Распоряжение Главы администрации Орловской области от 31.12.1997 № 486-р
Об утверждении Положения об управлении делопроизводства администрации области
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 31 декабря 1997 г. N 486-р г. Орел Утратил силу - Указ Губернатора Орловской области от 14.01.2002 г. N 27 Об утверждении Положения об управлении делопроизводстваадминистрации области Утвердить прилагаемое Положение об управлении делопроизводстваадминистрации области. Первый заместитель главы администрации В.А. Кочуев УТВЕРЖДЕНО распоряжением главы администрации области 31 декабря 1997 г. N 486-р ПОЛОЖЕНИЕ об Управлении делопроизводства администрации области I. Общие положения 1. Управление делопроизводства областной администрации являетсяструктурным подразделением областной администрации. Структура и штатная численность Управления утверждаются главойадминистрации области. 2. Свою работу Управление осуществляет в соответствии сКонституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации,постановлениями, распоряжениями и поручениями главы администрацииобласти и настоящим Положением. II. Основные задачи и функции Управления 3. Основными задачами Управления являются: совершенствование форм и методов делопроизводства на основеединой технической политики, применения современнойкопировально-множительной, машинописной и орагнизационной техники; обеспечение оперативного прохождения документов в администрацииобласти, проведение систематического анализа служебной переписки,представление предложений руководству администрации по ее сокращению,нормализации и оптимизации документооборота в администрации; оказание помощи структурным подразделениям областнойадминистрации, райгорадминистрациям в постановке делопроизводства; разработка сводной номенклатуры областной администрации; оформление и выпуск постановлений, распоряжений и поручений главыадминистрации области; документальное обеспечение подразделений областной администрации; техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий, проводимыхглавой администрации области; прием, учет государственной службой корреспонденции; отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции; справочная работа по входящим и исходящим документам; техническое обеспечение работы с документами, выполнениемашинописных, диктофонно-машинописных, копировально-множительныхработ; отбор, учет, хранение копий указов и распоряжений ПрезидентаРоссийской Федерации, Федеральных законов, постановлений ираспоряжений Правительства Российской Федерации, документов СоветаФедерации и Государственной Думы; подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции,применяемой в администрации области; обеспечение необходимой бланочной продукцией приемныхруководства; формирование в дела документов в соответствии с утвержденнойноменклатурой дел; оформление и хранение в течение установленного срока протоколовзаседаний при главе администрации, постановлений и распоряжений главыадминистрации области, в том числе по личному составу, ведение учета ихранение законченных делопроизводством дел и документации областнойадминистрации, подготовка и сдача их в архив в соответствии справилами; осуществление контроля за соблюдением сроков исполненияпоступивших в администрацию Законов, Указов Президента, Постановленийи распоряжений Правительства, информирование руководства областнойадминистрации о сроках рассмотрения документов; доведение до сведения и исполнения руководителейгоррайадминистраций, заинтересованных предприятий, учреждений иорганизаций, структурных подразделений администрации постановлений ираспоряжений главы областной администрации, в том числе по личномусоставу; направление в вышестоящие органы власти копий постановлений ираспоряжений главы администрации области; регистрация поступивших в областную администрации предложений,заявлений и жалоб граждан; ведение учета и передача их на рассмотрение руководствуадминистрации, организация приема граждан по личным вопросамруководством областной администрации; осуществление контроля за своевременным рассмотрениемпредложений, заявлений и жалоб граждан, обобщение и анализ состоянияэтой работы в аппарате областной администрации, в управлениях, отделахи объединениях, в администрациях городов и районов; разработка инструкции по делопроизводству, образцов бланков,штампов, печатей для аппарата областной администрации, составлениеграфика приема граждан по личным вопросам, руководством областнойадминистрации, начальниками управлений, отделов комитетов иобъединений, осуществление контроля за состоянием этой работы; проведение профилактического ремонта пишущих машинок икопировально-множительной техники в аппарате областной администрации. 4. При осуществлении своих функций Управление: взаимодействует со структурными подразделениями администрацииобласти по вопросам организации и совершенствования делопроизводства; организует учебу кадров по вопросам делопроизводства; подготавливает с участием других подразделений администрацииобласти инструкции и методические материалы, направленные наорганизацию работы в рамках единой системы делопроизводства; изучает накопленный опыт в области документоведения; вносит предложения на приобретение копировально-множительной,машинописной, звукозаписывающей и организационной техники, необходимойдля выполнения возложенных на Управление задач; участвует в формировании годовых заказов на канцелярскиепринадлежности; пользуется печатями и бланками со своим наименованием; ведет переписку по вопросам, относящимся к компетенцииУправления. 