Постановление Правительства Орловской области от 04.08.2010 № 293
Об утверждении административного регламента исполнения Департаментом образования, культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав Архивного фонда Орловской области...
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратил силу - Постановление Правительства Орловской области от 10.04.2012 г. N 116 4 августа 2010 г. N 293 г. Орел Об утверждении административного регламента исполненияДепартаментом образования, культуры и спорта Орловской областигосударственной функции по проведению экспертизы ценности документовдля включения (исключения) в состав Архивного фонда Орловской области В целях реализации распоряжения Правительства РоссийскойФедерации от 25 октября 2005 года N 1789-р, постановленияПравительства Орловской области от 24 марта 2010 года N 87 "О порядкеразработки и утверждения административных регламентов исполнениягосударственных функций (предоставления государственных услуг)органами исполнительной государственной власти специальной компетенцииОрловской области", а также в целях совершенствования работы в сфереархивного дела Правительство Орловской области постановляет:1. Утвердить прилагаемый административный регламент исполненияДепартаментом образования, культуры и спорта Орловской областигосударственной функции по проведению экспертизы ценности документовдля включения (исключения) в состав Архивного фонда Орловской области.2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя Председателя Правительства Орловской области, руководителяблока социального развития О.Н. Ревякина. Председатель Правительства Орловской области А.П. Козлов Приложение к Правительства Орловской области от 4 августа 2010 г. N 293 Административный регламент исполнения Департаментом образования, культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав Архивного фонда Орловской области I. Общие положения Наименование государственной функции 1. Проведение экспертизы ценности документов для включения(исключения) в состав Архивного фонда Орловской области (далее -государственная функция). Наименование органа исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области, исполняющего государственную функцию 2. Государственная функция исполняется Департаментом образования,культуры и спорта Орловской области (далее также - Департамент). Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции 3. Исполнение государственной функции осуществляется всоответствии со следующими нормативными правовыми актами: Конституция Российской Федерации; Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивномделе в Российской Федерации"; Закон Орловской области от 6 июля 1999 года N 109-ОЗ "Об архивномделе в Орловской области"; приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правилорганизации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук" (далее - Правила); приказ Федерального архивного агентства Министерства культурыРоссийской Федерации от 12 октября 2006 года N 59 "Об утверждении ивведении в действие статистической формы планово-отчетной документацииархивных учреждений "Показатели основных направлений и результатовдеятельности на/за 20.. год"; постановление Правительства Орловской области от 30 апреля 2009года N 24 "Об утверждении Положения о Департаменте образования,культуры и спорта Орловской области"; приказ Департамента образования, культуры и спорта Орловскойобласти от 7 августа 2009 года N 303 "Об экспертно-проверочнойкомиссии Департамента образования, культуры и спорта Орловскойобласти" (далее - приказ Департамента от 7 августа 2009 года N 303); ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов", утвержденный постановлениемГосстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст; Основные правила работы архивов организаций, одобренные решениемКоллегии Росархива от 6 февраля 2002 года; Перечень типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденныйруководителем Росархива 6 октября 2000 года. Описание результатов исполнения государственной функции 4. Результатом исполнения государственной функции является: 1) формирование качественного по составу и содержанию Архивногофонда Орловской области как составной части Архивного фонда РоссийскойФедерации на основании экспертизы ценности документов и их отбора напостоянное хранение в виде решений экспертно-проверочной комиссииДепартамента (далее - ЭПК): а) об утверждении описей дел постоянного хранения; актов овыделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; б) об одобрении предложений архивных учреждений Орловской областио включении (исключении) организаций в списки источниковкомплектования государственного и муниципальных архивов Орловскойобласти; в) о согласовании: списков организаций - источниковкомплектования архивных учреждений Орловской области; номенклатур дел;актов описания архивных документов, переработки описей; листов учета иописания уникальных документов; актов о неисправимых поврежденияхдокументов; актов о необнаружении документов, пути розыска которыхисчерпаны; описей дел по личному составу; инструкций поделопроизводству, положений об архивах и экспертных комиссияхорганизаций - источников комплектования архивных учреждений Орловскойобласти; 2) предоставление в Федеральное архивное агентство Министерствакультуры Российской Федерации в годовом отчете об основныхнаправлениях развития архивного дела в Орловской области сведений околичестве: а) дел постоянного хранения, включенных в состав Архивного фондаРоссийской Федерации; б) организаций, включенных (исключенных) в списки источниковкомплектования архивных учреждений Орловской области; в) уникальных документов, включенных в государственный рееструникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (или врегиональный реестр уникальных документов); г) описанных архивных документов и дел переработанных описей; д) дел с неисправимо поврежденными документами и необнаруженныхдокументов, пути розыска которых исчерпаны; е) дел по личному составу; ж) номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений обархивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектованияархивных учреждений Орловской области. Описание заявителей 5. Заявителями на исполнение государственной функции являютсяархивные учреждения Орловской области и организации - источникикомплектования архивных учреждений Орловской области. II. Требования к порядку исполнения государственной функции Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции 6. Местонахождение Департамента образования, культуры и спортаОрловской области: 302021, г. Орел, пл. Ленина, д. 1, тел.: (4862)47-55-58, факс: (4862) 41-51-80, e-mail: 7. Местонахождение управления культуры и архивного делаДепартамента образования, культуры и спорта Орловской области (далее -управление культуры и архивного дела): 302026, г. Орел, ул.