Распоряжение Правительства Орловской области от 15.06.2020 № 365-р
Об утверждении прилагаемой Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области.
ПРАВИТЕЛЬСТВООРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
15 июня 2020 г. № 365-р
г. Орёл
В целяхобеспечения единства подходов и требований к ведению документационногообеспечения деятельности Губернатора Орловской области, Правительства Орловскойобласти, органов исполнительной государственной власти специальной компетенцииОрловской области, повышения эффективности документирования управленческойдеятельности:
1. Утвердитьприлагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительнойгосударственной власти специальной компетенции Орловской области.
2. Руководителяморганов исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловскойобласти обеспечить неукоснительное соблюдение Инструкции по делопроизводству ворганах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловскойобласти при работе с документами.
3. Признатьутратившими силу:
распоряжение Правительства Орловской области от 3сентября 2015 года № 315-р;
распоряжениеПравительства Орловской области от 26 июля2016 года № 336-р;
распоряжение Правительства Орловской области от 17августа 2018 года № 426-р.
4. Контрольза исполнением распоряжения возложить на первого заместителя Губернатора иПредседателя Правительства Орловской области – руководителя Администрации Губернатораи Правительства Орловской области.
Председатель Правительства
Орловской области А.Е. Клычков
Приложение
к распоряжению
Правительства Орловской области
от 15 июня 2020 г. № 365-р
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в органах исполнительной
государственной власти специальной компетенции
Орловской области
I. Общие положения
1.1. Инструкцияпо делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальнойкомпетенции Орловской области (далее – Инструкция) разработана в целях установленияединых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов,совершенствования организации делопроизводства и повышения его эффективности ворганах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловскойобласти (далее – органы исполнительной власти).
1.2. Приведении делопроизводства в органах исполнительной власти применяются следующиеправовые акты:
1) Федеральныйконституционный закон от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербеРоссийской Федерации»;
2)Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее– Федеральный закон «Об электронной подписи»);
3)Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле вРоссийской Федерации»;
4) Федеральный закон от 1 июня 2005 года №53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (далее – Федеральный закон «О государственномязыке Российской Федерации»);
5) Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
6) Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ«О персональных данных»;
7) УказПрезидента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утвержденииПеречня сведений конфиденциального характера»;
8) постановлениеПравительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222 «Об утвержденииПравил оказания услуг телеграфной связи» (далее – Правила телеграфной связи);
9) постановление Правительства РоссийскойФедерации от 22 сентября 2009 года № 754 «Об утверждении Положения о системемежведомственного электронного документооборота»;
10) постановлениеПравительства Российской Федерации от 9 декабря 2014 года № 1342 «О порядкеоказания услуг телефонной связи»;
11) распоряжениеПравительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 года № 583-р;
12) приказМинистерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014года № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (далее –Почтовые правила);
13) приказ Министерства культуры РоссийскойФедерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении Правил организациихранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фондаРоссийской Федерации и других архивных документов в органах государственнойвласти, органах местного самоуправления и организациях»(далее – Правила хранения документов);
14) приказФедерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 44 «Об утверждениипримерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»;
15) приказ Министерства цифрового развития, связи имассовых коммуникаций Российской Федерации от 4 июня 2018 года № 257 «Обутверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки идоставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылкиписьменной корреспонденции»;
16) приказ Федерального архивного агентства от 22 мая2019 года № 71 «Об утверждении правил делопроизводства в государственныхорганах, органах местного самоуправления» (далее – Правила делопроизводства);
17) приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря2019 года № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивныхдокументов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
18) Устав (Основной Закон) Орловской области;
19) Закон Орловской области от 6 июля1999 года № 109-ОЗ «Об архивном деле в Орловской области»;
20) Закон Орловской области от 1 августа 2002 года № 266-ОЗ«О гербе и флаге Орловской области»;
21) Закон Орловской области от 15 апреля 2003 года №319-ОЗ «О правотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области»(далее – Закон Орловской области «О правотворчестве и нормативных правовыхактах Орловской области»);
22) указ Губернатора Орловской области от 28 мая 2015года № 303 «Об утверждении Регламента Губернатора Орловской области» (далее –Регламент Губернатора Орловской области);
23) постановление Правительства Орловской области от17 июня 2015 года № 265 «Об утверждении Регламента Правительства Орловскойобласти» (далее – Регламент Правительства Орловской области);
24) постановление Правительства Орловскойобласти от 31 мая 2019 года № 308 «О правовом обеспечении деятельностиотдельных органов исполнительной государственной власти Орловской области».
При работе сдокументами также используются положения государственных стандартов РоссийскойФедерации и методические рекомендации в сфере делопроизводства, в том числе:
ГОСТ Р7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивноедело. Термины и определения;
ГОСТ Р7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлению документов;
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт РоссийскойФедерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскомуделу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия ипринципы;
Методическиерекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительнаядокументация. Требования к оформлению документов» / Росархив, ВНИИДАД. М.,2018;
Методическиерекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета ииспользования документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов в органах государственной власти, органах местногосамоуправления и организациях. М., 2018.
1.3. ПоложенияИнструкции распространяются на организацию работы с документами независимо отвида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку,обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощьюинформационных технологий. Системы электронного документооборота (системыавтоматизированной обработки документов), применяемые в органах исполнительнойвласти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
ПоложенияИнструкции применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальнойдокументации в части общих принципов работы с документами, а также подготовкидокументов к передаче на архивное хранение.
ДействиеИнструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащимисведения, составляющие государственную тайну.
Порядок рассмотренияобращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц безгражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращенияграждан), и ведение делопроизводства по обращениям граждан осуществляется всоответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
Организацияработы с запросами юридических и физических лиц в органы исполнительной властио предоставлении информации о деятельности соответствующих органовосуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 года №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственныхорганов и органов местного самоуправления».
Организацияработы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных услугосуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
1.4. Формированиеобщих требований к ведению делопроизводства, методическое руководство иконтроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органахисполнительной власти осуществляется Администрацией Губернатора и ПравительстваОрловской области.
Функции,задачи, права и ответственность Администрации Губернатора и ПравительстваОрловской области в части ведения делопроизводства регламентируются положениямиоб Администрации Губернатора
и Правительства Орловской области и его структурном подразделении в сфередокументационного обеспечения. Должностные обязанности сотрудников органовисполнительной власти, отвечающих за организацию работы с документами,устанавливаются их должностными регламентами.
Непосредственноеведение делопроизводства в органах исполнительной власти и их структурныхподразделениях осуществляется помощниками заместителей Губернатора Орловскойобласти, членов Правительства Орловской области, руководителей органовисполнительной власти (далее – помощники руководителей), специалистами приемныхруководителей, секретарями координационных и совещательных органов,специалистами, выполняющими делопроизводственные функции, а также совмещающимивыполнение должностных обязанностей с функциями по ведению делопроизводства.
1.5. Содержаниеслужебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, ихкопий и выписок из них, проектов документов внешним субъектам осуществляетсятолько по согласованию с руководителями соответствующих органов исполнительнойвласти.
1.6. Напериод отпуска, командировки, в случае временной нетрудоспособности, увольненияи перемещения (перевода) сотрудник органа исполнительной власти обязан передатьнаходящиеся у него на исполнении документы (с учетом соблюдения установленныхсроков) в службу делопроизводства для передачи по указанию руководителя иномусотруднику с соответствующей отметкой в регистрационно-учетной форме, а дела,полученные во временное пользование из архива органа исполнительной власти,вернуть в архив.
При увольнении или переводе сотрудника по службесоставляется акт приема-передачи документов и дел. Акт приема-передачихранится в службе делопроизводства, осуществляющей контроль за передачей документов.
1.7. Вслучае утраты служебных документов об этом незамедлительно информируетсяруководитель соответствующего органа исполнительной власти.
1.8. Сотрудникиорганов исполнительной власти несут дисциплинарную и иную установленнуюзаконодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требованийИнструкции.
II. Основные понятия
В Инструкции используются следующие основные понятия:
1) документирование – записьинформации на носителе по установленным правилам;
2) делопроизводство –деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативноехранение и использование документов;
3) документационное обеспечение(управления) – деятельность, обеспечивающая функции управления документами;
4) управление документами –деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов поотношению к документальному фонду органа исполнительной власти;
5) архивное дело – деятельностьгосударственных органов, органов местного самоуправления, организаций и гражданв сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
6) архив (архивохранилище) –подразделение в составе службы документационного обеспечения управления(делопроизводства) органа исполнительной власти, осуществляющее комплектование,учет, хранение и использование архивных документов;
7) документ – зафиксированная на носителе информация среквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
8) архивный документ – материальный носитель сзафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие егоидентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя иинформации для граждан, общества и государства;
9) электронный документ – документированнаяинформация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном длявосприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а такжедля передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки винформационных системах;
10) автор документа – организация, должностное лицо илигражданин, создавшие документ;
11) вид документа – классификационное понятие,обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов попризнаку общности функционального назначения;
12) оформление документа – проставление на документенеобходимых реквизитов;
13) электроннаяподпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другойинформации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образомсвязана с такой информацией и которая используется для определения лица,подписывающего информацию;
14) реквизитдокумента – элемент оформления документа;
15) бланкдокумента – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующимиавтора официального документа;
16) подлинникдокумента – первый или единственный экземпляр документа;
17) копиядокумента – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информациюподлинника документа;
18) завереннаякопия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленнымпорядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
19) обращениегражданина – направленные в государственный орган, орган местногосамоуправления или должностному лицу в письменной форме или в формеэлектронного документа предложение, заявление или жалоба,
а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местногосамоуправления;
20) юридическаясила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия;
21) унифицированнаяформа документа – формуляр документа определенного вида, содержащий постояннуючасть текста;
22)документооборот – движение документов в органеисполнительной власти с момента их создания или получения до завершенияисполнения или отправки;
23) объем документооборота – количество документов,поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенныйпериод;
24) регистрация документа – присвоение документурегистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетнуюформу;
25) документальный фонд – совокупность документов,образующихся в деятельности органа исполнительной власти;
26) архивный фонд – совокупность архивных документов,исторически и /или логически связанных между собой;
27) номенклатура дел – систематизированный переченьзаголовков дел, создаваемых в органе исполнительной власти, с указанием срокових хранения;
28) экспертиза ценности документов – изучениедокументов на основании критериев их ценности для определения сроков хранениядокументов;
29) дело– документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу илиучастку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
30) электронное дело – электронный документ илисовокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные всоответствии с номенклатурой дел;
31)формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии сноменклатурой дел и их систематизация внутри дела;
32) службаделопроизводства – структурное подразделение органа исполнительной власти, накоторое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица,ответственные за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти и ихструктурных подразделениях.
В службуделопроизводства также входят секретари координационных и совещательных органов(комиссий, советов, рабочих групп и т. д.);
33) электронныйобраз документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажномносителе;
34) сканирование документа – получениеэлектронного образа документа;
35) системаэлектронного документооборота (далее также – СЭД) – информационная система,обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку,управление документами и доступ к ним;
36) электронный документооборот –документооборот с использованием автоматизированной информационнойсистемы (системы электронного документооборота);
37)межведомственный электронный документооборот (далее также – МЭДО) – взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральныхорганов государственной власти, органов государственной власти субъектовРоссийской Федерации и иных государственных органов, а также организаций,созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством РоссийскойФедерации;
Иныепонятия, используемые в Инструкции, используются в значениях, определенныхзаконодательством Российской Федерации и Орловской области.
III. Создание документов в органах исполнительной власти
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы,создаваемые в органах исполнительной власти, оформляются на бланках,стандартных листах бумаги, как правило, формата A4 (210 x 297 мм) или в видеэлектронных документов.
Проектыдокументов печатаются с одной стороны листа шрифтом Times New Roman № 14(допускается № 13), начертание обычное (прямое и светлое). При составлениитаблиц, оформлении сносок и примечаний допускается использование шрифта меньшихразмеров.
В рамкахвнутренней переписки между органами исполнительной власти допускается созданиеслужебных писем и приложений к ним на лицевой и оборотной сторонах листа. Придвустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа иправого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Отдельныефрагменты текстов проектов допустимо выделять полужирным, курсивным,разреженным начертанием. Межстрочный интервал – одинарный. Допускаетсянезначительное уменьшение или увеличение межстрочных интервалов междуэлементами текста.
Размерыполей документов составляют:
верхнее инижнее – 20 мм;
левое – 30мм (допускается уменьшение размера до 20 мм, за исключением документов,оформленных на бланке, а также документов длительных(свыше 10 лет) сроков хранения);
правое – 15мм (допускается уменьшение размера до 10 мм, за исключением документов,оформленных на бланке).
3.1.2. При подготовке документов в органахисполнительной власти используются бланки документов. Образцы бланковдокументов разрабатываются на основании нормативных и методических документов всфере делопроизводства и согласовываются первым заместителем Губернатора иПредседателя Правительства Орловской области – руководителем АдминистрацииГубернатора и Правительства Орловской области.
Бланки могутиспользоваться в цветном и одноцветном (как правило, черном или синем)варианте.
Цветныебланки изготавливаются типографским способом или средствами оперативнойполиграфии, одноцветные – с помощью компьютерной техники.
Бланки писемГубернатора и Правительства Орловской области нумеруются типографским способом,с помощью компьютерной техники или нумератором. Порядковый номер проставляетсяв нижней части оборотной стороны бланка.
При переносетекста письма на бланк исполнитель указывает порядковый номер бланка в нижнейчасти оборотной стороны проекта, оформленного на стандартном листе бумаги.
3.1.3. Ворганах исполнительной власти используются следующие виды бланков документов:
бланкиправовых актов Губернатора Орловской области, Правительства Орловской области,органов исполнительной власти;
бланки писемдолжностных лиц, органов исполнительной власти и их структурных подразделений;
общие бланкидолжностных лиц, органов исполнительной власти;
бланкикоординационных и совещательных органов.
Принеобходимости могут использоваться бланки других видов документов.
3.1.4. Бланкидокументов органов исполнительной власти разрабатываются на основе углового илипродольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизитыбланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листавдоль верхнего поля.
3.1.5. Бланкиимеют следующие реквизиты:
1) длябланка правового акта:
изображениегерба Орловской области;
полноенаименование органа исполнительной власти;
виддокумента;
отметки дляпроставления даты и регистрационного номера;
местосоставления (издания) документа;
2) длябланка письма:
изображениегерба Орловской области;
полное и,при наличии, сокращенное наименование органа исполнительной власти, егоструктурного подразделения, координационного или совещательного органа,наименование должности лица, подписавшего документ;
справочныеданные об органе исполнительной власти (его структурном подразделении,координационном или совещательном органе): почтовый адрес, номера телефона,факса, адрес электронной почты, другие сведения;
отметки дляпроставления даты и регистрационного номера;
отметки дляссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;
3) дляобщего бланка:
изображениегерба Орловской области;
полноенаименование органа исполнительной власти;
отметки дляпроставления даты и регистрационного номера;
местосоставления (издания) документа.
Общие бланкииспользуются при подготовке любых видов документов (актов, справок и т. д.),кроме служебных писем.
Образцыбланков документов приведены в приложении 1.
3.1.6. Учетбланков осуществляют сотрудники, ответственные за делопроизводство в органахисполнительной власти. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков вжурнале учета выдачи бланков, в котором указываются следующие сведения:
наименованиевида бланка;
количествоэкземпляров бланков;
номерабланков;
наименованиеструктурного подразделения органа исполнительной власти;
личнаяподпись получателя и ее расшифровка.
Бланкивыдаются специалистами приемных (лицами, ответственными за делопроизводство)сотрудникам органов исполнительной власти под подпись в журнале учета выдачибланков. Передача бланков внешним субъектам, не входящим в систему органовисполнительной власти, не допускается. Испорченные и невостребованные бланкивозвращаются в службу делопроизводства для уничтожения в установленном порядке.
3.1.7. Бланкииспользуются строго по назначению. Ответственность за обеспечение сохранностибланков и правильность их использования несут сотрудники, ответственные заделопроизводство, и руководители структурных подразделений органовисполнительной власти.
