Распоряжение Главы администрации Орловской области от 05.11.1999 № 553-р
Об утверждении Правил ведения документации по учету государственного имущества Орловской области
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ 5 ноября 1999 г. N 553-p г. Орел Утратил силу - Постановление Коллегии администрации Орловской области от 17.03.2003 г. N 44 Об утверждении Правил ведения документации по учетугосударственного имущества Орловской области Во исполнение постановления Главы администрации Орловской областиот 17.12.1998 г. N 640 "Об организации учета государственногоимущества Орловской области и ведения реестра государственногоимущества Орловской ооласти" и в целях обеспечения единого порядкаведения документации по учету государственного имущества Орловскойобласти: 1. Утвердить прилагаемые Правила ведения документации по учетугосударственного имущества Орловской области (далее - Правила). 2. Комитету по управлению государственным имуществом Орловскойобласти (Юшков Ю.А.) обеспечить ведение документации по учетугосударственного имущества Орловской области в соответствии сПравилами, указанными в пункте Г настоящего распоряжения. 3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить назаместителя Главы администрации Орловской области Меркулова П.А. Первый заместитель Главы администрации В.А. Кочуев УТВЕРЖДЕНО распоряжением Главы администрации Орловской области от 5 ноября 1999 г. N 553-р ПРАВИЛА ведения документации по учету государственного имущества Орловской области. 1. Общие положения 1. Настоящие Правила устанавливают единый для органов поуправлению государственным имуществом Орловской области, порядокведения документации по учету государственного имущества Орловскойобласти, возложенному на них Положением об учете государственногоимущества Орловской области и ведении реестра государственногоимущества Орловской области (далее - Положение), утвержденнымпостановлением Главы администрации Орловской области от 17.11.1998 г.N 640 "Об организации учета государственного имущества Орловскойобласти и ведения реестра государственного имущества Орловскойобласти". 2. К документации по учету государственного имущества Орловскойобласти относятся: - журнал учета заявлений на получение свидетельства о внесении вреестр государственного имущества Орловской области (далее - журналучета заявлений); - карточка учета поступивших бланков свидетельства о внесении вреестр государственного имущества Орловской области (далее - карточкаучета бланков); - журнал учета выданных свидетельств о внесении в реестргосударственного имущества Орловской области (далее - журнал учетасвидетельств); - журнал учета информации о государственном имуществе Орловскойобласти, предоставляемой заинтересованным лицам (далее - журнал учетаинформации); - дела документов по учету государственного имущества Орловскойобласти, имеющегося у юридических лиц (далее - дела документов). 3. Ведение документации, указанной в пункте 2 настоящих Правил,выполняется в Комитете, который осуществляет учет государственногоимущества Орловской области. 4. Ведение карточки учета бланков и журнала учета свидетельствосуществляется в соответствии с Правилами учета, использования ихранения бланков свидетельства о внесении в реестр государственногоимущества Орловской области, утвержденными распоряжением Главыадминистрации Орловской области от 5 ноября 1999 г. N 552-р "Оборганизации учета, использования и хранения бланков свидетельства овнесении в реестр государственного имущества Орловской области". 5. Ведение журнала учета заявлений и журнала учета информацииосуществляется на магнитных либо бумажных носителях (по усмотрению). В случае ведения журналов на магнитных носителях должны бытьобеспечены сохранность информации и ограничение доступа к ней,страховочное копирование и ежегодная распечатка журналов с передачейих в архив. В случае ведения журналов на бумажных носителях их листы должныбыть пронумерованы, прошиты и опечатаны. 6. Координацию работ по выполнению настоящих Правил осуществляетКомитет. 2. Ведение журнала учета заявлений на получение свидетельства овнесении в реестр государственного имущества Орловской области. 7. Журнал учета заявлений (приложение 1) предназначен длявнесения записей о заявлениях после их регистрации в Комитете, всоответствии с пунктом 8 Положения. 8. Порядковый номер записи в журнале учета заявлений указываетсяв графе "N п/п". Записи вносятся последовательно в порядке поступлениязаявлений в Комитет. Одна запись в журнале соответствует одномузаявлению юридического лица (заявителя). В случае заполнения всех листов журнала учета заявлений (при еговедении на бумажных носителях) открываются его продолжения 1, 2 и т.д.При этом порядковый номер записи не прерывается. 9. В графе "Дата приема" проставляется дата приема (поступления)заявления в Комитет. 10. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрациизаявления в Комитете. 