка кондиционера, внедрение автоматизированной системы учета документов архивного фонда города Ливны.

 

5. Срок реализациипрограммы.

Реализация мероприятий программы рассчитана на 2018 - 2020 годы.

 

6.Ресурсное обеспечение.

При планировании ресурсногообеспечения программы учитывалась реальная ситуация в бюджетной сфере намуниципальном уровне, экономическая и социальная значимость проблем, а такжереальная возможность их решения.

Финансирование программыосуществляется согласно перечню мероприятий программы из средств,предусмотренных в бюджете города Ливны.

 

Объем финансирования из местногобюджета на 2018-2020 годы составляет 162000рублей, в том числе:

в 2018 году – 50000 рублей;

в 2019 году – 55000 рублей;

в 2020 году – 57000 рублей;

Ресурсное обеспечение программыза счет средств бюджета муниципального образования город Ливны подлежитуточнению в рамках бюджетного цикла.

Содержание и объемы финансированияпрограммы после проведения оценки их эффективности могут уточняться.

Мероприятияпрограммы и целевые показатели результата указаны в приложениях к программе.

 

7. Механизм реализации программы.

Механизм реализации программы определяется координатором программы -администрацией и предусматривает проведение организационных мероприятий,обеспечивающих выполнение программы.

Координатор программы осуществляет текущую работу по координациидеятельности и исполнению, обеспечению и реализации мероприятий программы, атакже по целевому и эффективному использованию средств, выделяемых нареализацию программы.

Корректировка программы, в том числе включение в нее новых мероприятий,а также продление срока ее реализации осуществляется в соответствии с Порядкомпо предложению координатора программы – администрации.

 

8. Организация управленияреализацией программы

и контроль за ходомее выполнения.

Организация управления реализацией программы и контрольза ходом ее выполнения основываются на формах и методах управления, инаправлены на координацию исполнения программных мероприятий, включаямониторинг их реализации, оценку результативности, непосредственный контроль заходом выполнения мероприятий программы, подготовку отчетов о реализациипрограммы, внесение предложений по корректировке программы.

Контроль за реализацией программы осуществляетсяадминистрацией города Ливны.

В целяхэффективного управления и контроля за реализациейпрограммы архивный отдел осуществляет мониторинг показателей результативностипрограммы в течение всего периода реализации.

Отчет ореализации программы представляется в Комитет экономики, предпринимательства иторговли администрации города Ливны.

 

9.Риски реализации программы.

Проблемы в реализации программы,негативно влияющие на основные её параметры связаны сфинансово-экономическими рисками.

Одним из наиболее важныхфинансовых рисков является недостаточность бюджетных средств на реализациюпрограммы, что может привести к недостижениюзапланированных результатов и индикаторов, нарушению сроков выполнениямероприятий, отрицательной динамике показателей программы.

Финансоваянеобеспеченность потребует внесения изменений в программу, пересмотра целевыхзначений показателей и, возможно, отказа от реализации отдельных мероприятий изадач программы.

Экономическиериски могут также повлечь изменения стоимости мероприятий программы.

К финансово-экономическим рискам такжеможно отнести неэффективное и нерациональное использование ресурсов программы.

В качестве мер управления рискамиреализации программы можно выделить следующие:

- организация мониторинга и аналитическогосопровождения реализации программы обеспечит управление указанными группамирисков;

- проведение экономического анализаиспользования ресурсов программы, определение экономии средств и перенесение ихна наиболее затратные мероприятия минимизирует риски, а также сократит потеривыделенных средств в течении финансового года;

- своевременное принятие управленческихрешений о более эффективном использовании средств и ресурсов программы, а такжеминимизации непредвиденных рисков позволит реализовать мероприятия в полномобъёме.

Своевременно принятые меры по управлениюрисками приведут к достижению поставленных целей и конечных результатов реализациипрограммы.

 

10.Оценка эффективности реализации программы.

Оценка эффективности реализации программыбудет осуществляться по итогам ее исполнения за отчетный финансовый год и вцелом после завершения реализации программы.

Оценка эффективности реализации программыпроизводится путем сравнения фактически достигнутых в результате реализации программы целевых показателей эффективности реализациипрограммы с запланированными.

Реализация мероприятий программы будетслужить укреплению материально-технической базы архива, оснащению егосовременным специальным оборудованием, совершенствованию обеспечениясохранности архивных документов. Являясь насущным требованием времени, развитиеавтоматизированных архивных технологий станет приоритетным в работе архива.