3.2. Оформление реквизитов документов
3.2.1. Документы,создаваемые в органах исполнительной власти, имеют установленный составреквизитов, их единообразное расположение и оформление.
3.2.2. Документыорганов исполнительной власти имеют следующий состав реквизитов:
1)изображение герба Орловской области;
2) наименованиеоргана исполнительной власти – автора документа;
3)наименование структурного подразделения – автора документа;
4)наименование должности лица – автора документа;
5)справочные данные об органе исполнительной власти;
6)наименование вида документа;
7) датадокумента;
8)регистрационный номер документа;
9) ссылка нарегистрационный номер и дату поступившего документа;
10) местосоставления (издания) документа;
11) грифограничения доступа к документу;
12) адресат;
13) грифутверждения документа;
14) заголовокк тексту;
15) текстдокумента;
16) отметкао приложении;
17) грифсогласования документа;
18) виза;
19) подпись;
20) отметкаоб электронной подписи;
21) печать;
22) отметкаоб исполнителе;
23) отметкао заверении копии;
24) отметкао поступлении документа;
25)резолюция;
26) отметкао контроле;
27) отметкао направлении документа в дело.
Составреквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кромеперечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с нимимогут использоваться другие реквизиты, например, отметка об исполнениидокумента, отметки «Срочно», «Подлежит возврату» и другие.
3.2.3. Приоформлении реквизитов следует руководствоваться следующими правилами.
3.2.3.1. Изображениегерба Орловской области воспроизводится в соответствии с Законом Орловскойобласти от 1 августа 2002 года № 266-ОЗ «О гербе и флаге Орловской области».
На бланкахдокументов органов исполнительной власти изображение герба Орловской областипомещается на верхнем поле посередине зоны, занятой реквизитом «Наименованиеоргана исполнительной власти» («Наименование должности лица, подписавшегодокумент»).
3.2.3.2. Наименование органа исполнительной власти– автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию,установленному положением об органе исполнительной власти.
Сокращенноенаименование органа исполнительной власти, при его наличии, помещают в скобкахпод полным наименованием.
3.2.3.3. Наименованиедолжности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностныхлиц (в составе реквизитов).
3.2.3.4. Справочныеданные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают всебя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты,Интернет-адрес. Справочные данные могут содержать иные сведения. Почтовый адресуказывается в соответствии с Почтовыми правилами.
3.2.3.5. Наименованиевида издаваемого документа (УКАЗ, ПРИКАЗ, АКТ) включается в бланксоответствующего вида документа или указывается составителем при подготовкедокумента.
Наименованиевида и разновидности документа не указывается в письмах.
3.2.3.6. Местосоставления или издания документа (г. Орёл) указывается в бланкахдокументов органов исполнительной власти, за исключением бланков писем.
3.2.3.7. Датойдокумента является дата его подписания (правовые акты), утверждения (планы,графики), события, зафиксированного в документе (протоколы). Датой документа,издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата болеепоздней подписи.
Датадокумента проставляется должностным лицом, службой делопроизводства илинепосредственно составителем при подготовке документа (например, заявления).
Датудокумента оформляют цифровым (для писем) и словесно-цифровым (для правовыхактов, протоколов) способами. При оформлении доверенности, как правило,используется словесный способ оформления даты.
При цифровомспособе дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: деньмесяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр,разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами: 18.03.2020.
Присловесно-цифровом способе месяц и год указывают словами: 18 марта 2020 года(г.).
3.2.3.8. Регистрационный номерприсваивается документу, как правило, после его подписания (утверждения) исостоит из порядкового номера, который может быть дополнен буквенными ицифровыми обозначениями.
Регистрационныйномер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертойрегистрационных номеров, присвоенных органамигосударственной власти – авторами документа и расположенных впоследовательности, соответствующей указанию наименований органовуправления государственной власти в заголовочной части документа.
3.2.3.9. Ссылкана исходящий регистрационный номер и дату документа включается в составреквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовкеписьма-ответа. Наличие данного реквизита исключает необходимость указанияномера и даты поступившего документа в тексте письма.
3.2.3.10. Реквизит «Адресат»проставляется в верхней правой части документа; строки реквизита центруются относительно самой длинной строки.
Фамилия иинициалы адресата, почтовый адрес отделяются от остальных частей реквизитамежстрочным интервалом. В реквизите «Адресат» перенос слов не рекомендуется.
Приадресовании документа в орган государственной власти, орган местногосамоуправления, организацию или структурное подразделение (без указаниядолжностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Правительство
Российской Федерации
или:
Департамент
образования Орловской области
Допускаетсяиспользовать официально принятые сокращенные наименования органовгосударственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Приадресовании документа руководителю органа государственной власти, органаместного самоуправления, организации должность руководителя указывается вдательном падеже и включает наименование органа государственной власти, органаместного самоуправления, организации, фамилию и инициалы должностного лица,например:
Руководителю Федеральной
службы по труду и занятости
Фамилия И. О.
или:
Директору ООО «Прогресс»
Фамилия И. О.
ул. Ленина, д. 65а, г. Ливны,
Орловская обл., 302530
Кроменаименования должности, могут указываться дополнительные сведения – воинскоезвание, ученая степень и т. д.
Приадресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовыйадрес, например:
Фамилия И. О.
ул. Советская, д. 1, кв. 38,
г. Орёл, 302006
Почтовыйадрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности,установленной Почтовыми правилами. При оформлении адреса используютсяобщепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), пер.(переулок), наб. (набережная), корп. (корпус), кв. (квартира). При литерномнаписании номеров букву не отделяют пробелом от цифры (д. 25а).
Почтовыйадрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственнойвласти, другие федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органыв Орловской области, органы государственной власти Орловской области, органыместного самоуправления муниципальных районов и городских округов Орловскойобласти. В иных случаях требуется указание почтового адреса исполнителемдокумента.
При отправкеписьма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте)почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронныйадрес (номер телефона/факса).
Документможет содержать не более четырех адресатов (при этом слово «копия» передвторым, третьим и четвертым адресатами не указывают). При большем количествеадресатов готовится один экземпляр письма, наименование адресатов указывается вобобщенной форме, при необходимости прилагается список рассылки с указаниемпочтовых адресов, составленный и подписанный исполнителем.
Ответственностьза правильное указание названий органов государственной власти, организаций,должностей, почтовых адресов несет исполнитель.
3.2.3.11. Наименованиедокумента (заголовок к тексту документа) должно быть кратким и точно передаватьсодержание документа. Заголовок к тексту согласуется с наименованием видадокумента, например:
указ,постановление, письмо – о чем?
регламент,правила, порядок – чего?
рекомендации,инструкция – по чему?
Заголовок составляетсяисполнителем к проектам нормативных правовых актов и иных документов.
Заголовок ктексту оформляется под реквизитами бланка. В проектах правовых актов заголовокоформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом без абзацногоотступа, служебных писем – у края левого поля страницы. Текст заголовкапечатается без переносов и знаков препинаний в конце заголовка, в кавычки незаключается.
3.2.3.12. Текстыдокументов в органах исполнительной власти составляются на русском языке в соответствиис Федеральным законом «О государственном языке Российской Федерации».
Использованиебуквы ё является обязательным в следующих случаях:
1) вименах собственных – фамилиях, именах, отчествах, наименованиях органовгосударственной власти,органов местного самоуправления и организаций, географических названияхи др. (например: Фёдоров, Неёлова, Дежнёв, Вёшенская, Олёкма);
2) дляпредупреждения неверного прочтения и понимания слова (например: всё, нёбо,лётом, совершённый, в отличие соответственно от слов все, небо, летом,совершенный), в том числе для указания на место ударения в слове (например:вёдро, узнаём в отличие от ведро, узнаем).
В остальныхслучаях рекомендуется употребление буквы е вместо ё.
Текстдокумента должен содержать достоверную, аргументированную, логически играмматически согласованную информацию, излагаться современным русскимлитературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, видадокумента и его назначения в управленческой деятельности.
Содержаниедокумента должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. В текстахдокументов возможно использование общепринятых или официально утвержденныхсокращений.
В текстахпроектов нормативных правовых актов, как правило, употребляются полныеофициальные наименования органов государственной власти, органов местногосамоуправления и организаций, в текстах проектов ненормативных (индивидуальных)правовых актов допускается указывать их сокращенные официальные наименования.
Многословныеназвания органов государственной власти, документов и пр. допускается припервом употреблении приводить полностью, при этом в скобках указыватьсокращенный вариант, который будет употребляться в последующем тексте.
Приподготовке проектов документов применяется принцип единообразия в оформленииоднородных элементов.
Текстыдокументов излагаются:
от 1-го лицаединственного числа: прошу..., постановляю...;
1-го лицамножественного числа: просим рассмотреть вопрос...;
3-го лицаединственного числа: Правительство Орловской области постановляет...
В совместныхдокументах текст излагается от 1-го лица множественного числа: приказываем...
В текстахнормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени,придающие тексту предписывающий характер, например:
«Нормативныепредписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами сточкой и заголовков не имеют».
При ссылкахна нормативные правовые акты и иные документы указываются вид документа,наименование органагосударственной власти, издавшего документ, дата принятия илиутверждения документа, его регистрационный номер, а также наименованиедокумента, заключенное в кавычки, без знаков препинания между реквизитами,например:
«Всоответствии с постановлением Правительства Орловской области от 30 января 2020года № 41 «О признании утратившими силу отдельных нормативных правовых актовОрловской области».
Датыправовых актов оформляются словесно-цифровым способом, например: «1 апреля 2020года».
Если текстсодержит несколько положений, поручений, решений и др., в тексте выделяютсяразделы, главы, пункты, подпункты, абзацы.
Разделынумеруются римскими цифрами, главы – арабскими. Разделы и главы имеютнаименования, которые начинаются с прописной буквы. Пункты и подпунктызаголовков не имеют. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются спрописной буквы и заканчиваются точкой. Подпункты нумеруются арабскими цифрамиили строчными буквами с закрывающей круглой скобкой в пределах одного пункта,начинаются со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой (последнийподпункт заканчивается точкой). Абзацы нумерации не имеют, в тексте правовогоакта их, как правило, не более пяти. При сложной структуре текста пункты могутиметь многоступенчатую нумерацию арабскими цифрами, разделяемыми точками. Текст(его отдельные элементы) в зависимости от содержания может разделяться набольшее количество абзацев.
Требования ктекстам распространяются на приложения, являющиеся составной (неотъемлемой)частью документов. Если приложений два или более, они нумеруются арабскими цифрамибез знака номера. Наименование приложения располагается по центру без абзацногоотступа, первое слово заголовка («положение», «порядок» и т. д.) печатаетсяпрописными буквами.
Приформировании составов межведомственных координационных и совещательных органов(комиссий, советов, рабочих групп и т. д.) с участием представителейфедеральных органов власти, органов местного самоуправления, организацийфамилии должностных лиц располагаются в следующем порядке:
председатель(руководитель);
заместитель председателя(руководителя);
секретарь;
членыформируемого органа в алфавитном порядке.
Фамилиидолжностных лиц и сотрудников органов исполнительной власти в составекоординационных и совещательных органов, а также иных перечней, формируемых безпривлечения представителей внешней стороны, указываются в соответствии сослужебной иерархией, фамилии должностных лиц одного уровня – в алфавитномпорядке. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются послефамилии.
В текстдокумента могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным вименительном падеже. Подзаголовки должны быть грамматически согласованы сзаголовками. Заголовки и текст боковой части таблицы начинаются с прописнойбуквы, подзаголовки и заполняемая часть таблицы – со строчной. Знаки препинанияв конце текста в ячейках таблицы не ставятся. В заполняемой части таблицытекстовые элементы выравниваются по ширине или левому краю, цифровые – поцентру в верхней части ячеек. Наименования единиц измерения приводятся, какправило,
в скобках и пишутся в родительном падеже множественного числа (тыс. рублей).Одинаковые текстовые элементы в графах допускается заменять графическимиэлементами (-//-), повторяющиеся цифры заменять нельзя. После слов «всего»,«итого» двоеточие не ставится. Если таблица размещается более чем на однойстранице, графы таблицы нумеруются, на второй и последующих страницах взаголовочной части печатаются только номера граф.
При наличиив тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой ввиде верхнего индекса (если сносок более трех). Текст сноски печатается через 1межстрочный интервал под чертой в конце страницы (при постраничной нумерациисносок) или после приложения (при сквозной нумерации). После символа сноски еетекст печатается с прописной буквы, в конце ставится точка. Примечания даются вконце приложения (если есть сноски, то после них). Текст примечания оформляетсяв виде предложений после слова «Примечание». При наличии нескольких примечанийони нумеруются.
При созданиидокумента на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстояниине менее 10 мм от верхнего края листа, номер на первой странице не ставится.Страницы приложений нумеруются отдельно, при сложной структуре документаприложения к приложениям могут иметь сквозную нумерацию страниц.
Правилаупотребления прописных и строчных букв приводятся в приложении 2.
Правилакомпьютерного набора текста представлены в приложении 3.
3.2.3.13. Отметкао приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений кправовым актам и другим документам.
Всопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма сабзацным отступом от границы левого поля. Если приложение названо в текстеписьма, в отметке о приложении указывается количество листов и экземпляровприложения, например:
Приложение:на 3 л. в 1 экз.
При наличиинескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываетсянаименование каждого приложения, количество листов и экземпляров, например:
| Приложения: | 1. Заключение на проект... на 3 л. в 1 экз. 2. Информация... на 2 л. в 1 экз. |
Еслиприложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Еслиприложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о егоналичии оформляют следующим образом:
Приложение:на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Еслиприложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащиеинформацию конфиденциального характера, отметка
о приложении оформляется следующим образом:
Приложение:справка..., для служебного пользования, на 2 л. в 1 экз.
На самомприложении отметка о приложении проставляется на первом листе в правом верхнемуглу. Если приложений несколько, они нумеруются. Если приложение одно, оно ненумеруется.
В отметке оприложении к правовому акту указывается наименование вида документа, его дата иномер, строки реквизита центруются относительно самой длинной строки:
Приложение к указу
Губернатора Орловской области
от ________________ 2020 г. № ___
3.2.3.14. Согласование проектадокумента с другими органами государственной власти, органами местногосамоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются(далее – представители внешней стороны), оформляется грифом согласования иявляется обязательным в соответствии с пунктом 5.9 Регламента ГубернатораОрловской области и пунктом 5.9 Регламента Правительства Орловской области.
Проектдокумента может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколомколлегиального органа, листом согласования или служебным письмом, например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Управления Роспотребнадзора по Орловскойобласти
Подпись И. О. Фамилия
Дата
или:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минкультуры России
от 26.02.2020 № 01-18/115
Грифсогласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полюдокумента.
Еслисодержание документа затрагивает интересы нескольких органов государственнойвласти, органов местного самоуправления и организаций, грифы согласования могутрасполагаться на отдельном листе согласования.
Согласованиепроектов правовых актов Губернатора Орловской области и Правительства Орловскойобласти с представителями внешней стороны осуществляется посредствомнаправления служебных писем данным представителям и подтверждается получениемответного письма с положительным решением, либо посредством оформления листасогласования, с проставлением на оборотной стороне проекта ниже реквизита«Визы» отметки «Лист согласования прилагается».
Образецлиста согласования представлен в приложении 4.
3.2.3.15. Согласованиепроекта документа с должностными лицами и специалистами органов исполнительнойвласти оформляется визой. Согласование с руководителями, сферу ведения которыхзатрагивает содержание проекта, является обязательным.
Визавключает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.При необходимости может указываться наименование должности лица, визирующегодокумент, например:
РуководительДепартамента...
Подпись И. О. Фамилия
Дата
или:
| _____________________ (подпись) | И. О. Фамилия | _________________2020 г. (дата) |
Согласованиепроектов правовых актов Губернатора Орловской области и Правительства Орловскойобласти осуществляется в соответствии с пунктом 4.8 Регламента ГубернатораОрловской области и пунктом 4.8 Регламента Правительства Орловской области.
