Указ Губернатора Орловской области от 14.01.2002 № 27
Об утверждении Положения об управлении делопроизводства
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГУБЕРНАТОР ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ УКАЗ 14 января 2002 г. N 27 г. Орел Утратил силу - Указ Губернатора Орловской области от 22.04.2005 г. N 83 Об утверждении Положения об управлении делопроизводства 1. Утвердить Положение об управлении делопроизводства АппаратаГубернатора и администрации Орловской области (приложение N 1),структуру (приложение N 2), штатное расписание (приложение N 3). 2. Распоряжение Главы администрации области от 31.12.97 г.N 486-р "Об утверждении Положения об управлении делопроизводстваадминистрации области" считать утратившим силу. Губернатор области Е.С. Строев Приложение N 1 к Указу Губернатора области от 14 января 2002 г. N 27 ПОЛОЖЕНИЕ об управлении делопроизводства Аппарата Губернатора и администрации Орловской области 1. Общие положения 1. Управление делопроизводства является структурнымподразделением Аппарата Губернатора и администрации Орловской области.Положение, структура и штатное расписание управления утверждаетсяУказом Губернатора области. Положения об отделах, должностныеинструкции утверждает заместитель Губернатора области - руководительАппарата. 2. Свою работу управление осуществляет в соответствии сКонституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации,Указами и распоряжениями Губернатора, постановлениями и распоряжениямиКоллегии администрации Орловской области и настоящим Положением,приказами руководителя Аппарата Губернатора области. II. Основные задачи и ФУНКЦИИ управления 3. Основными задачами управления являются: совершенствование форм и методов делопроизводства на основеединой технической политики, применения современнойкопировально-множительной, машинописной и компьютерной техники; обеспечение оперативного прохождения документов в аппаратеГубернатора и администрации области, проведение систематическогоанализа служебной переписки, представление предложений Губернатору иКоллегии администрации области по ее сокращению, нормализации иоптимизации документооборота в аппарате; оказание помощи структурным подразделениям аппарата Губернатора иадминистрации области, райгорадминистрациям в постановкеделопроизводства; разработка сводной номенклатуры в аппарате Губернатора иадминистрации области; оформление и выпуск Указов, распоряжений Губернатора,постановлений и распоряжений Коллегии администрации области; документальное обеспечение подразделений аппарата Губернатора иадминистрации области; техническое обслуживание совещаний и иных мероприятий, проводимыхГубернатором и председателем коллегии администрации области; прием и учет служебной корреспонденции; отправка служебныхдокументов и другой исходящей корреспонденции; техническое обеспечение работы с документами, выполнениемашинописных, диктофонно-машинописных и копировально-множительныхработ; отбор, учет, хранение копий Указов и распоряжений ПрезидентаРоссийской Федерации, федеральных законов, постановлений ираспоряжений Правительства Российской Федерации, документов СоветаФедерации и Государственной Думы; подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции,применяемой в аппарате Губернатора и администрации области; обеспечение необходимой бланочной продукцией приемныхруководства; формирование в дела документов в соответствии с утвержденнойноменклатурой дел; оформление и хранение в течение установленного срока протоколовзаседаний при Губернаторе и председателе коллегии администрацииобласти, Указов и распоряжений Губернатора, постановлений ираспоряжений коллегии администрации области, в том числе по личномусоставу, ведение учета и хранение законченных делопроизводством дел идокументации Губернатора и Коллегии областной администрации,подготовка и сдача их в архив в соответствии с правилами; осуществление контроля за соблюдением сроков исполненияпоступивших в Аппарат Губернатора и администрации Законов, УказовПрезидента, Постановлений и распоряжений Правительства, информированиеГубернатора и руководства области о сроках рассмотрения документов; доведение до сведения и исполнения руководителейгоррайадминистраций, заинтересованных предприятий, учреждений иорганизаций, структурных подразделений аппарата Губернатора иадминистрации области Указов и распоряжений Губернатора, постановленийи распоряжений коллегии администрации области, в том числе по личномусоставу; направление в вышестоящие органы власти копий Указов ираспоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений коллегииадминистрации Орловской области; регистрация поступивших в Аппарат Губернатора и администрацииобласти предложений, заявлений и жалоб граждан и передача их нарассмотрение руководству области; организация приема граждан по личнымвопросам руководством области; осуществление контроля за своевременным рассмотрениемпредложений, заявлений и жалоб граждан, обобщение и анализ состоянияэтой работы в аппарате Губернатора и администрации области, в органахгосударственной исполнительной власти и специальной компетенции, вадминистрациях городов и районов; разработка инструкции по делопроизводству, образцов бланков,штампов, печатей для аппарата Губернатора и администрации области,составление графика приема граждан по личным вопросам руководствомадминистрации области, осуществление контроля за состоянием этойработ; проведение профилактического ремонта пишущих машинок икопировально-множительной техники в аппарате Губернатора иадминистрации области. 4. При осуществлении своих функций управление: взаимодействует со структурными подразделениями аппаратаГубернатора и администрации области по вопросам организации исовершенствования делопроизводства; организует учебу кадров по вопросам делопроизводства; подготавливает с участием других подразделений администрацииобласти инструкции и методические материалы, направленные наорганизацию работы в рамках единой системы делопроизводства; изучает накопленный опыт в области документоведения; вносит предложения на приобретение копировально-множительной,машинописной, звукозаписывающей и организационной техники, необходимойдля выполнения возложенных на управление задач; участвует в формировании годовых заказов на канцелярскиепринадлежности; пользуется печатями и бланками со своим наименованием; ведет переписку по вопросам, относящимся к компетенцииуправления. 