5. Управление имеет право: запрашивать и получать от структурных подразделений администрацииобласти, райгорадминистраций материалы и информацию, связанные сосуществлением функций, возложенных на Управление, требоватьсвоевременного представления всех необходимых материалов к заседаниями совещаниям, проводимым главой администрации области; осуществлять контроль, организовывать и проводить проверкисоблюдения установленного порядка работы с документами в структурныхподразделениях администрации области и райгорадминистрациях; возвращать исполнителям в структурные подразделения администрацииобласти ведомства и органы исполнительной власти на местах длядоработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушениемустановленных правил; привлекать по согласованию с руководителями подразделенийадминистрации области специалистов научно-исследовательскихорганизаций и иных учреждений для подготовки инструкций, методик идругих материалов по делопроизводству, выработки рекомендаций порационализации способов и приемов работы с документами, унификации ирегламентации документационных процессов, повышению эффективности икультуры управленческого труда. 6. Указания Управления по устранению выявленных недостатков инарушений в оформлении материалов и служебной корреспонденции,поступающей в адрес главы администрации и его заместителей,являютсяобязательными для структурных подразделений администрации области,райгорадминистраций. III. Организация деятельности Управления 7. Управление делопроизводства администрации области возглавляетначальник Управления, который назначается главой администрацииобласти. Он подчиняется только главе администрации, в его отсутствие -1 заместителю главы и заместителю главы - руководителю аппарата. Начальник Управления осуществляет действия от имени Управления,представляя его интересы перед всеми органами и организациями повопросам, относящимся к компетенции Управления. Начальник Управления имеет заместителя, назначаемого по егопредложению, главой администрации области по представлению заместителяглавы - руководителя аппарата. Заместитель начальника Управления руководит порученным емуучастком работы, координирует деятельность отдела и секторовУправления, выполняет другие функции по поручению начальникаУправления. Начальник отдела и заведующие секторами, главные, ведущиеспециалисты и другие работники Управления назначаются на должность иосвобождаются от должности главой администрации по предложениюначальника Управления. 8. Начальник Управления: руководит деятельностью Управления; самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфередеятельности Управления, кроме вопросов, требующих согласования вустановленном порядке с другими подразделениями или должностнымилицами администрации области; организует взаимодействие с различными организациями по вопросам,относящимся к компетенции Управления; подготавливает предложения, подписывает и визирует вустановленном порядке документы, связанные с деятельностью Управления; согласовывает подготавливаемые структурными подразделениямиадминистрации области нормативные акты, документы и материалы,которыми предусматривается внесение дополнений и изменений в единуюсистему делопроизводства; вносит предложения о назначениях работников Управления; определяет порядок и режим работы структурных подразделенийУправления, утверждает положения об отделах, секторах и должностныеинструкции работников Управления; вносит предложения по улучшению условий оплаты труда работниковУправления, их поощрению и наложению на них взысканий; несет ответственность за качество и своевременность выполнениязадач и функций, возложенных на Управление настоящим Положением. организует мероприятия по повышению квалификации работниковаппарата администрации, областных управлений, отделов, городских ирайонных администраций, занятых делопроизводством; вносит предложения по вопросам расширения материально-техническойбазы множительной техники и обеспечения ее расходными материалами; осуществляет общий контроль за постановкой работы по исполнениюЗаконов, Указов Президента, постановлений и распоряженийПравительства, а также постановлений и распоряжений главыадминистрации по вопросам делопроизводства и работы с обращениямиграждан; организует работу по совершенствованию системы делопроизводства ваппарате областной администрации, в районных и городскихадминистрациях; организует при необходимости проверку состояния этой работы вобластных управлениях, отделах и объединениях областной администрации; осуществляет общий контроль за постановкой работы в районах игородах области по вопросам рассмотрения обращений граждан,организации их личного приема руководством областной администрации,начальниками областных управлений, комитетов, отделов и объединений. IV. Состав управления делопроизводства областной администрации 9. в состав управления делопроизводства входят: сектор по работе со служебными документами; протокольный сектор; отдел по работе с обращениями граждан; машинописное бюро; копировально-множительное бюро.