Навнутренних документах визы могут проставляться на лицевой стороне последнеголиста документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Висключительных случаях (при значительном количестве приложений, не содержащихнормативных положений) возможно оформление листа согласования приложений кпроекту документа. Также возможно полистное визирование документа и егоприложений.
Проставлениевизы означает согласие должностного лица с содержанием документа.
При наличиизамечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняетсясоответствующим указанием, например:
Замечанияприлагаются (Согласовано с учетом замечаний и др.)
Подпись И. О. Фамилия
Дата
Замечания,особые мнения, дополнения оформляются на отдельном листе, подписываются иприкладываются к проекту.
Послеустранения замечаний, урегулирования спорных вопросов виза дополняетсясоответствующей записью (замечания сняты, учтены и др.).
При внесениисущественных изменений проект подлежит повторному визированию. Если в проектвносятся изменения, не меняющие его содержания, повторного визирования не требуется.
3.2.3.16. Всостав подписи должностного лица входят: наименование должности лица,подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименованиедолжности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы ифамилия). Наименование должности и расшифровка подписи располагаются у левого иправого полей без абзацного отступа, наименование должности оформляетсяцентрованным способом.
Документы набумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя органаисполнительной власти или уполномоченного им должностного лица. В необходимыхслучаях подпись руководителя или уполномоченного им лица заверяется печатьюоргана исполнительной власти.
Электронныедокументы, направляемые в органы государственной власти и органы местногосамоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписьюруководителя органа исполнительной власти, порядок применения которой установленФедеральным законом «Об электронной подписи» и иными нормативными правовымиактами Российской Федерации.
Недопускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косойчерты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которогооформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместительруководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иноедолжностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с установленнымраспределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица,подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документмогут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
Приподписании документа лицом, в соответствии с правовым актом исполняющимобязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, временнаянетрудоспособность, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И. о.(наименование должности) Подпись И. О. Фамилия
или:
Исполняющийобязанности
(наименованиедолжности) Подпись И. О. Фамилия
Приподписании документа несколькими должностными лицами
их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующейиерархии должностей.
При подписаниидокумента двумя лицами, равными по должности, подписи располагают на одномуровне. При подписании документа тремя и более лицами, равными по должности,используется комбинированный способ расположения подписей.
3.2.3.17. Грифутверждения проставляется в верхнем правом углу документа и состоит из словаУТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, инициалов и фамилии, даты,например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Департамента...
Подпись И. О. Фамилия
Дата
Приутверждении документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО,согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (порядок –утвержден, инструкция – утверждена, положение – утверждено), наименования видадокумента в творительном падеже, его даты и номера.
3.2.3.18. Печатьявляется способом подтверждения подлинности подписи должностного лица надокументе.
Печатьставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иныминормативными правовыми актами, на свободном от текста месте, не захватывая личнойподписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименованиядолжности лица, подписавшего документ.
Вдокументах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится вместе, обозначенном отметкой МП, или иным образом.
Оттиск проставляемойпечати должен быть хорошо читаемым.
Органыисполнительной власти применяют печати с изображением Государственного гербаРоссийской Федерации, герба Орловской области и простые печати.
Печатиизготавливаются в строго ограниченном количестве и используются в служебныхцелях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимаютруководители органов исполнительной власти.
Заявка наизготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих органахисполнительной власти (структурных подразделениях).
В случаеслужебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной властидопускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
Печатьюзаверяются подписи руководителей и иных должностных лиц, которым предоставленысоответствующие полномочия, согласно распоряжению Губернатора Орловской областиот 6 февраля 2015 года № 7-р, иным нормативным документам.
Учет печатейи штампов (устройств прямоугольной формы для проставления отметок справочногохарактера о получении, регистрации, прохождении, контроле документов и др.)осуществляет служба делопроизводства соответствующего органа исполнительнойвласти в журнале с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей иштампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).
Выдачапечатей и штампов лицам, персонально ответственным за их использование ихранение, осуществляется под подпись в журнале учета печатей и штампов.
Журнал учетапечатей и штампов должен содержать следующие графы:
1)порядковый номер, дата получения печати (штампа);
2)наименование, оттиск печати (штампа);
3) должностьсотрудника, получившего печать (штамп), с указанием органа исполнительнойвласти и его структурного подразделения;
4) подписьсотрудника и ее расшифровка;
5) датавозврата печати (штампа);
6) подписьсотрудника, принявшего печать (штамп);
7) дата иномер акта об уничтожении печати (штампа).
Гербовыепечати хранятся в запираемых сейфах. Передача печатей посторонним лицамзапрещается.
Печати иштампы, пришедшие в негодность и (или) утратившие значение, подлежат возвратупо месту выдачи, где уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журналеучета.
Ответственностьза законность использования и надежность хранения печатей с изображениемГосударственного герба Российской Федерации, герба Орловской областивозлагается на руководителей органов исполнительной власти, простых печатей –на руководителей структурных подразделений органов исполнительной власти.
3.2.3.19. Длясвидетельствования верности копии (выписки
из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки
из документа), на свободном месте под текстом (ниже реквизита «Подпись»)оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно»,наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровкуподписи, дату заверения; печать, например:
Верно
Начальникотдела Подпись И. О. Фамилия
Дата Печать
При необходимости листы многостраничных копий(выписок из документа) прошиваются и нумеруются, на оборотной сторонепоследнего листа копии (выписки из документа) делается отметка следующегосодержания:
Прошито,пронумеровано, скреплено печатью
______________________(__________________________)листов.
(указываетсяколичество листов цифрами и прописью)
Должность Подпись И. О. Фамилия
Дата Печать
Допускаетсязаверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка озаверении копии может проставляться с использованием штампа. Печатьпроставляется, как правило, при представлении копии или выписки из документа вдругой орган государственной власти, орган местного самоуправления,организацию.
3.2.3.20. Отметкаоб исполнителе документа оформляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнеголиста документа.
В рамкахпереписки между органами государственной власти, органами местногосамоуправления, организациями при направлении служебных писем двум и болееадресатам допускается оформление отметки об исполнителе
в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа.
Отметка обисполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя (полностью), номер еготелефона, например:
Иванов Александр Борисович
47-58-76
Отметка обисполнителе может дополняться наименованием должности, структурногоподразделения и электронным адресом исполнителя.
В письмах,направляемых в другие регионы, указывается телефонный код г. Орла: +7 (4862).
Вдокументах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляетсяна обороте последнего листа каждого экземпляра документа.
Отметка обисполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтомменьшего размера.
3.2.3.21. Указанияпо исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (взаголовочной части документа) или на бланке резолюции.
Припоступлении документа в электронном виде сведения о резолюции (исполнитель,содержание поручения, срок исполнения) вносятся в электронную регистрационнуюкарточку документа в системе электронного документооборота (далее – ЭРК), послечего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копиидокумента).
Указания поисполнению включают: фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (принеобходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Морозову Н.В.
Прошуподготовить ответ к 30.04.2020.
Подпись Дата
Резолюция«Доложите» («Доклад») и другие аналогичные указания означают необходимостьустного информирования должностного лица о результатах исполнения.
3.2.3.22. Отметкуо контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощьюпометки «К» («Контроль»), штампа «Контроль» или иным способом на верхнем поледокумента справа.
3.2.3.23. Отметкаоб исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения обисполнении, при необходимости – ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего об исполнении, слова «В дело», подпись руководителя и дату.
Отметка обисполнении документа, подлежащего контролю, проставляется (подписывается)руководителем, поставившим документ на контроль.
3.2.3.24. Отметкао конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию,относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Пометка«Для служебного пользования» проставляется в правом верхнем углу первого листадокумента и может дополняться указанием номера экземпляра документа (например:№ 21 ДСП).
3.2.3.25. Отметкао поступлении документа в орган исполнительной власти содержит очереднойпорядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы иминуты).
Отметка опоступлении документа, а также отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежитвозврату» и др. могут быть проставлены в виде штампа.
3.2.3.26. Отметкаоб электронной подписи используется при визуализации электронного документа,подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
месторазмещения отметки об электронной подписи должно соответствовать местуразмещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажномносителе;
элементыотметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображениидокумента в натуральном размере;
элементыотметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться другна друга;
элементыотметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документаи другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка обэлектронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерациивключает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификатаключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срокдействия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписиможет включать изображение герба, эмблемы органа исполнительной власти.
IV. Оформление документов ворганах исполнительной власти
4.1. Состав документов органов исполнительной власти
4.1.1. Вдеятельности органов исполнительной власти создается комплекс документов, в томчисле: правовые акты, договоры (соглашения), протоколы мероприятий, служебныеписьма, другие документы.
Решениянормативного или индивидуального (оперативно-распорядительного) характераоформляются правовыми актами.
Коллегиальнообсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах.
Взаимные обязательства органов исполнительнойвласти с контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров,соглашений, иных документов.
Внешнее ивнутреннее (в органах исполнительной власти) взаимодействие осуществляетсяпосредством служебной переписки.
Взависимости от конкретных задач в деятельности органов исполнительной властисоздаются другие виды документов.
4.1.2. Ворганах исполнительной власти могут приниматься документы совместно с другимиорганами государственной власти и организациями по вопросам, представляющимвзаимный интерес и входящим в компетенцию каждой стороны. Такие актыоформляются как единый документ в количестве экземпляров, соответствующем числусторон.
4.2. Правовые акты, договоры и соглашения
4.2.1. Порядокподготовки, оформления, прохождения проектов правовых актов, договоров исоглашений, а также регистрации, хранения принятых правовых актов и направленияих копий адресатам осуществляется в соответствии с Законом Орловской области «Оправотворчестве и нормативных правовых актах Орловской области», РегламентомГубернатора Орловской области, Регламентом Правительства Орловской области,иными нормативными правовыми актами, Инструкцией.
4.2.2. Проекты правовых актовимеют следующие реквизиты:
видправового акта;
наименование(при наличии);
текст;
подписьдолжностного лица.
4.2.3.Указание вида правового акта оформляется в правом верхнем углу проекта,выделяется полужирным и курсивным начертанием, например:
Проект указа Губернатора Орловской области
4.2.4. Наименование(заголовок) в краткой форме отражает основное содержание проекта правовогоакта, формулируется в форме вопроса «о чем?» издан документ. При размещениипроекта на бланке заголовок отделяется от последнего реквизита бланка не менеечем на 1 см.
4.2.5. Текстотделяется от наименования двойным межстрочным интервалом, начинается сабзацного отступа и выравнивается по ширине.
Текстоваячасть может состоять из констатирующей части – преамбулы и постановляющей(распорядительной) части, разделяемых одним межстрочным интервалом.
Преамбулаобъединяет предписания проекта общей целевой направленностью, содержитсоциально-экономические предпосылки и правовые основания принятия проекта –ссылки на правовые акты большей или равной юридической силы.
Преамбулаявляется рекомендуемой частью правового акта и может отсутствовать, еслипредписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Преамбула в проектах указовзавершается словом «постановляю:»,постановлений – словами «Правительство Орловской области постановляет:», приказов – словом «приказываю:». При этом завершающее словопечатается строчными буквами разреженным шрифтом (интервал 2 пт). Приотсутствии преамбулы текст постановления начинается со слов «ПравительствоОрловской области постановляет:»,указа и приказа – непосредственно с постановляющей (распорядительной) части.
Постановляющая(распорядительная) часть – основная содержательная часть документа, котораяпредписывает конкретные действия, обязательные для исполнения. Правовыепредписания должны быть изложены ясно, точно и недвусмысленно, исключаявозможность произвольного или неверного толкования текста. Воспроизведениеположений иных правовых актов в текстах подготавливаемых проектов недопускается.
Постановляющая(распорядительная) часть может разделяться на пункты, подпункты и абзацы.Постановляющая часть, состоящая из одного пункта, не нумеруется.Распорядительная часть, состоящая из одного предписания, после преамбулы (приее наличии) на новую строку не выносится, двоеточие в конце преамбулы неставится.
Положения опризнании утратившими силу иных правовых актов (их структурных единиц),внесении в них изменений, опубликовании, вступлении в силу, возложении контроляза их исполнением указываются в завершающей части проекта.
4.2.6. Реквизит«Подпись» отделяется от текста двумя или тремя межстрочными интервалами.Наименование должности в правовых актах Губернатора и Правительства Орловскойобласти указывается полностью, в правовых актах органов исполнительной властиможет указываться в сокращенной форме.
4.2.7. Утверждаемые документы (какправило, положения, регламенты, правила, инструкции, списки, графики, таблицы,графические данные и т. д.) в обязательном порядке прилагаются к проектамправовых актов.
При наличииприложений на них обязательно делается ссылка в тексте правового акта.Наименование приложения должно совпадать с его наименованием, приведенным втексте проекта правового акта. Если приложений два или более, они нумеруютсяарабскими цифрами без знака номера. На приложении в верхнем правом углу послеслова «Приложение» делается ссылка на вид правового акта, оставляются поля длядаты и номера. Все составные части реквизита центрируются относительно самойдлинной строки. Через два межстрочных интервала печатается заголовок приложения,через один межстрочный интервал после заголовка печатается текст.
Приложениеможет делиться на разделы, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов вприложении правового акта, как правило, сквозная (пункты нумеруютсяпоследовательно от начала до конца приложения независимо от разделов). Присложной структуре текста разделы могут делиться на главы, нумерация глав ипунктов может быть раздельной в пределах раздела и главы соответственно.
4.2.8. Наоборотной стороне последнего листа проекта правового акта и каждого приложенияк нему, включая приложения к приложениям, располагаются:
наименованиеоргана исполнительной власти (для приказов – наименование структурногоподразделения) с указанием инициалов и фамилии руководителя (в скобках) – вверхней части центрованным способом;
поля дляпроставления виз – в центральной части страницы;
отметка обисполнителе (исполнителях) – в левом нижнем углу.
Образецоформления оборотной стороны проекта правового акта представлен в приложении 5.
4.2.9. Проектыприказов органов исполнительной власти визируются руководителями структурныхподразделений, подготовивших проект правового акта, а также руководителямиструктурных подразделений, чью сферу ведения затрагивает подготовленный проектправового акта.
4.2.10. Кпроектам правовых актов Губернатора Орловской области и Правительства Орловскойобласти, представляемым на подписание, прилагаются следующие документы:
1) пояснительнаязаписка;
2) листысогласования с заместителями Председателя Правительства Орловской области, членамиПравительства Орловской области – руководителями департаментов Орловскойобласти, иными руководителями органов исполнительной государственной власти,сферу ведения которых затрагивает подготавливаемый проект;
3) вслучае необходимости согласования проекта правового акта с представителямивнешней стороны – листы согласования либо письма с подтверждением осогласовании представителямивнешней стороны;
4) списокрассылки (приложение 6);
5) листпрохождения (приложение 7);
6) заключениеоб оценке регулирующего воздействия указанного проекта (в случаях, определенныхутвержденным Правительством Орловской области порядком проведения оценкирегулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Орловскойобласти, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской иинвестиционной деятельности);
7) вслучае необходимости – иные документы, послужившие основанием для подготовкипроекта правового акта (служебные письма, копии правовых актов или выписки изних).
4.2.11. Пояснительные записки кпроектам правовых актов Губернатора и Правительства Орловской областисоставляются с соблюдением следующих требований:
текстпояснительной записки в простой и лаконичной форме раскрывает сущность иоснования подготовки проекта, его важнейшие положения;
в пояснительнойзаписке указываются целевая направленность и практическая значимость проектаправового акта, информация о необходимости финансирования за счет средствобластного бюджета и (или) иных источников, возможные социально-экономические ииные последствия принимаемых решений, информация об оценке регулирующеговоздействия проекта правового акта при ее наличии;
пояснительнаязаписка, как правило, содержит ссылки на законодательные и иные нормативныеправовые акты, послужившие основанием подготовки проекта правового акта, суказанием их последней редакции и даты вступления в силу.