Развитиеинформатизации архивного дела приведет к значительному улучшению деятельностимуниципального архива, состояния государственного учета документов Архивногофонда города Ливны, научно-справочного аппарата к архивным документам. Будутсущественно снижены затраты и время на выполнение традиционных видов архивныхработ, повышена оперативность получения архивной информации.

Реализацияпрограммы позволит создать условия для повышения качества и доступностимуниципальной услуги в сфере архивного дела и удовлетворения потребностейнаселения, органов власти, организаций в ретроспективной информации.

Главный социально-экономический эффект отреализации программы выражается в полноценном сохранении документальногонаследия и росте информационного потенциала архивного отдела.

Целевые показатели и индикаторыцелевой программы приведены в приложении № 2.

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1

 к муниципальной программе

«Развитиеархивного дела в городе Ливны

 Орловской области на 2018-2020 годы»

 

Основныемероприятия

реализации муниципальнойпрограммы «Развитие архивного дела

в городе ЛивныОрловской области на 2018-2020 годы»

 

№№			Перечень мероприятий	Методика расчета	Объем финансирования (тыс. рублей)						Сроки исполнения мероприятий (годы)
					Всего	В том числе по годам					Ожидаемый конечный результат
						2018		2019		2020
1			2	3	4	5		6		7	8
Цель: Совершенствование системы организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда города в интересах граждан, общества и государства   Задача № 1 . Создание и совершенствование оптимальных условий для обеспечения сохранности, учета и использования документов архивного фонда города, в том числе – повышение безопасности хранения документов в помещениях архивохранилищ архивного отдела
1.1			Ремонт пожарной сигнализации в основном помещении	Ориентировочная смета расходов	36000	36000		-		-	Обеспечение нормативных условий хранения документов
1.2.			Проведение картонирования архивных документов (приобретение модулей архивного хранения В340, КС-450, накопителей документов ОФИСМАГ 150мм (на 1400л.) арт. 123018 или аналогов, не ухудшающих технических характеристик)	анализ цен в торговых организациях	14000	14000					Обеспечение нормативных условий хранения документов (улучшения физической сохранности документов)
1			2	3	4	5		6		7	8
1.3			Приобретение и установка сплит-системы (кондиционер) Приобретение и установка психрометра в архивохранилищах	Оценочный метод анализ цен в торговых организациях	27000	-		-		27000	Обеспечение нормативных условий хранения документов
1.4			Приобретение светильников: Феникс 2х40 16 шт Прамень 2х20 5 шт. Ламп ТL-D 36W -40 шт  TL-D 18W -10 шт.	Ориентировочная смета расходов	30000	-		30000		-	Обеспечение нормативных условий хранения документов
1.5.			Установка металлической входной двери (запасный выход)	Оценочный метод анализ цен в торговых организациях	30000	-		-		30000	Обеспечение укрепленности и защищенности архива
Расчет стоимости произведен оценочным методом по результатам анализа коммерческих предложений, прайс-листов юридических лиц, торговых компаний, работающих в сфере установки систем кондиционирования, спецоборудования.
Задача № 2. Развитие информатизации архивного дела: продолжение работы по внедрению автоматизированной системы учета документов Архивного фонда города Ливны (Программный комплекс Архивный фонд, версия 5.0).
2.1			Перевод в электронный формат учетный базы документов архивного отдела Увеличение количества дел, внесенных в БД								Совершенствование учета и научно-справочного аппарата Архивного фонда города Ливны, повышение эффективности использования архивных документов в интересах государства, общества, граждан Внедрение информационных технологий в деятельность архива. Мероприятие осуществляется за счет основной деятельности
Задача № 3. Укрепление материально-технической базы архива
3.1.		Приобретение множительно-копировальной техники Копировальный аппарат Canon iR 2204 (A3, 128Mb, 22 стр / мин, лазерное МФУ, LCD, USB2.0).		Оценочный метод анализ цен в торговых организациях	25000	-	25000		-		Обеспечение доступа пользователей к архивной информации (изготовление архивных копий)
Расчет стоимости оборудования произведен оценочным методом по результатам анализа коммерческих предложений торговых компаний
	ИТОГО по программе, в том числе по годам				162000	50000	55000		57000

Приложение№ 2

к муниципальной программе

«Развитие архивного дела в городе Ливны

на 2018 – 2020 годы»

 

Оценкаэффективности реализации муниципальной программы

«Развитиеархивного дела в городе Ливны на 2018– 2020 годы»