11. В графе "Заявление" указываются дата и номер заявления, атакже количество листов карты учета, включающей перечень объектовнедвижимости, и копий документов, являющихся неотъемлемым приложениемзаявления (пункт 7 Положения). 12. В графе "Заявитель" указывается полное наименованиеюридического лица. В этой же графе указываются фамилия, имя, отчествои телефон лица, непосредственно представившего заявление, и почтовыйадрес заявителя, по которому Комитет может связаться с заявителем(если он не указан в заявлении и прилагаемых к нему документах при ихнепосредственном представлении). 13. В графе "Заявление принял" указываются фамилия и инициалыдолжностного лица, принявшего заявление к исполнению, и ставится егоподпись (в случае ведения журнала учета заявлений на бумажныхносителях). 14. В графе "Принятое решение" указываются сведения о результатерассмотрения заявления (решение о выдаче свидетельства о внесении вреестр государственного имущества Орловской области, отказ в еговыдаче или отказ с присвоением объекту учета временного реестровогономера). В данной графе также указываются временный реестровый номер и(или) реестровый номер и даты их присвоения. 15. В графе "Примечания" делаются отметки о направлении извещенийо приостановлении учета государственного имущества Орловской области,письменной информации об исправлении технических ошибок в записях,допущенных при учете, и т.д. 3. Ведение журнала учета информации о федеральном имуществе,предоставляемой заинтересованным лицам 16. Журнал учета информации (приложение 2) предназначен для учетазапросов и заявлений о предоставлении информации и фактов выдачиинформации Комитетом в соответствии с разделом IV Положения. 17. В графе "N п/п" указывается порядковый номер поступившегозапроса (заявления) о предоставлении информации. 18. В графе "Дата приема" проставляется дата поступления запроса(заявления) в Комитет. 19. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрациизапроса (заявления) Комитетом. 20. В графе "Запрос" указываются дата и номер запроса(заявления). 21. В графе "Лицо, направившее запрос" указываются: дляфизического лица - фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личностьдокумент и его реквизиты; для юридического лица - его полноенаименование, документы, подтверждающие регистрацию данногоюридического лица и полномочия его представителя. В эту же графувносится адрес лица, обратившегося с запросом (заявлением), указанныйв запросе (заявлении) или названный заявителем лично. 22. В графе "Краткое содержание запроса" указываются сведения, закоторыми на основании пункта 19 Положения обратилось заинтересованноелицо, а также реестровые номера (в т.ч. временные) юридических лиц, вотношении имущества которых сделан запрос. 23. В графе "Запрос принял" указываются фамилия и инициалыдолжностного лица, принявшего запрос (заявление) к исполнению, иставится его подпись (в случае ведения журнала учета информации набумажных носителях). 24. В графе "Результат рассмотрения" указываются дата и исходящийномер документа, содержащего запрошенные сведения или отказ в выдачетаковых. В этой же графе делается отметка о представлении документа,подтверждающего внесение платы за предоставление информации. Еслиинформация в соответствии с разделом IV Положения должна бытьпредоставлена бесплатно, делается отметка "бесплатно". 25. В графе "Получатель" указываются фамилия, инициалы и подписьлица, непосредственно получившего выданный документ. В иных случаяхуказываются адрес лица, которому направлен документ, а также егофамилия и инициалы (для физического лица) или наименование (дляюридического лица). 4. Ведение дел документов по учету государственного имуществаОрловской области, имеющегося у юридических лиц. 26. Дело документов (приложение 3) открывается на каждоеюридическое лицо, представившее заявление на получение свидетельства овнесении в реестр государственного имущества Орловской области. В делопомещаются все документы, поступающие для учета государственногоимущества Орловской области, имеющегося у юридического лица(заявителя). В дело также помещаются иные документы, предусмотренныеПоложением и Правилами учета, использования и хранения бланковсвидетельства о внесении в реестр государственного имущества Орловскойобласти утвержденными распоряжением Главы администрации Орловскойобласти от 5 ноября 1999 г. N 552-р "Об организации учета,использования и хранения бланков свидетельства о внесении в реестргосударственного имущества Орловской области". Например, обновленныекарты учета (пункт 17 Положения), копии писем о предоставленииинформации об объектах учета (раздел IV Положения), возвращенное скопией основания возврата свидетельство (пункт 12 указанных внастоящем абзаце Правил) и другие документы, относящиеся к имеющемусяу юридического лица (заявителя) государственному имуществу Орловскойобласти. 27. Дело документов идентифицируется порядковым номером записизаявления в журнале учета заявлений и через символ " / " временнымреестровым номером и (или) реестровым номером. Номер дела указываетсяна его титульном листе. На титульном листе дела дополнительно можетуказываться адрес юридического лица (заявителя). 