Пояснительнаязаписка подписывается руководителем органа исполнительной власти,ответственного за подготовку проекта.
4.2.12. Правовыеакты (подлинные экземпляры) после их подписания руководителем органаисполнительной власти или уполномоченным им должностным лицом передаются вслужбу делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти длярегистрации и хранения. Принятым правовым актам присваиваются регистрационные номерав зависимости от вида и содержания последовательно в пределах календарногогода.
В видеэлектронных копий правовые акты органа исполнительной власти могут включаться в СЭД, заисключением правовых актов, содержащих сведения ограниченного доступа.
Копииправовых актов на бумажном носителе заверяются соответствующей печатью инаправляются заинтересованным лицам в соответствии со списком рассылки,составленным и подписанным исполнителем.
Копииправовых актов могут доводиться до сведения заинтересованных лиц в электроннойформе всоответствии со списком рассылки, составленным и подписанным исполнителем.
4.3. Протокол заседания (совещания)
4.3.1. Протоколзаседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный дляфиксации хода рассмотрения вопросов и принятых по ним решений на совещаниях изаседаниях коллегиальных, совещательных, координационных и иных органов.
Протоколсоставляется на основании записей, произведенных во время заседания(совещания), представленных текстов докладов и выступлений, справок, проектоврешений и других материалов в срок не более 3 рабочих дней с даты проведениямероприятия.
Протоколымогут издаваться в полной или краткой форме, при последней ход обсуждениявопроса опускается и фиксируется только принятое по нему решение.
4.3.2. Текстполного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Вовводной части указываются инициалы, фамилии председателя(председательствующего), секретаря, присутствующих и, при необходимости,приглашенных лиц. При значительном количестве присутствующих к протоколуприлагается список, во вводной части протокола делается соответствующая ссылка(«Список присутствующих прилагается»). Должности могут указываться в обобщеннойформе.
Вводнаячасть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень вопросов,перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждомурассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О»(«Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основнаячасть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.Текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – решили. Основноесодержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагаетсяк нему в виде отдельных материалов, при этом делается отметка «Текствыступления прилагается».
Решениевносится в текст протокола на основании записей, сделанных в ходе мероприятия(аудиозаписи), с учетом предварительно подготовленного проекта решения, иныхматериалов. Решение строится по схеме: содержание, ответственные, срокиисполнения. При необходимости приводятся итоги голосования: «За –..., против–..., воздержалось –...». Содержание особого мнения, высказанного во времяобсуждения, записывается после соответствующего решения.
Решениесодержит поручения руководителей подчиненным им должностным лицам всоответствии со структурой органов исполнительной власти, неподчиненным лицам –по согласованию с их руководителями, внешним субъектам – в рекомендательномпорядке.
4.3.3. Тексткраткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываютсяинициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря,присутствующих, а также приглашенных лиц.
Слово«Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается. Нижепечатаются наименования должностей присутствующих, справа от них – инициалы ифамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
РуководительДепартамента... - И. О.Фамилия
Руководителиобщественных организаций - И. О. Фамилия
И. О. Фамилия
И. О. Фамилия
В основнойчасти протокола указываются вопросы в соответствии с повесткой дня и принятыепо ним решения.
Наименованиевопроса нумеруется римской или арабской цифрой, печатается центрованнымспособом и подчеркивается одной чертой. Под чертой указываются инициалы ифамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затемуказываются принятые по вопросу решения.
4.3.4. Протоколсоставляется секретарем координационного или совещательного органа, помощникомруководителя либо ответственным специалистом по указанию руководителя спривлечением, в случае необходимости, специалистов по рассмотренным назаседании (совещании) вопросам. Протокол подписывается председательствующим.
Протоколамприсваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждойгруппе протоколов: протоколы совещаний у Губернатора Орловской области, иныхдолжностных лиц, заседаний Правительства Орловской области, иных органовисполнительной власти.
Подлинникипротоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии сноменклатурой дел органа исполнительной власти.
Копиипротоколов рассылаются ответственным должностным лицам, которым даны поручения,а также иным заинтересованным сторонам в соответствии со списком рассылки,который составляет и подписывает исполнитель. Принятые решения могут доводитьсядо исполнителей в виде выписок из протоколов. Копии протоколов на бумажномносителе и выписки из них заверяются печатью.
Копиипротоколов (выписки из протоколов) могут доводиться в электронной форме досведения ответственных должностных лиц, которым даны поручения, а также иныхзаинтересованных сторон в электронной форме или размещаться в государственнойспециализированной информационной системе «Портал Орловской области – публичныйинформационный центр», а также на иных официальных сайтах органовисполнительной власти.
4.3.5.Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующиереквизиты:
виддокумента (слово «протокол» печатается прописными буквами вразрядку, полужирнымшрифтом и выравнивается по центру);
видзаседания, совещания – может включать наименование органа власти, должностноголица, название темы мероприятия (печатается на следующей строке, выделяетсяполужирным шрифтом и выравнивается по центру);
дата и номерпротокола (дата оформляется словесно-цифровым способом, номер обозначаетсяарабскими цифрами);
подпись(отделяется от текста двумя или тремя межстрочными интервалами и включаетнаименование должности председательствующего, его личной подписи, еерасшифровки – инициалов и фамилии).
Образцыоформления протоколов представлены в приложении 8.
4.4. Служебная переписка
4.4.1. Служебнаяпереписка – различные виды официальных документов информационно-справочногохарактера, используемых для обмена информацией в деятельности органовгосударственной власти, органов местного самоуправления, организаций, граждан.
Виды деловойпереписки и их названия различаются в зависимости от способов передачи деловойинформации (по каналам почтовой связи или посредством электросвязи):
1) деловое(служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемыйадресату по почтовой или фельдъегерской связи;
2)телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствамителеграфной связи;
3)факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа(письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильнойсвязи;
4) телефонограмма– документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефоннойсвязи;
5)электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователеминформационно-телекоммуникационной сети. В соответствии с Федеральным законом«Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписаннаяквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом,равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручнойподписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми всоответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование онеобходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
4.4.2. Служебныеписьма органов исполнительной власти (должностных лиц) готовятся:
как отчеты овыполнении поручений Президента Российской Федерации, ПредседателяПравительства Российской Федерации;
ответы назапросы органов государственной власти, органов местного самоуправления,организаций;
исполнениепоручений в рамках рассмотрения обращений граждан по вопросам, относящимся ккомпетенции органов исполнительной власти;
инициативныеписьма.
4.4.3. Служебныеписьма печатаются на бланках установленной формы и имеют следующие реквизиты:
1) датадокумента;
2) регистрационныйномер документа;
3) ссылка наисходящий номер и дату документа адресанта – для ответов;
4) адресат;
5) наименованиедокумента (заголовок к тексту) – для писем значительного объема;
6) текстдокумента;
7) отметка оналичии приложений;
8) виза – напроекте, оформленном на чистом листе бумаги;
9) подписьдолжностного лица;
10) отметкаоб исполнителе.
Направляемаяинформация (приложение к письму) также содержит реквизит «Подпись должностноголица». Приложения к письмам Губернатора Орловской области, ПредседателяПравительства Орловской области подписывают его заместители в соответствии с ихполномочиями.
Письмафинансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяютсяпечатью. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения,проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
4.4.4.Ведение служебной переписки в органах исполнительной власти осуществляется всоответствии с пунктами 11.1–11.3 Регламента Губернатора Орловской области.
4.4.5. Текстслужебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой частисодержатся цели и основания подготовки письма, приводятся необходимые ссылки надокументы. Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения ит. д.
Текстыответных писем (отчетов) должны соответствовать поступившим запросам иуказаниям по их исполнению.
Служебныеписьма излагаются от 1-го лица множественного числа («Просим представитьинформацию...»), а также от 3-го лица единственного числа («Управление считаетвозможным...»), служебные письма должностных лиц, оформленные на должностныхбланках, – от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представитьданные...»).
Образцыоформления служебных писем представлены в приложении 9.
4.4.6. Проектыслужебных писем проходят процедуру визирования руководителями органовисполнительной власти и их структурных подразделений с учетом необходимостипринятия управленческих решений и согласования в рамках полномочий заместителемГубернатора и Председателя Правительства Орловской области либо заместителемПредседателя Правительства Орловской области, курирующим деятельность органаисполнительной власти, подготовившего проект служебного письма.
4.4.7. Ответственность за соблюдениеустановленного порядка ведения служебной переписки возлагается на исполнителей.Контроль за оформлением проектов служебных писем в соответствии сустановленными требованиями осуществляет служба делопроизводствасоответствующего органа исполнительной власти.
4.5. Записка (докладная, служебная, объяснительная)
4.5.1. Вцелях информационного обмена между структурными подразделениями, должностнымилицами, сотрудниками в органах исполнительной власти используются докладные,служебные, объяснительные записки.
Докладнаязаписка адресуется руководителю и содержит обстоятельное изложение вопроса свыводами и предложения по его решению.
Служебнаязаписка используется для служебного взаимодействия между структурнымиподразделениями органа исполнительной власти.
Объяснительнаязаписка составляется сотрудником на имя руководителя и содержит объясненияпричин какого-либо факта, происшествия.
4.5.2. ВзаимодействиеГубернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области сзаместителями Губернатора и Председателя Правительства Орловской области,заместителями Председателя Правительства Орловской области осуществляется вформе непосредственного обсуждения вопросов управленческой деятельности безиспользования указанных документов.
4.5.3. Запискисоставляются на бланках или стандартных листах бумаги с проставлением следующихреквизитов:
1)наименование автора документа;
2) виддокумента;
3) датадокумента;
4)регистрационный номер (в случае оформления на бланке);
5) адресат;
6) подпись;
7) виза.
Составреквизитов определяется исполнителем исходя из служебной необходимости и целевойнаправленности документа.
4.5.4. Текстызаписок составляются в соответствии с правилами по подготовке и оформлениюдокументов (служебных писем), установленными Инструкцией.
Проектызаписок при необходимости проходят процедуру согласования.
4.6. Телеграмма, телефонограмма
4.6.1. Телеграммаиспользуется в случаях, когда отправка документов почтовой связью необеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграммаоформляется на стандартном листе бумаги в двух экземплярах и содержит следующиереквизиты:
1) адресат;
2) виддокумента (телеграмма);
3) текстдокумента;
4) подписьдолжностного лица;
5) датудокумента;
6)регистрационный номер документа;
7) отметкуоб исполнителе (на лицевой стороне).
Ссылка надату и номер поступившего документа приводится в тексте телеграммы.
На отправкутелеграммы поступают после подписания и регистрации с приложением электронногоносителя.
4.6.2. Телефонограммаиспользуется для оперативной передачи документов небольшого объема средствамителефонной связи.
Телефонограммаоформляется на стандартном листе бумаги и содержит следующие реквизиты:
1) адресат;
2) виддокумента (телефонограмма);
3) датудокумента;
4)регистрационный номер документа;
5) текстдокумента;
6) подписьдолжностного лица;
7) отметкуоб исполнителе.
Телефонограммарегистрируется и хранится в службе делопроизводства.
При передачетелефонограммы сотрудником, ответственным за ее передачу адресату, составляетсясопроводительный лист с указанием должностей, фамилий и инициалов лиц,передавших и принявших телефонограмму с указанием номеров телефонов, даты ивремени передачи. Сопроводительные листы хранятся в органе исполнительнойвласти (его структурном подразделении), ответственном за передачутелефонограммы.
4.6.3. Подготовкаи согласование проектов телеграмм и телефонограмм производится в общем порядке,аналогичном для служебных писем.
Образцы оформления телеграммы и телефонограммыпредставлены в приложении 10.
V. Контроль исполнения документов
5.1. Срокиисполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя изсрока, установленного в документе, или сроков, установленных законодательствомРоссийской Федерации.
Срокисполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или врезолюции к документу.
Сроки исполненияисчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документав органе исполнительной власти.
5.2. Документы(поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
1) установленныезаконодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срокисполнения);
2) сконкретной датой исполнения – в указанный срок;
3) безуказания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:
4) «весьмасрочно» – в течение 1-2 дней;
5) «срочно»,«незамедлительно» – в 3-дневный срок;
6) «оперативно»,«в возможно короткие сроки» – в 10-дневный срок;
7) остальные– в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами.
Документы срезолюциями Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловскойобласти, прежде всего – с пометкой «К» («Контроль»), подлежат первоочередномурассмотрению и исполнению в пределах установленных сроков.
5.3. Датаисполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК или инойрегистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнениядокумента (поручения).
Приостановитьисполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его можетруководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).
В случаеесли срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целяхобеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводитсяпредварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроковисполнения документов (поручений). Напоминание исполнителям о приближениисроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическомрежиме посредством СЭД или службой делопроизводства, в том числе помощниками руководителей,с использованием электронной почты.
Напоминанияисполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений),полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК или иных регистрационно-учетныхформах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).
5.4. Принеобходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственныйисполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение,обоснование (докладную (служебную) записку) о продлении срока с указаниемпричин продления и даты исполнения.
Обоснованиепродления срока исполнения документа (поручения) должно быть направленосоответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срокаисполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышаетдва месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1-го месяцасрока, отведенного на исполнение поручения.
Срокиисполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.
Об изменениисрока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информируетслужбу делопроизводства.
Изменения всоставе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательныминформированием службы делопроизводства.
5.5. Все зарегистрированные документы,требующие исполнения, подлежат контролю.
Контроль исполнения документов (поручений) ведетсяв целях их своевременного и качественного исполнения.
Контроль исполнения документов (поручений) ведется по направлениям:
исполнения документов (поручений) по существу –руководителем, иными должностными лицами органа исполнительной власти;
сроков исполнения документов (поручений, правовыхактов, служебных писем) – службой делопроизводства органа исполнительной властиили иным структурным подразделением, на которое возложена эта функция, в томчисле помощниками руководителей, определивших указания по исполнению.
Распорядительные документы, протоколы заседаний(совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в видепостановлений или решений, содержащие поручения с конкретными срокамиисполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.
Организация исполнения поручений и указанийПрезидента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом ПрезидентаРоссийской Федерации от 28 марта 2011 года № 352 «О мерах по совершенствованиюорганизации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации».
5.6. Контроль сроков исполнения документов(поручений) включает в себя:
1) постановку документов (поручений) наконтроль;
2) проверкусвоевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
3) предварительную проверку и регулированиехода исполнения документов (поручений);
4) снятие с контроля документов (поручений);
5) учет, обобщение и анализ результатов ходаисполнения документов (поручений);
6) информирование руководителей о ходеисполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.
5.7. Документ считается исполненным иподлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся внем поручений, документального подтверждения его исполнения и/или сообщениярезультатов его рассмотрения заинтересованным органам государственной власти, органам местногосамоуправления, организациям и лицам.
Промежуточнаяинформация по исполнению документа не является основанием для снятия его сконтроля.
Документы,предусматривающие регулярное направление информации в федеральныегосударственные органы, считаются исполненными после письменного уведомления оснятии их с контроля в федеральном органе власти. Ответственность за регулярноенаправление информации в установленные сроки возлагается на исполнителя.
5.8.Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля наосновании подготовленного ответа.
Решение об исполнении документа (поручения), нетребующего направления ответа, принимает руководитель, поставивший документ(поручение) на контроль, с обязательным информированием службыделопроизводства.
Сведения об исполнении документа (поручения)вносятся в ЭРК или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроляисполнения.
Исполненныедокументы на бумажном носителе передаются в службу делопроизводства дляпомещения в дело.
В случаеесли документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признаетсянеисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняетсяза исполнителем.
VI. Организация документооборота
6.1. Общие требования к организации документооборота
6.1.1. Вдокументообороте органов исполнительной власти выделяются документопотоки:
поступающиедокументы (входящие);
отправляемыедокументы (исходящие);
внутренниедокументы.