Комсомольская, д.63, тел.: (4862) 59-00-07, факс: (4862) 59-00-06,e-mail:pr_obraz@adm.orel.ru. 8. Местонахождение отдела туризма и архивного дела управлениякультуры и архивного дела (далее - отдел туризма и архивного дела):302026, г. Орел, ул. Комсомольская, д. 63, тел.: (4862) 59-02-84,41-54-53, факс: (4862) 59-00-13, e-mail: artorel@ya.ru. Часы работы: понедельник - пятница 9.00 - 18.00; перерыв с 13.00до 14.00, суббота, воскресенье - выходные дни. 9. Информация об исполняемой государственной функции иинформирование по процедуре исполнения государственной функциипредоставляется специалистами непосредственно в отделе туризма иархивного дела по личным и письменным обращениям заявителей, потелефону и электронной почте. 10. По личным обращениям информирование заявителей осуществляетсяспециалистами отдела туризма и архивного дела на рабочем месте всоответствии с графиком работы отдела. Прием заявителей может бытьосуществлен в день обращения или по предварительной записи.Предварительная запись осуществляется по личному обращению, потелефону, электронной почте. Прием может быть перенесен по инициативезаявителя на другой день или другое время. 11. При ответах на телефонные звонки специалисты отдела туризма иархивного дела подробно в вежливой форме информируют заявителей поинтересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержатьинформацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника,принявшего телефонный звонок. При невозможности специалиста отделатуризма и архивного дела самостоятельно ответить заявителю напоставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресовандругому должностному лицу или заявителю должен быть сообщен номертелефона, по которому он может получить необходимую информацию. 12. По письменным обращениям заявителей готовится ответ посуществу запроса со ссылками на федеральное и областноезаконодательство в сфере архивного дела или другие нормативныеправовые акты с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номерателефона исполнителя, который направляется в виде почтовогоотправления в адрес заявителя. 13. Если информирование заявителей осуществляется по электроннойпочте, ответ на обращение направляется по адресу электронной почты,указанному в обращении. 14. По исполняемой государственной функции заявителиинформируются: о приостановлении исполнения государственной функции ивозвращении документов заявителям на доработку; об отказе в исполнении государственной функции с обоснованиемпричины отказа; о сроках проведения заседаний ЭПК, решениях ЭПК по документам,представленным заявителями на рассмотрение ЭПК; о нормативных правовых актах в сфере архивного дела, в том числекасающихся полномочий ЭПК; по вопросам составления и оформления документов, представляемыхна рассмотрение ЭПК, а также о сроках хранения документов,образующихся в деятельности организаций - источников комплектованияархивных учреждений Орловской области. 15. Заявители в любое время могут обратиться за получениеминформации о ходе исполнения государственной функции: письменно, потелефону, электронной почте, а также лично. Сроки исполнения государственной функции 16. Срок исполнения государственной функции (то есть срокрассмотрения документов заявителей) составляет не более 2 месяцев сдаты регистрации документов. Регистрация документов осуществляется в день получениядокументов. Зарегистрированные документы, поступившие от заявителей,передаются на проверку членам ЭПК не позднее 2 недель до намеченнойдаты очередного заседания ЭПК. 17. Заседания ЭПК проводятся по мере поступления документов, ноне реже 1 раза в два месяца. Составление протокола заседания ЭПК,подписание его председателем и секретарем ЭПК и утверждениеруководителем Департамента осуществляется в течение 15 дней послезаседания ЭПК. Оформление документов заявителей (проставление штамповЭПК об утверждении или согласовании), составление выписок из решенийЭПК, уведомление заявителей (по телефону) о принятых решениях ЭПК ивыдача заявителям (лично) документов (со штампами ЭПК) или выписок изрешений ЭПК производится в срок до 10 дней после утвержденияпротокола. В случае неявки заявителей в указанный срок документынаправляются заявителям на следующий день после истечения указанногосрока по почте. В годовой отчет об основных направлениях развития архивного делав Орловской области, направляемый в Федеральное архивное агентствоМинистерства культуры Российской Федерации не позднее 15 февраля года,следующего за отчетным, вносятся сведения, касающиеся исполнениягосударственной функции. 18. В случаях приостановления исполнения государственной функции(то есть возвращения документов заявителям на доработку), исполнениегосударственной функции возобновляется с момента поступленияисправленных документов на регистрацию прежним порядком. 19. Время приема и очередности заявителей при подаче ивозвращении документов устанавливается по согласованию с заявителями,ввиду чего время ожидания заявителями не превышает 5-10 минут. Перечень оснований для приостановления исполнения государственной функции или отказа в исполнении государственной функции 19. Приостановление исполнения государственной функцииосуществляется: если документы представлены заявителями не в полномобъеме; если в результате рассмотрения документов членами ЭПКсоставлены заключения о неточностях и ошибках в их содержании иоформлении, при этом документы возвращаются заявителям на доработку. 20. Отказ в исполнении государственной функции осуществляетсяорганизациям, не являющимся источниками комплектования архивныхучреждений Орловской области, кроме документов ликвидируемыхорганизаций, которые в соответствии с Федеральным законом от 22октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"(ст. 23, пункты 8, 10) поступают на хранение в архивные учрежденияОрловской области. Требования к месту исполнения государственной функции 21. Прием и информирование заявителей осуществляется в кабинетеспециалистов по архивному делу отдела туризма и архивного дела,который должен соответствовать санитарно-эпидемиологическим нормам. 22. Оформление входа в здание, где располагается управлениекультуры и архивного дела, обеспечивает возможность визуальнойидентификации находящегося в нем данного структурного подразделенияДепартамента. 