5. Управление имеет право: запрашивать и получать от структурных подразделений аппаратаГубернатора и администрации области, райгорадминистраций материалы иинформацию, связанную с осуществлением функций, возложенных науправление, требовать своевременного представления всех необходимыхматериалов к заседаниям и совещаниям, проводимым Губернатором иПредседателем коллегии администрации области; осуществлять контроль, организовывать и проводить проверкисоблюдения установленного порядка работы с документами в структурныхподразделениях аппарата Губернатора и администрации области ирайгорадминистрациях; возвращать исполнителям в структурные подразделения аппаратаГубернатора и администрации области для доработки служебнуюкорреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил; привлекать по согласованию с руководителями подразделенийаппарата Губернатора и администрации области специалистовнаучно-исследовательских организаций и иных учреждений для подготовкиинструкций, методик и других материалов по делопроизводству, выработкирекомендаций по рационализации способов и приемов работы сдокументами, унификации и регламентации документационных процессов,повышению эффективности и культуры управленческого труда. 6. Указания управления по устранению выявленных недостатков инарушений в оформлении материалов и служебной корреспонденции,поступающей в адрес Губернатора области и его заместителей, являютсяобязательными для структурных подразделений аппарата Губернатора иадминистрации области, райгорадминистраций. III. Организация деятельности управления 7. Управление делопроизводства администрации области возглавляетначальник управления, который назначается Губернатором области попредставлению заместителя Губернатора- руководителя Аппарата. Онподчиняется только Губернатору, в его отсутствие - первому заместителюГубернатора и заместителю Губернатора - руководителю аппарата. Начальник управления осуществляет действия от имени управления,представляя его интересы перед всеми органами и организациями повопросам, относящимся к компетенции управления. Начальник управления имеет заместителя, назначаемого по егопредложению Губернатором области по представлению заместителяГубернатора - руководителя аппарата. Заместитель начальника управления руководит порученным емуучастком работы, координирует деятельность отдела и секторовуправления, в соответствии с должностной инструкцией, выполняет другиепоручения начальника управления. Начальники отделов и заведующая сектором, главные, ведущиеспециалисты и другие работники управления назначаются на должность иосвобождаются от должности Губернатором области по представлениюзаместителя Губернатора - руководителем Аппарата. 8. Начальник управления: руководит деятельностью управления; несет персональную ответственность за выполнение возложенных науправление задач, находящимся в компетенции управления; самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к сфередеятельности управления, кроме вопросов, требующих согласования вустановленном порядке с другими подразделениями или должностнымилицами аппарата Губернатора и администрации области; организует взаимодействие с различными организациями по вопросам,относящимся к компетенции управления; подготавливает предложения, подписывает и визирует вустановленном порядке документы, связанные с деятельностью управления; согласовывает подготавливаемые структурными подразделениямиаппарата Губернатора и администрации области нормативные акты,документы и материалы, которыми предусматривается внесение дополненийи изменений в единую систему делопроизводства; вносит предложения о назначениях работников управления; определяет порядок и режим работы структурных подразделенийуправления, готовит Положения об отделах, секторах и должностныеИнструкции работников управления; вносит предложения по улучшению условий оплаты труда работниковуправления, их поощрению и наложению на них взысканий; несет ответственность за качество и своевременность выполнениязадач и функций, возложенных на управление настоящим Положением; организует мероприятия по повышению квалификации работниковаппарата Губернатора и администрации, областных управлений, комитетов,отделов, городских и районных администраций, занятыхделопроизводством; вносит предложения по вопросам расширения материально-техническойбазы множительной техники и обеспечения ее расходными материалами; осуществляет общий контроль за постановкой работы по исполнениюЗаконов, Указов Президента, постановлений и распоряжений ПравительстваРоссийской Федерации, а также Указов и распоряжений Губернатора,постановлений и распоряжений коллегии администрации области повопросам делопроизводства и работы с обращениями граждан; организует работу по совершенствованию системы делопроизводства ваппарате Губернатора и администрации области, оказанию практическойпомощи в работе районным и городским администрациям; организует при необходимости проверку состояния этой работы вструктурных подразделениях Аппарата Губернатора и администрацииобласти, органах государственной исполнительной власти специальнойкомпетенции; осуществляет общий контроль за постановкой работы в районах игородах области по вопросам рассмотрения обращений граждан,организации их личного приема руководством области, начальникамиобластных управлений, комитетов, отделов и других структурныхподразделений. IV. Состав управления делопроизводства Аппарата Губернатора иадминистрации области 9. В состав управления делопроизводства входят следующиеподразделения: отдел делопроизводства; протокольный сектор; отдел по работе с обращениями граждан; машинописное бюро; копировально-множительное бюро.