В составевходящих и исходящих документов выделяются:
1) документыорганов государственной власти, органов местного самоуправления; документытерриториальных органов государственного органа в субъектах РоссийскойФедерации (при их наличии);
2) документыорганизаций;
3) парламентскиезапросы и ответы на них;
4) запросыдепутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатовзаконодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации идепутатов представительных органов местного самоуправления и ответы на них;
5) документыиз правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран идругие группы документов;
6) обращенияграждан, запросы граждан, организаций о предоставлении информации одеятельности государственного органа и/или о предоставлении государственныхуслуг и ответы на них.
6.1.2. Впроцессе документооборота обеспечивается:
1) приеми первичная обработка входящих документов;
2) предварительноерассмотрение входящих документов;
3) регистрациявходящих, исходящих и внутренних документов;
4)рассмотрение документов руководством;
5) доведениедокументов до исполнителей;
6) подготовкапроектов документов;
7) согласованиепроектов документов;
8) подписаниепроектов документов;
9) определение места хранения документа(копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;
10) обработкаи отправка исходящих документов.
6.1.3.Прием, обработку, регистрацию, направление на рассмотрение, отправку служебнойкорреспонденции Губернатора Орловской области, Председателя ПравительстваОрловской области, заместителей Губернатора и Председателя ПравительстваОрловской области, заместителей Председателя Правительства Орловской областиосуществляет Администрация Губернатора и Правительства Орловской области,служебной корреспонденции органов исполнительной власти – службыделопроизводства соответствующих органов.
В рамкахвнутренней переписки между органами исполнительной власти (их структурнымиподразделениями) прием, обработка, регистрация, направление на рассмотрение,отправка документов осуществляется службами делопроизводства органовисполнительной власти (структурных подразделений).
6.1.4. Ворганах исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляютсявидами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальнойсвязи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты,СЭД, МЭДО, через государственную специализированную информационную систему«Портал Орловской области – публичный информационный центр», иные официальныесайты органов исполнительной власти.
6.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
6.2.1. В процессе обработки поступающихдокументов осуществляются:
1) проверкаправильности адресования, доставки и комплектности документов;
2) проверкацелостности упаковки (конвертов, пакетов);
3) вскрытиеупаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и грифамиограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан);
4) выделениедокументов, адресованных в структурные подразделения органов исполнительнойвласти;
5) сортировкадокументов на подлежащие и не подлежащие регистрации;
6) уничтожениеконвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан и иныхдокументов без указания даты, а также следующих случаев: если документ поступилпозже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия); прибольшом расхождении между датами подписания и получения документов; есликонверт, пакет или упаковка являются единственным источником установленияадреса отправителя, даты отправки или поступления документа; если в качествевложений содержатся документы, поступившие из-за рубежа, из судов, следственныхорганов, в том числе претензии, исковые заявления граждан и организаций.)
Конверты,содержащие заявки для участия в конкурсах по осуществлению закупок товаров,работ, услуг для государственных нужд в соответствии с Федеральным законом от 5апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ,услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», имеющие пометку«На конкурс», не вскрываются и передаются по журналу в соответствующий органисполнительной власти либо его структурное подразделение.
6.2.2. Неподлежат регистрации документы, не требующие исполнения и не содержащиеинформации, используемой в справочных целях, например: пригласительные билеты,поздравительные письма, документы, поступившие без сопроводительных писем,бухгалтерские документы, рекламные материалы, печатные издания и другиеаналогичные документы.
6.2.3. При наличии на конверте(упаковке) грифа «Секретно» документ передается в структурное подразделение,отвечающее за работу с секретными документами, в невскрытом конверте(ненарушенной упаковке).
При наличиина конверте (упаковке) пометки «Лично» документ передается руководителю вневскрытом конверте (ненарушенной упаковке).
При наличиина конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности документ регистрируется ипередается тому руководителю, которому он адресован.
6.2.4. Приобнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или егоприложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа его части илиприложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документесоставляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр актавысылается отправителю, второй приобщается к входящему документу и передаетсяна регистрацию и предварительное рассмотрение.
О полученииподозрительного почтового отправления незамедлительно докладывается руководителю.
В случаеесли адрес отправителя на документе не указан и только по конверту могут бытьустановлены адрес отправителя и дата отправки, то конверт, в котором поступилдокумент, прикрепляется к документу.
Ошибочнонаправленные документы возвращаются отправителю или направляются адресату.
6.3. Регистрация поступающих документов
6.3.1. Поступающиедокументы регистрируются независимо от способа их доставки в пределахвыделенных документопотоков. Обращения граждан регистрируются и формируются вдела отдельно от других документов.
Регистрациядокументов осуществляется в день поступления в течение рабочего времени.Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются на следующий рабочийдень. Направление на рассмотрение документов, поступивших после 17:00,осуществляется на следующий рабочий день.
Документы,поступившие в адрес Губернатора Орловской области, Председателя ПравительстваОрловской области, иные документы с указаниями по исполнению (резолюциями)Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области,срочные документы регистрируются и передаются на рассмотрение незамедлительно.
6.3.2. Напоступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнемправом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении суказанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа,служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.Соответствующие сведения о поступившем электронном документе вносятся в ЭРК.
При передачезарегистрированного документа в другой орган исполнительной власти (структурноеподразделение), другому должностному лицу отметка о поступлении вторично непроставляется.
Документу,поступившему по разным средствам связи, присваивается один и тот жерегистрационный номер.
Регистрационныйномер состоит из порядкового номера в пределах календарного года. Прирегистрации также может использоваться классификатор должностных лиц, органовисполнительной власти и их структурных подразделений, индекс по номенклатуредел, иные цифровые и буквенные обозначения.
6.3.3. Документы,поступающие на бумажном носителе, включаются в СЭД в виде электронных копий(сканируются), регистрируются и после рассмотрения руководством передаются всоответствующие структурные подразделения на исполнение (в случае назначениянескольких исполнителей – по месту нахождения ответственного исполнителя) илиостаются в службе делопроизводства и после исполнения включаются в дела всоответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти.
Не подлежатсканированию и передаются на рассмотрение и исполнение на бумажном носителедокументы с отметками о конфиденциальности (в том числе с пометкой «Дляслужебного пользования»), документы, прошитые и скрепленные печатью, книги,брошюры, документы форматом более А4, иные аналогичные материалы.
6.4. Предварительное рассмотрение документов
Документы,поступившие в орган исполнительной власти, подлежат предварительномурассмотрению помощниками руководителей в целях распределения на документы, требующиерассмотрения руководителем органа исполнительной власти, заместителямируководителя исполнительной власти в соответствии с их компетенцией, идокументы, направляемые непосредственно в структурные подразделения.
Предварительноерассмотрение документов, направленных Губернатору Орловской области,Председателю Правительства Орловской области, а также в Правительство Орловскойобласти, администрацию Орловской области, органы исполнительной государственнойвласти субъектов Российской Федерации без указания конкретного должностноголица, осуществляется помощниками Губернатора и Председателя ПравительстваОрловской области секретариата Губернатора и Председателя ПравительстваОрловской области Администрации Губернатора и Правительства Орловской области.Такие документы направляются на рассмотрение Губернатору Орловской области,Председателю Правительства Орловской области или его заместителям исходя изоценки значимости их содержания в соответствии с распределением обязанностей.
6.5. Порядок рассмотрения документов должностными
лицами и доведения документов до исполнителей
6.5.1. Поступившие документы послерегистрации и предварительного рассмотрения передаются должностным лицаморганов исполнительной власти на рассмотрение. Руководители определяют указанияпо исполнению документов только подчиненным им специалистам в соответствии с ихкомпетенцией (сферой ведения).
Послерассмотрения специалисты, ответственные за ведение делопроизводства (помощникируководителя), переносят указания по исполнению документов врегистрационно-контрольную форму (журнал, ЭРК в СЭД) с обязательным указаниемсроков.
6.5.2. Сотрудникиоргана исполнительной власти, назначенные в качестве исполнителей по документу(поручению), получают доступ к документу и его ЭРК в СЭД органа исполнительнойвласти и организуют работу с документом.
6.5.3. Документына бумажном носителе передаются на исполнение в день их рассмотренияруководителем или на следующий рабочий день. Документы с резолюциямиГубернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области,срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.
Всоответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляетсяруководителю, указанному в резолюции первым (ответственному исполнителю),соисполнителям направляются копии документов. Изготовление копий документов длярассылки исполнителям является функцией службы делопроизводствасоответствующего органа исполнительной власти.
Передачадокументов между должностными лицами и органами исполнительной власти (ихструктурными подразделениями) осуществляется через службу делопроизводствасоответствующего органа исполнительной власти (его структурного подразделения).
6.6. Работа исполнителя с документами
6.6.1. Организация работы с документамиосуществляется на основании указаний по исполнению (резолюций)Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области,его заместителей, руководителей органов исполнительной власти, иных должностныхлиц.
6.6.2. Руководители органовисполнительной власти и их структурных подразделений обеспечиваютисполнение поступивших документов в соответствии с указаниями по их исполнениюв рамках установленной сферы ведения.
6.6.3. Специалисты структурныхподразделений органов исполнительной власти в процессе исполнениядокумента осуществляют:
1) получениеи анализ необходимой информации, всестороннюю проработку содержательной сторонывопроса, изучение документов, относящихся к предмету исполнения, в пределахкомпетенции;
2) качественнуюи своевременную подготовку проекта документа (отчета об исполнении, предложенийпо решению содержащихся в документе вопросов, письма-ответа и т. д.) и всехнеобходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленныхИнструкцией и иными нормативными документами;
3) согласованиепроекта с заинтересованными должностными лицами;
4) доработкупроекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случаесерьезной корректировки проекта документа – его повторное согласование);
5) внеобходимых случаях – подготовку списка рассылки документа;
6) направлениепроекта документа по результатам исполнения на подпись (утверждение)руководителю со всеми приложениями и необходимыми документами, в том числепоступившим (исполняемым) документом.
6.6.4. Вслучае если исполнение документа поручено нескольким лицам, должностное лицо,указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем.Соисполнители в течение двух третей срока, отведенного для исполнения,направляют ответственному исполнителю предложения по исполнению данногодокумента для обобщения и формирования итогового документа. Ответственныйисполнитель имеет право приглашать соисполнителей для выработки совместногорешения.
6.6.5. Вслучае если содержание документа и (или) указание по его исполнению выходят запределы компетенции (сферы ведения) органа исполнительной власти (егоструктурного подразделения), исполнитель в 3-дневный срок представляетруководителю предложения о привлечении соисполнителей либо осуществляет взаимодействиес руководителями органов исполнительной власти (структурных подразделений) всоответствии с иерархией должностей в структуре органов исполнительной власти.
В случаеесли содержание документа и (или) указание по его исполнению не входят вкомпетенцию (сферу ведения) органа исполнительной власти (его структурногоподразделения), исполнитель в 3-дневный срок представляет руководителюпредложения о перенаправлении документа другому исполнителю (в соответствующийорган исполнительной власти, его структурное подразделение).
6.6.6. Исполнительне должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленныхпроектов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к ихисполнению.
6.7. Организация работы с отправляемыми документами
Ответственностьза составление и оформление документа в соответствии с требованиями,установленными Инструкцией и иными нормативными документами, согласование сдолжностными лицами органов исполнительной власти (внутреннее согласование) и,при необходимости, заинтересованными органами государственной власти, органамиместного самоуправления и организациями (внешнее согласование), последующеенезамедлительное представление руководителю на подписание возлагается наисполнителя документа.
Передпредставлением проекта документа на подпись руководителю исполнительобеспечивает и проверяет правильность содержания и оформления, правильностьадресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости –пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листарассылки, иных документов.
Для отправкидокументов, не имеющих адресной части, исполнителем готовятся сопроводительныеписьма.
6.8. Регистрация отправляемых документов
6.8.1. Подписанные(утвержденные) документы передаются на регистрацию в службу делопроизводствасоответствующего органа исполнительной власти (его структурного подразделения).
Службаделопроизводства осуществляет проверку соответствия оформления документаустановленным требованиям, комплектности документа и соответствия количестваэкземпляров документа списку рассылки, документы, оформленные ненадлежащимобразом, возвращаются исполнителю.
6.8.2. Регистрацияотправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) илина следующий рабочий день.
Документы,подготовленные в органе исполнительной власти, завизированные всемизаинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным имлицом, включаются в СЭД.
Привключении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, ккоторой присоединяется электронная копия отправляемого документа.
6.8.3. Сведенияо документах, отправляемых на бумажном носителе, вносятся врегистрационно-учетную форму.
Регистрационныйномер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа набумажном носителе в реквизитах бланка и на его копии, помещаемой в дело.
Копиядокумента на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело всоответствии с номенклатурой дел.
6.9. Отправка документов
6.9.1. Отправкуисходящих документов осуществляет служба делопроизводства соответствующегооргана исполнительной власти.
В случаеотправки документа на бумажном носителе исполнитель обеспечивает изготовлениенеобходимого количества экземпляров документа в соответствии со спискомрассылки.
Передотправкой службой делопроизводства соответствующего органа исполнительнойвласти производится проверка соответствия оформления исходящих документовустановленным требованиям, сортировка документов по способу отправления(простая, заказная и др.). Документы, оформленные ненадлежащим образом,корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаютсяисполнителю.
Документыподлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочнаякорреспонденция отправляется в первую очередь.
6.9.2. Документы, направляемые в АдминистрациюПрезидента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, АппаратПравительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную ДумуФедерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности РоссийскойФедерации, Счетную палату Российской Федерации, полномочному представителюПрезидента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, а такжедокументы Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловскойобласти в адрес корреспондентов, расположенных за пределами Орловской области,отправляются фельдъегерской связью.
Документы,указанные в абзаце первом настоящего пункта, в том числе адресованныекорреспондентам, официально приступившим к обмену документами с использованиемсистемы межведомственного электронного документооборота, также направляются вэлектронном виде по МЭДО (если в соответствующем письме (запросе) не имеетсяуказаний о направлении иным способом):
подписанныеГубернатором, Председателем Правительства Орловской области (либо должностнымлицом, исполняющим обязанности Губернатора Орловской области, ПредседателяПравительства Орловской области) – отделом делопроизводства управлениядокументационного обеспечения Администрации Губернатора и ПравительстваОрловской области;
подписанныечленами Правительства Орловской области, руководителями органов исполнительнойвласти – службой делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти(сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, в том числепомощниками заместителей Губернатора Орловской области, членов ПравительстваОрловской области, руководителей органов исполнительной власти, специалистамиприемных руководителей, либо сотрудниками, ответственными за получение иотправку служебной корреспонденции по МЭДО).
6.9.3. Отправляемые по почте документы проходят:упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса – всоответствии со списком рассылки, составленным исполнителем документа),проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местноеотделение связи.
Документы,направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
Отправкадокументов органов исполнительной власти осуществляется через службуделопроизводства соответствующего органа исполнительной власти в день еепоступления в течение рабочего времени, в случае поступления после 16:30 – наследующий рабочий день.
Ответственностьза правильность указания адреса отправителя и получателя, комплектностьнаправляемых документов (вложения) несет исполнитель.
Обработкадокументов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии сПочтовыми правилами, документов для отправки телеграфной связью – всоответствии с Правилами телеграфной связи.
6.9.4. Исполнительпередает подлинник документа на бумажном носителе в службу делопроизводствасоответствующего органа для отправки адресату, если имеются указания онаправлении на бумажном носителе.
Служба делопроизводства соответствующего органаисполнительной власти либо сотрудники, ответственные за получение и отправку документов, несут ответственность за обеспечениеотправки документов по факсимильной связи, электронной почте, МЭДО (в том числеза качество электронной копии, соответствие электронной копии документа егоподлиннику на бумажном носителе).
6.10. Организация работы с внутренними документами
Прохождениевнутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствуетпрохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения –поступающих (входящих) документов.
Подготовка исоставление, оформление, исполнение и регистрация, хранение внутреннихдокументов осуществляется в соответствии с подразделами 4.2–4.5, 6.5–6.7Инструкции.
Регистрациядоверенностей осуществляется в день их выдачи в соответствии с датой, указаннойв доверенности.