23. Документы представляются на рассмотрение ЭПК составленными изаполненными заявителями. Составление документов осуществляетсязаявителями непосредственно по месту нахождения организаций(заявителей). Формы документов, представляемых заявителями нарассмотрение ЭПК, содержатся в Правилах, а также в Основных правилахработы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от6 февраля 2002 года. Архивные учреждения Орловской области и источникикомплектования архивных учреждений Орловской области в обязательномпорядке обеспечиваются этими документами (в печатном или электронномвиде). В соответствии с пунктом 4.3.1 Правил архивные учрежденияосуществляют подготовку конкретных документов к рассмотрению ЭПКсовместно с организациями - источниками комплектования архивныхучреждений. Содержание каждого документа, представляемого нарассмотрение ЭПК, имеет индивидуальный характер для конкретногоисточника комплектования, ввиду чего кабинет сотрудников отделатуризма и архивного дела визуальной, текстовой информацией по вопросамдеятельности ЭПК не оформляется. Перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции 24. Заявители предоставляют следующие основные документы нарассмотрение ЭПК: предложения архивных учреждений Орловской области о включении(исключении) организаций в списки источников комплектованиягосударственного и муниципальных архивов Орловской области собоснованием причин включения (исключения) в 1 экземпляре - впроизвольной форме; списки организаций - источников комплектования архивныхучреждений Орловской области в 1 экземпляре (приложение 1 к настоящемуадминистративному регламенту); описи дел постоянного хранения в 4 экземплярах (приложение 2 кнастоящему административному регламенту); номенклатуры дел в 3 экземплярах (приложение 3 к настоящемуадминистративному регламенту); акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащиххранению в 2 экземплярах (приложение 4 к настоящему административномурегламенту); акты описания архивных документов, переработки описей в 2экземплярах (приложение 5 к настоящему административному регламенту); акты о неисправимых повреждениях документов в 2 экземплярах(приложение 6 к настоящему административному регламенту); акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны,в 2 экземплярах (приложение 7 к настоящему административномурегламенту); листы учета и описания уникальных документов в 1 экземпляре(приложение 8 к настоящему административному регламенту). описи дел по личному составу в 4 экземплярах (приложение 9 кнастоящему административному регламенту); инструкции по делопроизводству, положения об архивах и экспертныхкомиссиях организаций - источников комплектования архивных учрежденийОрловской области в 2 экземплярах, формы для которых нормативнымиправовыми актами не установлены. Требования к исполнению государственной функции на платной (бесплатной) основе 25. Государственная функция исполняется бесплатно. III. Административные процедуры Описание последовательности действий при исполнении государственной функции 26. Организация исполнения государственной функции включает всебя следующие административные процедуры: прием заявителей и регистрация документов; проверка документов членами ЭПК; рассмотрение документов на заседаниях ЭПК; оформление документов (проставление штампов ЭПК об утвержденииили согласовании); отправка (или возвращение) документов заявителям; предоставление информации по исполнению государственной функции вФедеральное архивное агентство Министерства культуры РоссийскойФедерации. Прием заявителей и регистрация документов 27. Основанием для начала действий секретаря ЭПК является приказДепартамента от 7 августа 2009 года N 303, согласно которомуобязанности секретаря ЭПК возложены на главного специалиста отделатуризма и архивного дела. Регистрация документов, представляемых заявителями (лично),осуществляется секретарем ЭПК непосредственно во время приемазаявителей; регистрация документов, полученных по почте,осуществляется в день получения документов. Регистрация документов заявителей является основанием для началадействий по исполнению государственной функции. Основанием для регистрации документов организаций - источниковкомплектования архивных учреждений Орловской области является решениеЭПК о включении организаций в списки источников комплектованиягосударственного и муниципальных архивов Орловской области. 28. Документы, представленные заявителями не в полном объеме, нерегистрируются и возвращаются секретарем ЭПК заявителям,представляющим документы лично, - в день представления; документы,присланные по почте, - возвращаются заявителям в день получениядокументов или (по согласованию с заявителями) возвращаются заявителямлично не позднее 5 дней с момента получения документов. В случаенеявки заявителей в указанный срок, документы в течение одного днянаправляются заявителям по почте. 29. По мере поступления документов от заявителей председатель ЭПК(в соответствии с приказом Департамента от 7 августа 2009 года N 303обязанности председателя ЭПК возложены на начальника управлениякультуры и архивного дела) по предложению секретаря ЭПК определяетдату очередного заседания ЭПК. Секретарь ЭПК информирует членов ЭПК о дате очередного заседанияЭПК и передает членам ЭПК зарегистрированные документы, поступившие отзаявителей, не позднее 2 недель до намеченной даты очередногозаседания ЭПК. Повестка дня очередного заседания ЭПК составляется секретарем ЭПКи передается председателю ЭПК и членам ЭПК не позднее чем за 2 дня дозаседания. Проверка документов членами ЭПК 30. Основанием для проверки зарегистрированных документов членамиЭПК является регистрация этих документов секретарем ЭПК. Члены ЭПК проводят проверку документов в течение 2 недель додаты заседания ЭПК и в тот же срок представляют секретарю ЭПК проектырешений ЭПК по документам заявителей (об утверждении, о согласовании)или заключения на документы, не соответствующие по содержанию иоформлению установленным требованиям и нормам. Критерии для принятиярешений по документам членами ЭПК указаны в пункте 33 настоящегоадминистративного регламента. 