28. Документы в деле хранятся в хронологическом порядке ихпоступления. 29. Дело содержит опись документов, хранящихся в нем, в которойдля каждого документа указываются: его порядковый номер в деле, датаприема (поступления), наименование и реквизиты (дата и входящий илиисходящий номер), количество листов, фамилия, инициалы и подписьдолжностного лица, принявшего документ к исполнению или исполнившегоего. 30. При накапливании в одном деле большого количества документовдопускается деление дела на тома. В этом случае на титульном листетома также указывается порядковый номер тома. Опись документов должнасоответствовать фактически находящимся в томе документам. 31. Дело документов закрывается в случае изменения формысобственности объекта учета или прекращения статуса юридического лицазаявителя, либо его ликвидации. На титульном листе последнего томазакрываемого дела делается надпись о причине закрытия дела с указаниемреестровых номеров объектов учета, образованных с учетом прежнегообъекта учета (его частей). На титульных листах открытых или вновь открываемых дел документовв отношении объектов учета, образованных с учетом прежнего объектаучета (его частей), к номерам дел в скобках добавляются ссылки навременный реестровый номер или реестровый номер ранее существовавшегообъекта учета. 32. Закрытое дело сдается в архив Комитета. 5. Заключительные положения 33. Проверка ведения документации по учету государственногоимущества Орловской области проводится Комитетом не реже одногораза в год. О проведенных проверках делаются отметки в журналах.Обнаруженные нарушения доводятся до сведения руководителя,утвердившего комиссию. 34. Комитет вправе проводить выборочные проверки. Приложение N 1 к Правилам ведения документации по учету государственного имущества Орловской области. Комитет по управлению государственным имуществом Орловской области. ЖУРНАЛ учета заявлений на получение свидетельства о внесении в реестр государственного имущества Орловской области.начало " ____ " ________________ 1999 г.окончание " ____ " ________________ ____ г. Лицо, ответственное за ведение журнала: с "____"__________ г. по "____"__________ г. ___________________ Ф.И.О. с "____"__________ г. по "____"__________ г. ___________________ Ф.И.О. На ________ лист. Срок хранения: постоянно.______________________________________________________________________ N Дата Входящий Заявлениеп/п приема _________________________________________________________ дата N дата N приложение: _____________________________________ карта учета копии документов на (_______л.) на (_______л.)______________________________________________________________________ 1 2 3 4 5 6 7 8____________________________________________________________________________________________________________________________________________ Заявитель Заявление Принятое решение Примечание принял______________________________________________________________________ 9 10 11 12______________________________________________________________________ Приложение N 2 к Правилам ведения документации по учету государственного имущества Орловской области. Комитет по управлению государственным имуществом Орловской области. ЖУРНАЛ учета информации о государственном имуществе Орловской области, предоставляемой заинтересованным лицам.начало " ____ " ________________ 1999 г.окончание " ____ " ________________ ____ г. Лицо, ответственное за ведение журнала: с "____" ___________ г. по "____" ___________ г. _______________ Ф.И.О. с "____" ___________ г. по "____" ___________ г. _______________ Ф.И.О. На _______ лист. Срок хранения: постоянно.______________________________________________________________________ N Дата Входящий Запрос Лицо,п/п приема __________________________ направившее запрос дата N дата N______________________________________________________________________ 1 2 3 4 5 6 7____________________________________________________________________________________________________________________________________________Краткое содержание запроса Запрос Результат Получатель принял рассмотрения______________________________________________________________________ 8 9 10 11 12______________________________________________________________________ Приложение N 3 к Правилам ведения документации по учету государственного имущества Орловской области. Комитет по управлению государственным имуществом Орловской области. ДЕЛО N _____ (том N ____) документов по учету государственного имущества Орловской области, имеющегося у ________________________________________________________________ ____________(полное наименование юридического лица)_____________начало " ____ " ________________ 1999 г.окончание " ____ " ________________ ____ г. Лицо, ответственное за ведение журнала: с "____" ________ ___ г. по "____" _________ ___ г. _____________ Ф.И.О. с "____" ________ ___ г. по "____" _________ ___ г. _____________ Ф.И.О. На ________ лист. Срок хранения: постоянно.