Требования иособенности работы по включению внутренних документов в СЭД представлены впункте 6.12.5 Инструкции и пункте 3 приложения 11.
6.11. Особенности работы с документами
на иностранных языках
6.11.1. Работас документами на русском языке осуществляется в установленном Инструкцией порядке.
Поступившиедокументы на иностранных языках регистрируются службой делопроизводства органаисполнительной власти в установленном Инструкцией порядке, после чего в течение1 рабочего дня со дня регистрации передаются службой делопроизводства органаисполнительной власти в орган исполнительной власти в сфере развитиявнешнеэкономических и межрегиональных связей для осуществления перевода нагосударственный язык Российской Федерации.
Органисполнительной власти в сфере развития внешнеэкономических и межрегиональныхсвязей в срок до 3 рабочих дней со дня поступления в указанный орган документана иностранном языке осуществляет его перевод на русский язык и передаетдокумент с соответствующим переводом в службу делопроизводства органаисполнительной власти, зарегистрировавшую документ, для последующегопредставления руководителю органа исполнительной власти на рассмотрение.
6.11.2. Документы, отправляемые в адресиностранных организаций, готовятся на русском языке, визируются ипредставляются руководителю на подписание в установленном порядке. Поинициативе руководителя органа исполнительной власти, подготовившего проект,осуществляется подготовка, представление на подписание и отправка документатакже на языке соответствующей страны или на английском языке. Экземплярдокумента на иностранном языке визируется сотрудником, ответственным заобеспечение соответствия текста на русском языке его иностранному эквиваленту.Письма в страны Содружества Независимых Государств оформляются на русскомязыке.
На отправкудокументы представляются с указанием исполнителем почтового адреса иностраннойорганизации – получателя документа латинскими буквами и арабскими цифрами.
6.12. Особенности работы с электронными документами
6.12.1 Электронныйдокументооборот в органах исполнительной власти осуществляется с использованиемСЭД. Доступ к работе в СЭД органа исполнительной власти должны иметь толькозарегистрированные пользователи.
6.12.2. Прохождениеэлектронных документов, составление, оформление и согласование проектов осуществляетсяпо общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичныхдокументов на бумажном носителе.
Электронныйдокумент должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа набумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Орловскойобласти.
6.12.3. Припередаче электронных документов в другие государственные органы документызаверяются электронной подписью органа исполнительной власти – автора документав соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
Послеотправки электронного документа, заверенного электронной подписью, досылкиадресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.
Приобработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов всистеме электронного документооборота во внутреннем документообороте органовисполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий сэлектронными документами, при которых электронная подпись не используется, приусловии, что программные средства, применяемые в органах исполнительной власти,позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее)документ.
6.12.4. Документыоргана исполнительной власти могут создаваться и храниться исключительно вформе электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, еслихранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательнымиактами Российской Федерации или нормативными правовыми актами органаисполнительной власти в сфере архивного дела.
Переченьвидов документов, образующихся в процессе деятельности органов исполнительнойвласти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться вформе электронных документов при организации внутренней деятельности, подлежитсогласованию с органом исполнительной власти в сфере архивного дела.
6.12.5. Приеми отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводствасоответствующего органа исполнительной власти.
Включениедокументов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, созданияэлектронной копии документа (сканирования), если документ был создан набумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещениядокумента в соответствующей базе СЭД в соответствии с ее классификационнойсхемой.
В ходерассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством органаисполнительной власти или в ходе согласования проекта документа, заполняютсясоответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭДформируется лист согласования.
Службыделопроизводства органов исполнительной власти в соответствии спредоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектовдокументов), сведений о документах (проектах документов), сведений орассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).
Документу(входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваиваетсярегистрационный номер.
Привключении в СЭД проектов документов, подготовка которых осуществляется органамиисполнительной власти, им присваивается учетный внутрисистемный номер.
Выявленные входе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрациидокумента, формирования и направления отправителю уведомления об отказе врегистрации с указанием причины отказа.
Приполучении электронных документов, подписанных электронной подписью, службаделопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
Электронныесообщения, поступающие по системе межведомственного электронногодокументооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборотаорганов исполнительной власти. Система электронного документооборота органовисполнительной власти предусматривает регистрацию (учет) и включение в системуэлектронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственногоэлектронного документооборота.
6.12.6. Вцелях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органовисполнительной власти используются обязательные сведения о документах(приложение 11).
В системеэлектронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения одокументах. В обязательном порядке указываются сроки исполнения документов.
При передачепоступивших электронных документов на рассмотрение и исполнение, отправке ихранении электронных документов вместе с ними передаются (направляются,хранятся) их регистрационные данные.
6.12.7. Привключении документов и проектов документов в СЭД, а также при включениисведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должнысоздавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами ипунктами поручений.
В целяхразмещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы подокументам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники, в томчисле:
классификаторы:специализаций корреспондентов, видов документов, структурных подразделенийоргана исполнительной власти, должностных лиц, исполнителей по документам;тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел органа исполнительнойвласти;
справочники:внешних корреспондентов, структурных подразделений органа исполнительнойвласти, должностных лиц, исполнителей по документам, адресов корреспондентов,стандартных формулировок результатов рассмотрения обращений граждан, предметовпоручений, шаблонов бланков документов, шаблонов документов.
6.12.8. Передвключением исходящих документов в СЭД служба делопроизводства проверяетправильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз,правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и датупоступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документахприложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов поуказателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.
6.12.9. Электронные документы формируются в дела всоответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном вотношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
Присоставлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде(в заголовок дела включается указание «Электронные документы»).
6.12.10. Электронныедокументы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке ворганах исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичныхдокументов на бумажном носителе.
Местохранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, накоторых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроковхранения определяются с учетом функционирующих в рганах исполнительной властипрограммно-технических средств и нормативных и методических документовгосударственных органов в сфере архивного дела.
6.12.11. Экспертизаценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном вотношении документов на бумажном носителе. Электронные документы передаются поописям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивноехранение.
Наэлектронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный актна основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащиххранению, установленной Правилами хранения документов.
6.12.12. Дела включаются в акт о выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок храненияистек к 1 января года, в котором составлен акт.
Электронныедокументы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническимисредствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожениюэлектронных документов (с учетом сохранения данных о документах с длительнымисроками исполнения).
Электронныедокументы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствамиинформационной системы на носителях информации и из резервных копий.
Акты овыделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постояннов деле фонда.
6.13. Учет и анализобъемов документооборота
6.13.1. Анализ объемов документооборота,структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в органыисполнительной власти и создаваемых ими, ведется в целях совершенствованияорганизации работы с документами, рационального распределения документопотоков,повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемыхрешений.
6.13.2. Данные о количестве документовежегодно обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляютсяруководству в виде справок и отчетов статистического и аналитическогохарактера.
Под объемомдокументооборота понимается количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенныйпериод времени (месяц, год). Подсчет объема документооборота производится погруппам документов (правовые акты, служебные документы, обращения граждан идр.).
Учетколичества документов проводится по данным СЭД, иных регистрационно-учетныхформ по месту регистрации документов.
За единицуучета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник иликопия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа,получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объемедокументооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительноеписьмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
6.13.3. Учеткопируемых и тиражируемых документов ведется отдельно для определенияинтенсивности эксплуатации технических средств, расчета потребности в новомоборудовании и расходных материалах.
6.14.Копировально-множительные работы
6.14.1. Копировально-множительныеработы осуществляются Департаментом информационных технологий Орловскойобласти.
Тиражированиюподлежат только служебные документы с общим объемом получаемых копий не менее50 листов. Материалы информационного, справочного и методического характера, атакже значительные по объему или количеству тиражируемых копий документыкопируются на обеих сторонах листа.
6.14.2. Основанием для выполнениякопировально-множительных работ является заявка, подписанная руководителеморгана исполнительной государственной власти (за исключением АдминистрацииГубернатора и Правительства Орловской области) и согласованная членомПравительства Орловской области – руководителем Департамента информационныхтехнологий Орловской области или его заместителем. Копировально-множительныеработы выполняются в срок до 3 рабочих дней со дня поступления заявки вДепартамент информационных технологий Орловской области.
6.14.3. Безоформления заявки осуществляется тиражирование:
1) документов для мероприятий, проводимыхГубернатором Орловской области, Председателем Правительства Орловской области,первым заместителем Губернатора и Председателя Правительства Орловской области– руководителем Администрации Губернатора и Правительства Орловской области,организационное и документационное обеспечение которых осуществляетАдминистрация Губернатора и Правительства Орловской области;
2) копийпротоколов совещаний у Губернатора Орловской области, заседаний ПравительстваОрловской области;
3) документов,направляемых на рассмотрение и исполнение в соответствии с резолюциямиГубернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области;
4) отправляемыхдокументов Губернатора и ПредседателяПравительства Орловской области, заместителей Губернатора и ПредседателяПравительства Орловской области, заместителей Председателя ПравительстваОрловской области, первого заместителя Губернатора и Председателя ПравительстваОрловской области – руководителя Администрации Губернатора и ПравительстваОрловской области;
5) копийправовых актов Губернатора Орловской области, Правительства Орловской области,Администрации Губернатора и Правительства Орловской области;
6) бланковправовых актов Губернатора Орловской области, Правительства Орловской области,Администрации Губернатора и Правительства Орловской области, служебных писем илистков поручений Губернатора, Председателя Правительства Орловской области иего заместителей;
7) документовпо обеспечению прохождения государственной гражданской службы Орловскойобласти.
6.14.4. Длякопирования передаются первые экземпляры (подлинники) документов иликачественно изготовленные копии.
VII. Документальный фонд органаисполнительной власти
7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
7.1.1. Документальныйфонд органа исполнительной власти – совокупность документов, образующихся впроцессе его деятельности.
Документальныйфонд органа исполнительной власти составляют документы, созданные в органе исполнительнойвласти и полученные им в результате взаимодействия с другими органамиуправления, организациями и гражданами. Документальный фонд АдминистрацииГубернатора и Правительства Орловской области включает в себя документыГубернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области иего заместителей.
7.1.2. Дляобеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве органисполнительной власти разрабатывает и утверждает номенклатуру дел. Номенклатурадел является основой формирования документального фонда органа исполнительнойвласти.
Номенклатурадел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронныедела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основнымучетным документом.
Номенклатурадел является основой для составления описей дел структурных подразделенийпостоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личномусоставу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, атакже для учета дел временных
(до 10 лет включительно) сроков хранения.
Номенклатурадел органа исполнительной власти включается в СЭД в качестве справочника,определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копийдокументов), включаемых в СЭД.
7.1.3. Номенклатурадел составляется службой делопроизводства на основе положений об органеисполнительной власти и его структурных подразделениях, регламента органаисполнительной власти, других документов, регламентирующих деятельность органаисполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел запредшествующие годы и документов, образующихся в деятельности органаисполнительной власти.
7.1.4. Воргане исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурныхподразделений (приложение 12) и номенклатура дел органа исполнительной власти(сводная) (приложение 13).
Номенклатурадел органа исполнительной власти (сводная) составляется службойделопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений по формам,установленным Правилами хранения документов.
Номенклатурадел структурного подразделения составляется специалистом, ответственным заведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается со службойделопроизводства органа исполнительной власти, подписывается руководителемструктурного подразделения и представляется в службу делопроизводства органаисполнительной власти.
Вновьсозданное или реорганизованное подразделение в месячный срок разрабатываетноменклатуру дел подразделения и представляет ее в службу делопроизводстваоргана исполнительной власти, которая после согласования и утвержденияприсоединяется к действующей номенклатуре дел органа исполнительной власти.
Методическоесодействие при составлении номенклатуры дел органа исполнительной властиоказывает БУ ОО «Государственный архив Орловской области».
7.1.5. Одинраз в 5 лет номенклатура дел органа исполнительной власти согласовывается сэкспертно-проверочной комиссией органа исполнительной власти в сфере архивногодела (далее – ЭПК). Номенклатура дел органа исполнительной власти, подписаннаяруководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем органаисполнительной власти после ее согласования с ЭПК не позднее конца текущегогода.
В концекаждого года номенклатура дел органа исполнительной власти уточняется иутверждается руководителем органа исполнительной власти.
Утвержденнаяноменклатура дел вводится в действие с 1-го января следующего календарногогода.
В случаеизменения функций и структуры органа исполнительной власти номенклатура делсоставляется, согласовывается и утверждается заново.
7.1.6. Номенклатурадел органа исполнительной власти составляется в трех экземплярах:
1-йэкземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянногохранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в разделслужбы делопроизводства;
2-йэкземпляр передается в архив органа исполнительной власти в качестве учетногодокумента;
3-йэкземпляр передается в БУ ОО «Государственный архив Орловской области»,источником комплектования которого является орган исполнительной власти.
В качестверабочего экземпляра в службе делопроизводства используется копия утвержденнойноменклатуры дел органа исполнительной власти.
Вструктурные подразделения органа исполнительной власти номенклатура делрассылается службой делопроизводства в электронном виде или в виде копийсоответствующих разделов на бумажном носителе.
Порядокзаполнения граф номенклатуры дел органа исполнительной власти приведен вприложении 14.
7.1.7. Длясоставления номенклатуры дел и определения сроков хранения документовприменяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся впроцессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправленияи организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархиваот 20 декабря 2019 года № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческихархивных документов, образующихся в процессе деятельности государственныхорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков иххранения».
7.1.8. В номенклатуру дел включаютсязаголовки дел органа исполнительной власти, отражающие деятельность егоструктурных подразделений, постоянно и временно действующих совещательных икоординационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числедокументы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетныежурналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях – копии документов.
Заголовкиэлектронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что изаголовки дел на бумажном носителе.
Невключаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
Позавершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделыноменклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями окатегориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течениегода, передаются в службу делопроизводства органа исполнительной власти.
Службойделопроизводства органа исполнительной власти на основе полученных изструктурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных вразделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в которомпоследовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываютсязаголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.
Дополнение кутвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем службыделопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел,заведенных в органе исполнительной власти в течение года, приобщается кутвержденному экземпляру номенклатуры дел.
Рабочийэкземпляр номенклатуры дел органа исполнительной власти хранится в службеделопроизводства до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии сноменклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив органаисполнительной власти.
7.2. Формирование дел и их текущее хранение
7.2.1. Формированиеи хранение дел до передачи их в архив органа исполнительной властиосуществляется службой делопроизводства, электронных дел – в СЭД.
Проект документа,имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) ипоследующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД,помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим егонеотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержатьсведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилосьэлектронное согласование.
ДокументыГубернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области и егозаместителей формируются в дела в Администрации Губернатора и ПравительстваОрловской области, документы органов исполнительной власти и их структурныхподразделений – в службах делопроизводства соответствующих органовисполнительной власти и их структурных подразделениях.
7.2.2. Документысистематизируются и группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел взависимости от сроков их хранения: постоянного, временных (свыше 10 лет, в томчисле по личному составу: созданные до 2003 года – 75 лет, с 2003 года – 50лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Методическоесодействие структурным подразделениям при формировании дел оказывает службаделопроизводства органа исполнительной власти. Контроль за правильнымформированием дел, наличием и состоянием дел осуществляет экспертная комиссияоргана исполнительной власти.
Законченныеделопроизводством документы, а также сведения о документах, не подлежащихисполнению (направленных для ознакомления, использования в работе), передаютсяв службу делопроизводства для помещения в дела не позднее установленного срокаих исполнения. Формирование дел, определение мест их хранения (индекс дела, вкоторое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен исполненныйдокумент) осуществляют сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.Порядок формирования, учета и хранения дел приведен в приложении 15.
Документыдолжны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредныхвоздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
7.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивноехранение
7.3.1. Вцелях подготовки дел к передаче на архивное хранение и на уничтожениевыполняется комплекс работ, который предусматривает:
экспертизуценности документов;
оформление дел;
составлениеописей дел по результатам экспертизы их ценности;
составлениеактов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
7.3.2. Дляорганизации и проведения экспертизы ценности документов в органахисполнительной власти создаются экспертные комиссии (далее – ЭК), действующиена основании положений, утверждаемых приказом органа исполнительной власти.