31. Секретарь ЭПК по телефону информирует заявителей озаключениях членов ЭПК и возвращает документы с заключениями членовЭПК заявителям (лично) на доработку в течение 10 дней с моментаполучения заключений членов ЭПК. В случае неявки заявителей вуказанный срок направляет документы заявителям на следующий день послеистечения указанного срока по почте. В журнале регистрации секретарь ЭПК проставляет дату выдачи (илиотправки по почте) документов, возвращаемых на доработку, сзаключениями членов ЭПК. При возвращении вышеуказанных материаловзаявителям лично заявители расписываются в журнале регистрации. Рассмотрение документов на заседаниях ЭПК 32. Основанием для проведения заседаний ЭПК является приказДепартамента от 7 августа 2009 года N 303 и установленнаяпредседателем ЭПК дата проведения очередного заседания ЭПК. Заседания ЭПК проводятся по мере поступления документов, но нереже 1 раза в два месяца. На заседаниях ЭПК рассматриваются документы,представленные заявителями, и принимаются решения ЭПК (об утверждении,одобрении, о согласовании) с учетом проектов решений, предложенныхчленами ЭПК, рассматривавших эти документы до заседания ЭПК. В случаеразногласий членов ЭПК решения принимаются большинством голосов, вслучае разделения голосов поровну окончательное решение принимаетпредседатель ЭПК. Протоколы заседаний ЭПК составляются секретарем ЭПК,подписываются председателем и секретарем ЭПК, утверждаютсяруководителем Департамента в течение 15 дней после заседания ЭПК. 33. Систематическое пополнение Архивного фонда Орловской областикак составной части Архивного фонда Российской Федерации производитсяв результате определения источников комплектования архивных учрежденийи состава архивных документов, подлежащих приему в архивныеучреждения. Государственные органы и органы местного самоуправлениявключаются в списки источников комплектования государственных имуниципальных архивов в обязательном порядке. Отнесение другихгосударственных, а также негосударственных организаций к источникамкомплектования производится на основании критериев:функционально-целевого назначения организации, полноты отраженияинформации о деятельности организации в архивных фондах другихорганизаций. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РоссийскойФедерации на основании экспертизы ценности документов (то естьизучения документов на основе критериев их ценности в целяхопределения сроков хранения документов и их отбора на постоянноехранение). Решения о включении в состав Архивного фонда Орловской областикак составной части Архивного фонда Российской Федерации конкретныхдокументов принимаются ЭПК при утверждении описей дел постоянногохранения. Принятие решений ЭПК об утверждении описей дел постоянногохранения осуществляется на основе комплексного применения критериев:происхождения документов (функционально-целевое назначение источникакомплектования с учетом его особой роли в системе государственногоуправления или конкретной отрасли, или типового характера, значимостьвыполняемых функций, время и место создания документа); содержаниядокументов (значимость информации, в том числе её уникальность,типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность); внешнихособенностей документа (форма фиксирования и передачи содержания,удостоверения и оформления документа); учитывается также использованиеформы повидового или группового выборочного отбора документов. Поступающие на рассмотрение ЭПК документы должны иметьнеобходимое количество экземпляров и должны быть составлены иоформлены в соответствии с Правилами, Основными правилами работыархивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6февраля 2002 года, с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов", утвержденнымпостановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст, атакже в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов,образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения,утвержденным руководителем Росархива 6 октября 2000 года. Оформление документов (проставление штампов ЭПК об утверждении или согласовании) 34. Основанием для проставления штампов ЭПК (об утверждении илисогласовании) на документах, рассмотренных на заседаниях ЭПК, являютсярешения ЭПК, зафиксированные в протоколе ЭПК, утвержденномруководителем Департамента. Секретарем ЭПК в срок до 10 дней после утверждения протокола ЭПКпроставляются штампы ЭПК об утверждении или согласовании исоставляются выписки из решений ЭПК. В случае если по документам, рассматриваемым на заседании ЭПК,принимается решение о неутверждении, несогласовании конкретногодокумента, то членом ЭПК в срок до 5 дней после утверждения протоколазаседания ЭПК составляется заключение на данный документ, котороепередается секретарю ЭПК. Отправка (или возвращение) документов заявителям 35. После утверждения протокола заседания ЭПК секретарь ЭПК всрок до 10 дней уведомляет заявителей (по телефону) о решениях ЭПК порассмотренным документам и передает оформленные документы, выписки изрешений ЭПК заявителям (лично). В случае неявки заявителей в указанныйсрок направляет заявителям документы на следующий день после истеченияуказанного срока по почте. В тот же срок неутвержденные и несогласованные на заседании ЭПКдокументы возвращаются заявителям на доработку с заключениями членовЭПК. В журнале регистрации секретарь ЭПК проставляет дату выдачи (илиотправки по почте) оформленных документов, выписок из решений ЭПК идокументов, возвращаемых на доработку, с заключениями членов ЭПК. Привозвращении вышеуказанных материалов заявителям лично, заявителирасписываются в журнале регистрации. Предоставление информации по исполнению государственной функции в Федеральное архивное агентство Министерства культуры Российской Федерации 36. Основанием для предоставления информации по исполнениюгосударственной функции в Федеральное архивное агентство Министерствакультуры Российской Федерации является приказ Федерального архивногоагентства от 12 октября 2006 года N 59 "Об утверждении и введении вдействие статистической формы планово-отчетной документации архивныхучреждений "Показатели основных направлений и результатов деятельностина/за 20+ год", в котором указан срок предоставления информации до 15февраля года, следующего за отчетным. В годовом отчете об основных направлениях развития архивного делав Орловской области предоставляются сведения о количестве: дел постоянного хранения, включенных в состав Архивного фондаРоссийской Федерации; организаций, включенных (исключенных) в списки источниковкомплектования архивных учреждений Орловской области; уникальных документов, включенных в государственный рееструникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (или врегиональный реестр уникальных документов); описанных архивных документов и дел переработанных описей; дел с неисправимо поврежденными документами и необнаруженныхдокументов, пути розыска которых исчерпаны; дел по личному составу; номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений обархивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектованияархивных учреждений Орловской области. 37. Годовой отчет составляется специалистами отдела туризма иархивного дела, визируется заместителем начальника управления -начальником отдела туризма и архивного дела управления культуры иархивного дела, подписывается начальником управления культуры иархивного дела, утверждается руководителем Департамента. 38. Годовой отчет направляется по почте, дата его отправкификсируется в журнале регистрации исходящих документов Департамента. 