Экспертизаценности документов постоянного и временных сроков хранения осуществляетсяежегодно в органах исполнительной власти сотрудниками, ответственными заведение делопроизводства, совместно с ЭК при методическом содействии органаисполнительной власти в сфере архивного дела и БУ ОО «Государственный архивОрловской области».
Припроведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документовпостоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архиворгана исполнительной власти, отбор документов временных (до 10 летвключительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «Дозамены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделенияхоргана исполнительной власти, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы,сроки хранения которых истекли.
Отбордокументов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иныхнормативных правовых актов, перечней документов с указанием сроков их храненияи номенклатуры дел органа исполнительной власти.
Одновременнопроверяется качество и полнота номенклатуры дел органа исполнительной власти,правильность определения сроков хранения дел.
Делапостоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архиворгана исполнительной власти не ранее чем через один год и не позднее чем черезтри года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив органа исполнительнойвласти проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянногои временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу,составленных по результатам экспертизы ценности документов.
7.3.3. Описидел структурных подразделений (приложение 16) являются основанием длясоставления работниками, ответственными за архив органа исполнительной власти,сводных описей дел постоянного хранения (приложение 17), дел временных (свыше10 лет) сроков хранения (приложение 18) и дел по личному составу (приложение19). Описи составляются по формам, установленным Правилами хранениядокументов.
Порядоксоставления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения идел по личному составу приведен в приложении 20.
Сводные описидел постоянного хранения и по личному составу (годовые разделы) направляютсяна рассмотрение ЭПК в четырех экземплярах на бумажном носителе и одномэкземпляре в электронной форме не менее чем через 3 года после завершения дел вделопроизводстве.
Послеутверждения ЭПК описей дел постоянного хранения (годовых разделов) исогласования описей дел по личному составу (годовых разделов) в БУ ОО«Государственный архив Орловской области» передаются три экземпляра описи делпостоянного хранения и один экземпляр описи дел по личному составу на бумажномносителе, а также по одному экземпляру описей в электронной форме (в качестверабочего экземпляра). Один экземпляр описи дел постоянного хранения и триэкземпляра описи дел по личному составу остаются в органе исполнительнойвласти.
7.3.4. Позавершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценностидокументов дела органа исполнительной власти подлежат оформлению в соответствиис Правилами оформления дел и подготовки их к передаче на архивное хранение(приложение 21).
Оформлениедел проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство, приметодическом содействии службы делопроизводства органа исполнительной власти ипод контролем ЭК.
Полномуоформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроковхранения, в том числе дела по личному составу. Дела временных (до 10 летвключительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению.
Полноеоформление дела предусматривает: оформление (утверждение) реквизитов обложкидела по установленной форме (приложение 22); нумерацию листов в деле исоставление листа-заверителя дела (приложение 23); составление в необходимыхслучаях внутренней описи документов дела (приложение 24); подшивку и переплетдела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
7.4. Уничтожение архивных документов идел
с истекшими сроками хранения
7.4.1. Результатыотбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, засоответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащих хранению (приложение 25).
Акт овыделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляетсяслужбой делопроизводства органа исполнительной власти на основе предложенийструктурных подразделений по форме, установленной Правилами хранениядокументов.
Делавключаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 январягода, в котором составлен акт (например, законченные в 2014 году дела с3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1января 2018 года).
7.4.2. Акто выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило,составляется на дела всего органа исполнительной власти (при этом дела каждогоструктурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, азаголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в актпод общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
Отбордокументов к уничтожению и составление акта о выделении документов куничтожению производится после составления сводных описей дел постоянногохранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭКодновременно).
СогласованныеЭК акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти только послеутверждения ЭПК описей дел постоянного хранения.
7.4.3. Послеутверждения руководителем органа исполнительной власти актов о выделениидокументов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) поприемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количествосдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуредел органа исполнительной власти проставляется отметка «Уничтожено. См. актот... №...» с указанием должности, фамилии и подписью лица, ответственного запередачу дел на уничтожение, и даты).
7.5. Передача дел на архивное хранение
7.5.1. Делапередаются в архив органа исполнительной власти по описям, составленным вструктурных подразделениях. Передача дел осуществляется по графику,согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документыв архив, и утвержденному руководителем органа исполнительной власти.
В периодподготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче вархив органа исполнительной власти службой делопроизводства проверяетсяправильность их формирования, оформления и соответствие количества дел,включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии сноменклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверкенедостатки в формировании
и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.
Прием-передачадел в архив органа исполнительной власти производится службой делопроизводстваоргана исполнительной власти в присутствии сотрудника структурногоподразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка оналичии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописьюколичество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, датаприема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица,передавшего дела.
7.5.2. Передача электронных документовв архив органа исполнительной власти производится на основании описейэлектронных дел, документов структурных подразделений поинформационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве органаисполнительной власти информационной системы) или на физически обособленныхматериальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
Форма описиэлектронных дел, документов постоянного хранения представлена в приложении 26,форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроковхранения – в приложении 27.
При передачеэлектронных документов в архив органа исполнительной власти выполняютсяследующие основные процедуры работы с документами:
1) формированиев информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностьюконтейнеров электронных документов или контейнером электронного документа,содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписейи визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
2) формированиеописи электронных дел, документов структурного подразделения;
3) проверкаархивом органа исполнительной власти электронных документов на наличиевредоносных компьютерных программ;
4) проверкавоспроизводимости электронных документов;
5) проверкафизического и технического состояния носителей (при передаче электронныхдокументов в архив органа исполнительной власти на физически обособленныхматериальных носителях);
6) проверкаподлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.
Приемэлектронных документов в архив органа исполнительной власти поинформационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве органаисполнительной власти информационной системы) или на физически обособленныхносителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронныхдел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактическипринятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая записьподтверждается подписями сотрудника службы делопроизводства органаисполнительной власти и сотрудника структурного подразделения, передавшегоэлектронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные делазаверяются электронной подписью руководителя органа исполнительной власти илиуполномоченного им должностного лица.
После приемав архив электронных документов на физически обособленных материальных носителяхвкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении,заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.
На вкладыше,помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:
наименованиеорганизации (полное, сокращенное);
номер фонда;
номер описиэлектронных дел, документов;
номер делапо описи;
отметка остатусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.»(рабочий);
крайние датыдокументов электронного дела;
принеобходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа кдокументам.
Вкладышпомещается в футляр физически обособленного материального носителя такимобразом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.
7.5.3. Документыпо личному составу хранятся в структурных подразделениях органа исполнительнойвласти либо передаются в архив органа исполнительной власти.
7.5.4.Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаче наархивное хранение не подлежат и по истечении установленных сроков храненияподлежат уничтожению в порядке, установленном подразделом 7.4. Инструкции.
7.5.5. Вслучае ликвидации структурного подразделения органа исполнительной власти лицо,ответственное за ведение делопроизводства в подразделении, в период проведенияликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы временных (до 10лет включительно) сроков хранения в дела, за исключением неисполненныхдокументов, оформляет дела и передает их в службу делопроизводствасоответствующего органа исполнительной власти; документы временных (свыше 10лет) сроков хранения формируются в дела и передаются в архив соответствующегооргана исполнительной власти.
7.5.6. Приреорганизации органа исполнительной власти (его структурного подразделения)документы в упорядоченном состоянии передаются его правопреемнику.
7.6.Передача документов органов исполнительной власти на хранение в БУ ОО«Государственный архив Орловской области»
7.6.1. ДокументыАрхивного фонда Орловской области, образовавшиеся в органах исполнительнойвласти – источниках комплектования БУ ОО «Государственный архив Орловскойобласти», по истечении сроков их временного хранения в архиве органаисполнительной власти передаются на постоянное хранение в БУ ОО«Государственный архив Орловской области».
7.6.2.Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии всоответствии с научно-справочным аппаратом.
7.6.3. Передпередачей документов на постоянное хранение совместно с работником БУ ОО«Государственный архив Орловской области» проводится проверка правильностиописания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояниядокументов. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами органаисполнительной власти.
7.6.4.Вместе с документами передаются четыре экземпляра описи дел постоянногохранения. После приема дел работниками государственного архива на всех экземплярахописи дел проставляются отметки о приеме дел (три экземпляра описи остаются вгосударственном архиве, один возвращается в орган исполнительной власти). Припервой передаче документов в БУ ОО «Государственный архив Орловской области»орган исполнительной власти передает историческую справку к фонду; припоследующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.
7.6.5.Передача документов постоянного хранения в БУ ОО «Государственный архивОрловской области» оформляется актом приема-передачи архивных документов нахранение (приложение 28), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляростается в государственном архиве, другой – в передающем органе исполнительнойвласти.
7.6.6. Всеработы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянноехранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются засчет средств органов исполнительной власти, передающих документы.
Досрочнаяпередача документов на постоянное хранение осуществляется при отсутствиинеобходимых условий для обеспечения сохранности документов в органеисполнительной власти, угрозе их утраты и при наличии свободных архивныхплощадей в государственном архиве на основании договора органа исполнительнойвласти и БУ ОО «Государственный архив Орловской области».
7.6.7. Вслучае ликвидации органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведениеделопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует всеимеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в БУ ОО «Государственныйархив Орловской области» независимо от сроков хранения. Передача делосуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Приложение1
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти
специальной компетенции
Орловской области
1. Образец бланка правового акта Губернатора Орловскойобласти
Герб Орловской области
ГУБЕРНАТОР ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
_____________________ №__________
г. Орёл
2. Образец бланка правового акта Правительства Орловскойобласти
Герб Орловской области
ПРАВИТЕЛЬСТВО ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_____________________ №__________
г. Орёл
3. Образецбланка правового акта органа исполнительной государственной власти специальнойкомпетенции Орловской области
Герб Орловской области
АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА
ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
_____________________ №__________
г. Орёл
4.Образец бланка письма должностного лица Орловской области
Герб Орловской области
ГУБЕРНАТОР
ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
пл. Ленина, д. 1, г. Орёл,302021
телефон 47-53-00, факс41-25-30
е -mail: post@adm.orel.ru
http://www.orel-region.ru
__________________№ ________________
На № _____________ от________________
5. Образецбланка письма органа исполнительной государственной власти Орловской области
Герб Орловской области
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА
ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
пл. Ленина, д. 1, г. Орёл,302021
телефон 47-53-00, факс41-25-30
е -mail: post@adm.orel.ru
http://www.orel-region.ru
__________________№ ________________
На № _____________ от________________
6. Образец общего бланка
Герб Орловской области
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА
ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
__________________ №________________
г. Орёл
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной властиспециальной компетенции Орловской области
ПРАВИЛА
употребленияпрописных и строчных букв
1. С прописной буквы пишетсякаждое слово в наименовании высших органов власти Российской Федерации: СоветФедерации Федерального Собрания Российской Федерации, в наименованияхостальных органов власти (их территориальных органов) – первое слово: Министерствоиностранных дел Российской Федерации, Главное управление МЧС России поОрловской области.
С прописной буквы также пишетсяпервое слово в наименованиях органов власти Орловской области: ПравительствоОрловской области, Департамент финансов Орловской области, Управление лесамиОрловской области, со строчной – их структурные подразделения: управлениездравоохранения Департамента здравоохранения Орловской области.
Названия организаций пишутся спрописной буквы: Федерация профсоюзов, Ассоциация общественных объединений,со строчной буквы пишется родовое наименование (организационно-правовая форма)при наличии названия, заключенного в кавычки, а также входящие в составназвания имена собственные: некоммерческое партнерство «Редакция газеты«Орловская правда», Всероссийский союз «Обновление».
2. С прописной буквы пишутсяследующие должности: Президент Российской Федерации, ПредседательПравительства Российской Федерации, Губернатор Орловской области, ПредседательПравительства Орловской области, Председатель Орловского областного Советанародных депутатов, со строчной: заместитель Председателя ПравительстваОрловской области, член Правительства Орловской области – руководительДепартамента финансов Орловской области, начальник Управления лесами Орловскойобласти, мэр города Орла, глава администрации Орловского района, генеральныйдиректор, председатель совета директоров, главный бухгалтер и т. д.
3. Первое слово в названии видазаконодательного акта пишется с прописной буквы: Земельный кодекс РоссийскойФедерации, Федеральный закон от 23 ноября 1995 года № 174-ФЗ «Об экологическойэкспертизе», Устав (Основной Закон) Орловской области (но: уставакционерного общества), Закон Орловской области от 2 ноября 2013 года №1554-ОЗ «О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение вОрловской области», а также: Указ Президента Российской Федерации от 28марта 2011 года № 352, но: федеральные законы, проект федеральногозакона «О рекламе», указы Президента Российской Федерации, законы Орловскойобласти.
Со строчной буквы пишутсяподзаконные правовые акты: постановление Правительства Российской Федерации,указ Губернатора Орловской области, постановление Правительства Орловскойобласти.
Приложение3
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти
специальной компетенции
Орловской области
ПРАВИЛА
компьютерногонабора текста
1. Между словамиставится не более одного пробела.
2. В конце текстовыхстрок не рекомендуется оставлять:
1) одно- и двухбуквенныепредлоги, союзы, частицы;
2) инициалы имени и отчества;
3) сокращения типа «г.»(«город»), «п.» («пункт»), «и т. д.»;
4) цифры при наличии последующихзнаков или сокращений (5 %), знак номера;
5) отдельные группы многозначныхчисел, разделяемые по три цифры справа налево начиная с пятизначных(11 258 000).
В указанных случаяхрекомендуется ставить разрыв строки либо неразрывный пробел.
3. Знаки препинания неотделяются пробелом от предшествующего текста, кавычки и скобки – отзаключаемого в них текста.
Дефис в сложных словах пробеламине отделяется, тире между словами – отделяется. При перечислении частей сложныхслов употребляется так называемый висячий дефис (аудио- и видеотехника).
4. Знаки процента, номера и др.применяют только с относящимися к ним цифрами. При употреблении их без чиселзнаки должны быть заменены соответствующими словами (исключение – оформлениетаблиц). Если знаки относятся к нескольким цифрам, то их ставят после последнейцифры (10, 20 и 30 %).
5. Даты и числа оформляютсяследующим образом: в 2018–2019 гг. (годах), с 2015 по 2016 год, зимний период2019/2020 года, 2019/2020 учебный год, второе полугодие, IV квартал, 9-этажный,50-процентный, 12,5 процента, 24 млн рублей, 12 тыс. кв. метров (м2).
Порядковые числительные,обозначаемые арабскими цифрами, как правило, пишутся с буквенным наращением(80-е годы). Количественные числительные, а также порядковые числительные,обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращений (ХXIIОлимпийские зимние игры).
6. Начертание кавычек должнобыть единообразным, предпочтительно употреблять «кавычки-елочки».
Приложение4
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной
власти Орловской области
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта___________________________________________________________
(вид правового акта, наименование или краткоесодержание)
СОГЛАСОВАНО
Должность
(при согласовании представителем внешней стороны
указывается в обязательном порядке)
| _____________________ (подпись)
| И. О. Фамилия | _________________2020 г. (дата)
|
Ф.И.О. (полностью)
и телефон исполнителя
Приложение5
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти
специальной компетенции
Орловской области
Образец оформления оборотной стороны проекта правовогоакта
Наименование органа исполнительной государственной властиспециальной компетенции Орловской области (Ф.И.О. руководителя)
| _____________________ (подпись)
| И. О. Фамилия | _________________2020 г. (дата)
|
| _____________________ (подпись)
| И. О. Фамилия | _________________2020 г. (дата)
|
| _____________________ (подпись)
| И. О. Фамилия | _________________2020 г. (дата)
|
Ф.И.О. (полностью)
и телефон исполнителя
Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти
специальной компетенции
Орловской области
РАССЫЛКА
указа или распоряжения Губернатора Орловской области,
постановления или распоряжения Правительства Орловскойобласти,
приказа органа исполнительной власти специальнойкомпетенции
Орловской области
от __________________ года № ______
| Кому рассылается | Кол-во экземпляров |
|
|
|
____________________________
(подписьисполнителя)
____________________________
(дата)
Приложение7
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти
специальной компетенции
Орловской области
ЛИСТ ПРОХОЖДЕНИЯ
проекта___________________________________________________________
(вид правового акта, наименование или краткоесодержание)
| Ф.И.О. согласующего проект | Принято на согласование | Получено после рассмотрения | Примечание | ||
| дата | подпись помощника (секретаря) | дата | подпись исполнителя | ||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
___________________________________
(Ф.И.О., телефон исполнителя)
Приложение8
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти
специальной компетенции
Орловской области
1. Образец оформления полного протокола
ПР О Т О К О Л
совещанияу Губернатора Орловской области
__________________________________________________________________
г.Орёл
от5 февраля 2020 года № 2.