39. Блок-схема последовательности действий при исполнениигосударственной функции представлена в приложении 10 к настоящемуадминистративному регламенту. IV. Порядок и форма контроля за исполнением государственной функции Порядок и формы осуществления контроля 40. Контроль за совершением действий и принятием решений,определенных административными процедурами по исполнениюгосударственной функции, осуществляется руководителем Департамента, входе утверждения протоколов заседаний ЭПК и утверждения годовогоотчета об основных направлениях развития архивного дела в Орловскойобласти, направляемого в Федеральное архивное агентство. 41. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий,определенных административными процедурами по исполнениюгосударственной функции, осуществляется начальником управлениякультуры и архивного дела Департамента (председателем ЭПК) в ходепроведения заседаний ЭПК и подписания протоколов заседаний ЭПК игодового отчета об основных направлениях развития архивного дела вОрловской области. 42. Текущий контроль также осуществляется заместителем начальникауправления - начальником отдела туризма и архивного дела управлениякультуры и архивного дела Департамента (заместителем председателя ЭПК)в ходе проведения заседаний ЭПК и визирования годового отчета обосновных направлениях развития архивного дела в Орловской области. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок 43. Анализ деятельности ЭПК за год и проверки полноты, качества исроков исполнения государственной функции по результатам каждогозаседания ЭПК осуществляются заместителем начальника управлениякультуры и архивного дела (заместителем председателя ЭПК). 44. По результатам проверок и анализа исполнения государственнойфункции могут приниматься необходимые меры по улучшению организацииработы ЭПК или устранению выявленных недостатков. 45. Проверка может быть проведена по конкретному обращению(жалобе) заявителя. Ответственность государственных гражданских служащих 46. В случае выявления нарушений при исполнении государственнойфункции к виновным должностным лицам применяются меры ответственностив порядке, установленном действующим законодательством. V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, принятых в ходе исполнения государственной функции Внесудебное обжалование 47. Заявители (или их представители) могут обратиться с жалобойна действия (бездействие) и решения, принятые ЭПК или сотрудникамиотдела туризма и архивного дела в ходе исполнения государственнойфункции, устно или письменно: к руководителю Департамента, тел.: (4862) 47-55-58, факс: (4862)41-51-80, е-mail:pr_obraz@adm.orel.ru , адрес Департамента: 302021, г.Орел, пл. Ленина, 1; к начальнику управления культуры и архивного дела Департамента,тел.: (4862) 59-00-07, факс: (4862) 59-00-06, е-mail:artorel@ya.ru,адрес управления: 302026, г. Орел, ул. Комсомольская, 63; к заместителю начальника управления - начальнику отдела туризма иархивного дела управления культуры и архивного дела Департамента,тел.: (4862) 59-02-84, факс: (4862) 59-00-13,е-mail:tourism@adm.orel.ru. 48. Письменная жалоба подлежит обязательной регистрации ирассматривается в срок не позднее 30 дней со дня ее регистрации. 49. Жалоба анонимного заявителя не рассматривается, жалоба такжеможет быть оставлена без ответа по существу поставленных вопросов,если в ней содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угрозажизни должностных лиц, при этом заявителю сообщается о недопустимостизлоупотребления своим правом. Если текст жалобы не поддаетсяпрочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю,направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаютсяпрочтению. 50. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который емунеоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранеенаправленными жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводыили обстоятельства, руководитель Департамента или иное уполномоченноеим должностное лицо вправе принять решение о безосновательностиочередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данномувопросу с уведомлением заявителя о прекращении переписки. 51. Руководитель Департамента или иные уполномоченные имдолжностные лица обеспечивают объективное, всестороннее исвоевременное рассмотрение обращения заявителя (проверку), принеобходимости - с участием заявителя или его представителя, и, вслучае подтверждения указанных заявителем недостатков, принимают меры,направленные на восстановление прав и интересов заявителя. 52. Заявителю могут быть предоставлены информация и документы,необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы. 53. Результаты проверки по обращению (жалобе) заявителяоформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостаткии предложения по их устранению, если таковые имели место, и ответазаявителю на его обращение (жалобу), в котором излагаются результатырассмотрения обращения (жалобы) и принятые меры по существу обращения. 54. Ответ на письменную жалобу, направленную руководителюДепартамента, подписывает руководитель Департамента. Ответ написьменную жалобу, направленную начальнику управления культуры иархивного дела, подписывает начальник управления культуры и архивногодела. Ответы на жалобы направляются по почтовому адресу, указанному вобращении. Судебное обжалование 55. Заявители (или их представители) вправе обжаловать решения,принятые в ходе исполнения государственной функции, действия(бездействие) должностных лиц, участвующих в исполнениигосударственной функции, в судебном порядке. Приложение 1 к административному регламенту исполнения Департаментом образования культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав Архивного фонда Орловской области УТВЕРЖДАЮ Руководитель___________________ (название архивного учреждения) Подпись Расшифровка подписи Дата СПИСОК организаций - источников комплектования государственного (муниципального) архива ______________________________________________________________________ (название архива)|————|————————————————|——————————————————————————————————|—————————————————————|————————————————————————————————|———————————————|—————————————————————————————————|| N | Индекс | Наименование организации | Форма собственности | Форма приема документов: | Прием НТД, | Примечания ** || пп | организации* | | (государственная, | полная - 1, | КФФД | (изменения решений ЭПК, номер и | | | | | негосударственная) | выборочная повидовая - 2.1, | | дата протокола) | | | | | | групповая - 2.2 | | ||————|————————————————|——————————————————————————————————|—————————————————————|————————————————————————————————|———————————————|—————————————————————————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 ||————|————————————————|——————————————————————————————————|—————————————————————|————————————————————————————————|———————————————|—————————————————————————————————| Итого по состоянию на _________________: датаВсего организаций в списке _________. В том числе по видамсобственности: _____________________________________________________.В том числе по формам приема:______________________________________________________________________Наименованиедолжности работника Подпись Расшифровка подписиСОГЛАСОВАНОПротокол ЭПК Департамента образования,культуры и спорта Орловской областиот _____________________ N __________ * Состоит из порядкового номера раздела и порядкового номераорганизации внутри раздела. ** Для негосударственной организации указывается наличие илиотсутствие заключенного с ней соглашения. Форма списка организаций - источников комплектования Формат А4 (297х210) Приложение 2 к административному регламенту исполнения Департаментом образования культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав Архивного фонда Орловской области __________________________ (наименование организации) УТВЕРЖДАЮ Наименование должностиФонд N __________________ руководителя организацииОПИСЬ N ________________дел постоянного хранения Подпись Расшифровка подписиза ___________________ год|————|————————|———————————————————————————|—————————|—————————————|—————————————|| | | | | | || N | Индекс | Заголовок дела | Крайние | Количество | Примечания || пп | дела | | даты | листов | || | | | даты | | ||————|————————|———————————————————————————|—————————|—————————————|—————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||————|————————|———————————————————————————|—————————|—————————————|—————————————|| | | | | | ||————|————————|———————————————————————————|—————————|—————————————|—————————————|В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел (цифрами и прописью)с N _____________________ по N ________________________ , в том числе:литерные номера: _____________________________________________________пропущенные номера: __________________________________________________Наименованиесоставителя описи Подпись Расшифровка подписиЗаведующий архивоморганизации Подпись Расшифровка подписиДатаСОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНОПротокол ЭК________ Протокол ЭПК _______ ____________________ Департамента образования, (наименование культуры и спорта организации) Орловской областиот ____________N ___ от _____________ N ____ Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации Формат А4 (210х297) Приложение 3 к административному регламенту исполнения Департаментом образования культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав Архивного фонда Орловской области _______________________________ Наименование организацииНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ_______________ N ______ Наименование должности________________________ руководителя организации (место составления)На ________________ год Подпись Расшифровка подписи Дата|————————|——————————————————————————————|—————————————|——————————————|—————————————|| Индекс | Заголовок дела (тома, части) | Количество | Срок | Примечание || дела | | дел (томов, | хранения и N | || | | частей) | статей по | || | | | перечню | ||————————|——————————————————————————————|—————————————|——————————————|—————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ||————————|——————————————————————————————|—————————————|——————————————|—————————————| Название раздела |————————|——————————————————————————————|—————————————|——————————————|—————————————|| | | | | ||————————|——————————————————————————————|—————————————|——————————————|—————————————|Наименование должности руководителя Расшифровкаслужбы ДОУ организации Подпись подписи ДатаВиза руководителя архива(лица, ответственного за архив)СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНОПротокол ЭК________ Протокол ЭПК _______ ____________________ Департамента образования, (наименование культуры и спорта организации) Орловской областиот ____________N ___ от _____________ N ____ Итоговая запись о категориях дел (томов), заведенных в _________году в______________________________________________________________________ (наименование организации)|———————————————————|———————————————————|——————————————————————————————————————|| По срокам | Всего | В том числе || хранения | | ||———————————————————|———————————————————|————————————————————|—————————————————|| | | переходящих | с отметкой ЭПК ||———————————————————|———————————————————|————————————————————|—————————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 ||———————————————————|———————————————————|————————————————————|—————————————————|| Постоянного | | | ||———————————————————|———————————————————|————————————————————|—————————————————|| Временного (свыше | | | || 10 лет) | | | ||———————————————————|———————————————————|————————————————————|—————————————————|| Временного (до 10 | | | || лет включительно) | | | ||———————————————————|———————————————————|————————————————————|—————————————————|| Итого | | | ||———————————————————|———————————————————|————————————————————|—————————————————|Наименование должности руководителя Расшифровкаслужбы ДОУ организации Подпись подписи Дата Форма номенклатуры дел организации Формат А4 (210х297) Приложение 4 к административному регламенту исполнения Департаментом образования культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав Архивного фонда Орловской области ________________________________________ (название архива) АКТ УТВЕРЖДАЮ_______ N __________ Руководитель __________________ (дата) (название архива)о выделении к уничтожению Подпись Расшифровкаархивных документов, не подписиподлежащих хранению ДатаК уничтожению отобраны документы фонда N _____________________________ (название фонда)______________________________________________________________________на основании: ________________________________________________________ (ссылки на нормативно-методические документы______________________________________________________________________ для проведения экспертизы)|———|————————————————————————|—————————|————————|————————|————————————|—————————————|| N | Названия групп | Крайние | Номера | Номера | Количество | Примечания || пп| документов | даты | описей | ед. хр.| ед. хр. | || | | | | по | | || | | | | описям | | ||———|————————————————————————|—————————|————————|————————|————————————|—————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 ||———|————————————————————————|—————————|————————|————————|————————————|—————————————|| | | | | | | || | | | | | | ||———|————————————————————————|—————————|————————|————————|————————————|—————————————|Итого ___________________________________ед. хр. за ___________ год(ы) (цифрами и прописью)Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика документов,остающихся на хранении _______________________________________________Заведующий отделом Расшифровка(архивохранилищем) Подпись подписи Наименованиедолжности Расшифровкаработника Подпись подписиДатаДокументы сданы ______________________________________________________ (название организации)на переработку по приемо-сдаточной накладной ____________ N __________ (дата)Наименованиедолжности Расшифровкаработника Подпись подписиИзменения в учетные документы внесеныНаименованиедолжности Расшифровкаработника Подпись подписиДатаУТВЕРЖДЕНОПротокол ЭПК Департамента образования,культуры и спорта Орловской областиот _________________ N ____________ Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению Формат А4 (210х297) Приложение 5 к административному регламенту исполнения Департаментом образования культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав _______________________________________ (название архива) АКТ УТВЕРЖДАЮ______________ N _____ Руководитель __________________ (дата) (название архива)описания архивных документов, Подпись Расшифровка переработки описей подписи (нужное подчеркнуть) ДатаФонд N _______________________________________________________________ (название фонда)______________________________________________________________________По состоянию на ______________ в фонде N __________________ по учетным (дата начала работы)данным числилось ___________ описей, _________ед. хр., _______архивныхдокументов, ________ листов россыпи за __________________________годы.Для работы получено: по описи N _______________________________ ед.хр.неописанных________ед. хр.,________архивных документов, ______ листов.В результате _________________________ произошли следующие изменения: (наименование работы)выделено не подлежащих хранению ________________ ед. хр. (док-ов, лл.)возвращено собственнику _________________________ ед. хр.(док-ов, лл.)передано в научно-справочную библиотеку _______________________ ед.хр.передано в другие фонды архива _________________ ед. хр. (док-ов, лл.)передано в другие архивы _______________________ ед. хр. (док-ов, лл.)объединено с другими ед. хр. __________________________________ед. хр.сформировано из россыпи ______________________________________ ед. хр.поступило из других фондов _____________________ ед. хр. (док-ов, лл.)включена пересоставленная опись ______________________________ ед. хр.____________________________________________________________________________________________________________________________________________Вновь составлены описи N ___________________ на _______________ ед.хр.По состоянию на _______________________ в фонде N ____________________ (дата завершения работы)числится _____________ описей, ___________ ед. хр. за ___________годы.Проведены следующие виды работ: ____________________________________________________________________________________________________________ (перечисляются проделанные виды работ)______________________________________________________________________Составлено для именного каталога _____________________________описаний для систематического каталога ____________________ описанийК описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: _________________________________________________________________________________ (перечислить какой именно)Работу выполнили:Наименование должностей Расшифровкаработников Подписи подписейРаботу принял:Наименование должности Расшифровкаработника Подписи подписейДатаОписания для БД/каталога принял: (нужное подчеркнуть)Наименование должности Расшифровкаработника Подписи подписейДатаДокументы фонда и справочный аппарат принялНаименование должности Расшифровкаработника Подписи подписейДатаИзменения в учетные документы внесеныНаименование должности Расшифровкаработника Подписи подписейДатаСОГЛАСОВАНОПротокол ЭПК Департамента образования,культуры и спорта Орловской областиот__________________ N _____________ Форма акта описания архивных документов, переработки описей Формат А4 (210х297) Приложение 6 к административному регламенту исполнения Департаментом образования культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав ___________________________________ Наименование организации АКТ УТВЕРЖДАЮ_____________ N __________ Наименование должности__________________________ руководителя организации (место составления)о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровкадокументов подписи Дата Фонд N ________________________ (название фонда) В фонде обнаружены документы, признанные неисправимоповрежденными: |—————|———————|————————|——————————————|————————————————|——————————|——————————————————|| N | Опись | Ед. | Количество | Заголовок | Крайние | Сущность и || пп | N | хр. | листов | поврежденных | даты | причины || | | N | (время | ед. хр. | | повреждения || | | | звучания, | | | || | | | метраж) | | | || | | | | | | || | | | | | | ||—————|———————|————————|——————————————|————————————————|——————————|——————————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 ||—————|———————|————————|——————————————|————————————————|——————————|——————————————————|| | | | | | | ||—————|———————|————————|——————————————|————————————————|——————————|——————————————————|Итого обнаружено неисправимо поврежденных ____________________ ед. хр. (цифрами и прописью)Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:____________________________________________________________________________________________________________________________________________Наименование должностируководителя архива Подпись Расшифровка(лица, ответственного за архив) подписиДатаСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК _____________ Протокол ЭПК Департамента_______________________________ образования,культуры и спорта ( наименование организации) Орловской областиот ______________ N ______ от ________________ N _________ Изменения в учетные документы архива внесеныРуководитель архива(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписиДата Форма акта о неисправимых повреждениях документов Формат А4 (210х297) Приложение 7 к административному регламенту исполнения Департаментом образования культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав Наименование организации АКТ УТВЕРЖДАЮ_______________ N _________ Наименование должности___________________________ руководителя организации (место составления)о необнаружении документов, пути Подпись Расшифровкарозыска которых исчерпаны подписиДата Фонд N ________________________ (название фонда) В результате __________________________________ установленоотсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивомвсевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, всвязи с чем считаем возможным снять с учета|—————————|——————————|—————————————————|——————————————|—————————|——————————————————|| Опись N | Ед. хр. | Заголовок ед. | Количество | Крайние | Предполагаемые || | N | хр. | листов | даты | причины || | | | (время | | отсутствия || | | | звучания, | | || | | | метраж) | | ||—————————|——————————|—————————————————|——————————————|—————————|——————————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||—————————|——————————|—————————————————|——————————————|—————————|——————————————————|| | | | | | ||—————————|——————————|—————————————————|——————————————|—————————|——————————————————|Итого ________________________________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) Содержание утраченных материалов может быть частично восполненоследующими ед. хр.:____________________________________________________________________ (номера ед. хр. и их групповые заголовки)____________________________________________________________________ Наименование должностируководителя архива Подпись Расшифровка(лица, ответственного за архив) подписиДатаСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО*Протокол ЭК _____________ Протокол ЭПК Департамента_______________________________ образования,культуры и спорта ( наименование организации) Орловской областиот ______________ N ______ от ________________ N _________ Изменения в учетные документы архива внесеныРуководитель архива(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписиДата * В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны Формат А4 (210х297) Приложение 8 к административному регламенту исполнения Департаментом образования культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА* Регистрационный номер ________________________________________________Дата включения документа в Государственный реестр ____________________1. Описание документаНазвание (заголовок) документа ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Самоназвание документа ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Вид документа ________________________________________________________Автор документа ______________________________________________________Дата (время создания) документа ______________________________________Век __________________________________________________________________Ориентировочная дата _________________________________________________Язык документа _______________________________________________________Аннотация __________________________________________________________________________________________________________________________________Историческая справка _______________________________________________________________________________________________________________________Наличие драгоценных металлов и камней ______________________________________________________________________________________________________Палеографические особенности _______________________________________________________________________________________________________________Печати _____________________________________________________________________________________________________________________________________Художественные особенности оформления документа ____________________________________________________________________________________________Собственность ________________________________________________________2. Физическое состояние документаМатериальный носитель ________________________________________________Размеры ______________________________________________________________Объем ________________________________________________________________Физическое состояние _________________________________________________Сведения о реставрации _______________________________________________3. Место хранения документаМесто хранения документа _____________________________________________Адрес места хранения документа _______________________________________Архивный шифр: фонд N _________, оп. N _______, ед. хр. N ___________,ед. уч. N ___, лл. __________4. Служебная информацияКем представлен документ: ____________________________________________Протокол ЭПК Департамента образования, культуры и спорта Орловскойобласти от ____________ года N ____________Протокол ЦЭПК Росархива от ____________________ года N ___________ * В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др.лист учета и описания уникального документа может заполняться на двухи более листах. Форма листа учета и описания уникального документа Формат А4(210х297) Приложение 9 к административному регламенту исполнения Департаментом образования культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав __________________________ (наименование организации) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи ДатаФонд N __________________ОПИСЬ Nдел по личному составуза ____________________ год______________________________________________________________________ Название раздела|————|————————————|————————————————|—————————|——————————|—————————————|—————————————|| | | | | | | || | | | Дата | Срок | Количество | || N | Индекс | Заголовок дела | дела | хранения | листов в | Примечание || пп | дела | (тома, части) | (тома, | дела | деле (томе, | || | | | части) | (тома, | части) | || | | | | части) | | ||————|————————————|————————————————|—————————|——————————|—————————————|—————————————|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 ||————|————————————|————————————————|—————————|——————————|—————————————|—————————————|| | | | | | | ||————|————————————|————————————————|—————————|——————————|—————————————|—————————————|В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел (цифрами и прописью)с N ______________________ по N ________________________________ в томчисле:литерные номера: _____________________________________________________пропущенные номера: __________________________________________________Наименование должностисоставителя описи Подпись Расшифровка подписиДатаНачальник отдела кадров(инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписиДатаСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК _____________ Протокол ЭПК Департамента_______________________________ образования,культуры и спорта ( наименование организации) Орловской областиот ______________ N ______ от ________________ N _________ Форма годового раздела описи дел по личному составу Формат А4 (210х297) Приложение 10 к административному регламенту исполнения Департаментом образования культуры и спорта Орловской области государственной функции по проведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) в состав Архивного фонда Орловской области Блок - схемапоследовательности действий при исполнении Департаментом образованиякультуры и спорта Орловской области государственной функции попроведению экспертизы ценности документов для включения (исключения) всостав Архивного фонда Орловской области Блок - схема.