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
(наименованиедолжности, И. О. Фамилия)
Присутствовали:
| Наименование должности | – | И. О. Фамилия |
________________________________________________________________
ПОВЕСТКА ДНЯ
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы ...
Доклад руководителя ...
2. О ...
1. СЛУШАЛИ:
И. О. Фамилия (текст доклада прилагается)
ВЫСТУПИЛИ:
И. О. Фамилия – краткая запись выступления
РЕШИЛИ:
1.1.
1.2.
Наименование должности
председательствующего Подпись И. О. Фамилия
2. Образец оформления краткого протокола
ПР О Т О К О Л
совещанияу Губернатора Орловской области
__________________________________________________________________
г.Орёл
от5 февраля 2020 года № 2.
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
наименованиедолжности
И.О. Фамилия
Присутствовали:
| Наименование должности
| – | И. О. Фамилия |
________________________________________________________________
Вопросы повестки дня
Обисполнении...
__________________________________________________________________
(И. О.Фамилия)
1. Доклад (информацию) руководителя... принять к сведению.
2. Департаменту… обеспечить исполнение...
Срок (отчет): 25 мая 2020 года.
Ответственный (ответственные):И. О. Фамилия.
Наименование должности
председательствующего Подпись И. О. Фамилия
Приложение9
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти
специальной компетенции
Орловской области
1. Образец оформления письма органаисполнительной власти
| Герб Орловской области
Наименование органа ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ власти
Справочные данные
__________________ № ________________
На № от .
|
Полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе
Фамилия И. О. |
Уважаемый___________________!
Текстписьма.
Приложение: отчет на 9 л. в1 экз.
Наименованиедолжности Подпись И. О. Фамилия
2. Образец оформления письма должностного лица
| Герб Орловской области
Наименование ДОЛЖНОСТИ
Справочные данные
__________________ № ________________
На № от .
|
Фамилия И. О.
ул. Ленина, д. 1, кв. 12 г. Орёл, 302028
|
Уважаемый___________________!
Текстписьма.
Приложения: 1. Справка озаработной плате на 2 л. в 1 экз.
2. Копия приказа на 1 л. в 1экз.
Подпись И. О. Фамилия
Приложение10
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной
власти специальной компетенции
Орловской области
1. Образец оформления телеграммы
Адресат
ТЕЛЕГРАММА
_________________№_______
Текст
Наименованиедолжности И. О. Фамилия
2. Образец оформления телефонограммы
Адресат
ТЕЛЕФОНОГРАММА
_________________№_______
Текст
Наименованиедолжности И. О. Фамилия
Сопроводительный лист
к телефонограмме от _____________ № _____
Дата передачи:
Передал:
Наименование должности И. О. Фамилия т.00-00-00
Принял:
Наименование должности И. О. Фамилия т.00-00-00
Время передачи:
Приложение11
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти
специальной компетенции
Орловской области
ПЕРЕЧЕНЬ
обязательных сведений о документах, используемых
в целях учета и поиска документов в системе электронного
документооборота органов исполнительной власти
1. Привключении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнениив ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
1) наименованиегосударственного органа, органа местного самоуправления, организации(корреспондента);
2)наименование вида документа (наименование раздела в справочнике(классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый вСЭД);
3) датадокумента;
4)регистрационный номер документа;
5) фамилия иинициалы лица, подписавшего документ;
6) датапоступления документа;
7) входящийрегистрационный номер;
8) способдоставки документа;
9) заголовокк тексту (краткое содержание документа);
10)количество листов основного документа;
11) отметкао приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
12) сведенияо связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационныйномер, тип связи);
13) резолюция(исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, датаформирования поручения);
14) срокисполнения документа;
15) индексдела по номенклатуре дел;
16) сведенияо переадресации документа;
17) отметкао контроле;
18) грифограничения доступа к документу;
19) сведенияоб электронной подписи;
20)результат проверки электронной подписи (включаются в СЭД, если поступившийдокумент подписан усиленной электронной подписью);
21)электронный адрес корреспондента;
22) ссылкина файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) кдокументу.
2. Привключении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения одокументе:
1)наименование органа исполнительной власти;
2) фамилия иинициалы лица, подписавшего документ;
3)наименование вида документа (наименование раздела в справочнике(классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый вСЭД);
4) датадокумента;
5)регистрационный номер документа;
6) заголовокк тексту (краткое содержание документа);
7) сведенияо связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационныйномер, тип связи);
8) количестволистов основного документа;
9) индексдела по номенклатуре дел;
10) отметкао приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
11) грифограничения доступа к документу;
12)подразделение – ответственный исполнитель документа;
13) сведенияоб электронной подписи;
14) ссылкина файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) кдокументу;
15)электронный адрес корреспондента;
16) способдоставки документа адресату.
3. Привключении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения одокументе:
1)наименование подразделения, подготовившего проект документа;
2)наименование вида документа;
3) датадокумента;
4)регистрационный номер документа;
5) гриф ограничениядоступа к документу;
6) фамилия иинициалы лица, подписавшего документ;
7) сведенияо связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационныйномер, тип связи);
8) заголовокк тексту (краткое содержание документа);
9) подразделение(должностное лицо) – исполнитель (ответственный исполнитель) документа;
10)количество листов основного документа;
11) отметкао приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
12) индексдела по номенклатуре дел;
13) резолюция(исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формированияпоручения);
14) отметкао контроле;
15) ссылкина файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) кдокументу.
4. Привключении в СЭД обращений граждан, организаций и ответов на обращения в ЭРКвносятся следующие сведения:
1) фамилия,имя, отчество (при его наличии) гражданина;
2)наименование организации – адресата;
3) датаобращения гражданина, организации;
4)регистрационный номер обращения (для обращений организаций);
5) датасопроводительного документа (в случае переадресации обращения);
6) датапоступления обращения гражданина, организации;
7) входящийрегистрационный номер;
8) краткоесодержание обращения гражданина, организации;
9)количество листов основного документа;
10) отметкао приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
11) сведенияо связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационныйномер, тип связи, в том числе сведения о предыдущих обращениях в случае, еслиданное обращение повторное);
12)резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшеепоручение, дата резолюции);
13) срокисполнения документа;
14) индексдела по номенклатуре дел;
15) сведенияо переадресации обращения гражданина, организации (дата, номерсопроводительного документа; наименование органа власти, организации;
16) отметкао контроле;
17) сведенияоб электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина,организации, подписанного электронной подписью);
18)результат проверки электронной подписи (включаются в СЭД, если поступившийдокумент подписан усиленной электронной подписью);
19)электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);
20) почтовыйадрес корреспондента (гражданина, организации);
21) вопроспо тематическому классификатору;
22) ссылкина файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.
5. Дополнительнок указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах, обращенияхграждан, организаций в ЭРК могут вноситься иные сведения.
Приложение12
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти
специальной компетенции
Орловской области
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
органа исполнительной власти
| Наименование органа исполнительной власти
Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
На _____________ год*
| |
| Индекс | Заголовок дела
| Кол-во томов (частей) | Срок хранения и № статьи по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
*К номенклатуре дел структурного подразделения поокончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной вприложении 13 к Инструкции и делается отметка о передаче итоговых сведений вслужбу делопроизводства органа исполнительнойвласти.
Приложение13
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти
специальной компетенции
Орловской области
Форма номенклатуры дел органа исполнительной власти
| Наименование органа исполнительной власти
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
На _____________ год
|
Руководитель органа исполнительной власти
_______________И. О. Фамилия Дата
|
| Индекс | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения дела и № статьи по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Виза лица, ответственного за архив
| СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК органа исполнительной власти от ___________ № ______ | СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК органа исполнительной власти в сфере архивного дела от ___________ № ______
|
1. Образец оформления итоговой записи о количествезаведенных дел
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенныхв ____ году
в_________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти)
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| Постоянного |
|
|
|
| Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
| Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
| ИТОГО |
|
|
|
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
лица, передавшего сведения Подпись И. О. Фамилия
Дата
2. Образец оформления итоговой записи о количествезаведенных
электронных дел
Итоговая запись о категориях и количестве электронных дел,заведенных в ____ году
в_________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти)
| По срокам хранения | Всего | В том числе | ||
| Кол-во дел | Объем в Мб | переходящих | с отметкой «ЭПК» | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Постоянного |
|
|
|
|
| Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
| Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
| ИТОГО: |
|
|
|
|
Наименование должности
руководителя службы
делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
лица, передавшего сведения Подпись И. О. Фамилия
Дата
Приложение14
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти
специальной компетенции
Орловской области
ПОРЯДОК
заполнения граф номенклатуры дел органа исполнительнойвласти
1. Номенклатурадел органа исполнительной власти составляется по установленной форме.
2. Вграфе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного вноменклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительнойвласти цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядковогономера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – кодструктурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела в разделеноменклатуры дел.
Вноменклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных делв пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекссохраняется.
3. Вграфу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовокдела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документовдела. Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов илиразновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименованиевидов документов, например: «Приказы по основной деятельности».
Нерекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разныематериалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Заголовокдела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов(протоколы, приказы и др.); название органа исполнительной власти илиструктурного подразделения (автор документа); название организации, которойбудут адресованы или от которой будут получены документы (адресат иликорреспондент документа); краткое содержание документов дела; названиеместности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата(период), к которым относятся документы дела.
В заголовкахдел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанныхпоследовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин«документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидностидокументов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы орассмотрении обращений граждан (информации, аналитические справки и т. д.)».
В заголовкахдел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами,последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:«Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Орловскойобласти научно-технической документацией».
В заголовкахдел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние неперечисляются, например: «Переписка об организации семинаров и совещаний повопросам документирования управленческой деятельности».
В заголовкедела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним,например: «Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы сдокументами и передаче их в состав Архивного фонда Орловской области».
Приобозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитываетсяследующее: если содержание дела касается нескольких однородныхадминистративно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются ихконкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:«Переписка с главами муниципальных образований о социальной защите населения».
Если содержаниедела касается одной административно-территориальной единицы (населенногопункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка сООО «Регион-Центр» (г. Орёл) об использовании архивных документов приреконструкции технических объектов».
В заголовкахдел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период(квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовыеотчеты Администрации Губернатора и Правительства Орловской области о работе собращениями граждан».
Если делобудет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовокдела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части),уточняющие содержание заголовка дела.
4. Порядокрасположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры делопределяется степенью важности документов, составляющих дела, и ихвзаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативныеправовые акты. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел.
5. Графа3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
6. Вграфе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при егоотсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный сорганом исполнительной власти в сфере архивного дела срок хранения.
7. Вграфе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованныхпри определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (втом числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с2014 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формированиедел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
8. Еслив течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированныеучастки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительновносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатурыоставляются резервные номера.
9. Поокончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количествезаведенных дел (томов).
Приложение15
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти
специальной компетенции
Орловской области
ПОРЯДОК
формирования, учета и хранения дел
1. Приформировании дел в органах исполнительной власти необходимо соблюдать следующиеправила:
1) помещатьв дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовкудела по номенклатуре;
2) помещатьвместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
3) помещатьприложения вместе с основными документами;
4) группироватьв дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
5) раздельногруппировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
6) включатьв дело по одному экземпляру каждого документа;
7) помещатьв дела телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
8) помещатьв дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату,подпись и др. реквизиты);
9) непомещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики(за исключением особо ценных);
10) пообъему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщинадел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышенииданного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов(частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлениемотметок: «Т. 1», «Т. 2» и т. д.
2. Документы внутри дела располагаютсясверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или ихсочетании.
Распорядительныедокументы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к нимприложениями.
В отдельныедела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятыхфедеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов ПравительстваРоссийской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседанийПравительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационногохарактера по исполнению акта Президента Российской Федерации или ПравительстваРоссийской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное наэтот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документыподшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеетсядокумент о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, тоследует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующиедела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
3. Документыколлегиальных органов группируются в отдельные дела:
протоколы ирешения;
документы кзаседаниям.
Протоколы в деле располагаются в хронологическомпорядке по номерам.
Документы кзаседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения кпротоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы кпротоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутридела по номерам протоколов.
4. Правовыеакты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов поличному составу.
Пригруппировке правовых актов по личному составу формируются в отдельные дела актыпо личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения.Например, правовые акты о приеме, перемещении, увольнении сотрудниковформируются отдельно от актов по другим вопросам (командировкам и т. д.).
Документы вличных делах располагаются по мере их поступления.
5. Перепискагруппируется, как правило, за период календарного года и систематизируется вхронологической последовательности: документ-ответ помещается задокументом-запросом. При возобновлениипереписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документывключаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6. Законченные делопроизводством электронныедокументы формируются в дела (папки, директории) в соответствии сноменклатурой дел органа исполнительной власти, отдельно от документов набумажных носителях,
на жестком диске специально выделенного компьютера.
7. Деласо дня их заведения до передачи на архивное хранение или уничтожение хранятсяпо месту их формирования.
Деласчитаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются(подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки илипапки.
Формированиедокументов в дела осуществляют сотрудники, ответственные за ведениеделопроизводства. Руководители органов исполнительной власти и их структурныхподразделений обеспечивают сохранность документов и дел.
8. Деларазмещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещенияхв шкафы, сейфы и т. п. для обеспечения их сохранности и защиты от воздействияпыли и солнечного света.
Дела вшкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально корешкаминаружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек делуказываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из неепомещается в непосредственной близости от дел.
При поискекакого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем поиндексу дела – соответствующую папку на полке.
9. Деладокументального фонда органа исполнительной власти, находящиеся на текущемхранении, подлежат учету. В целях установления фактического наличия документови дел службой делопроизводства должны проводиться проверки условий хранениядокументов, наличия и состояния документов и дел:
передпередачей документов в архив органа исполнительной власти;
приперемещении дел;
при сменеруководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства;
приреорганизации и ликвидации органа исполнительной власти или структурногоподразделения.
По итогампроверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженныенедостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются заместителюруководителя органа исполнительной власти, курирующему проверяемое структурноеподразделение.
Приобнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством структурныхподразделений принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не даетрезультата, составляется справка о причинах их отсутствия, котораяподписывается руководителем подразделения и представляется в службуделопроизводства.
Факт утраты дела(дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом руководителем службыделопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным имлицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно)сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру актахранится в службе делопроизводства и структурном подразделении; при утрате делвременных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляракта представляется в архив органа исполнительной власти при передаче делструктурного подразделения на архивное хранение.
Одновременнос этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.
В случаеутраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатамкоторого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленномпорядке.
10. Выдачадел сотрудникам органов исполнительной власти для работы производится сразрешения руководителя органа исполнительной власти на срок не более одногомесяца, и после его истечения они подлежат возврату. Выдача дел осуществляетсяпод расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на местовыданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, датаего выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы длярасписок в получении и приеме дела.
Инымгосударственным и муниципальным органам и организациям дела выдаются наосновании их письменных запросов с разрешения руководителя органаисполнительной власти по актам.
Еслиотдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении вструктурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданыиз дела, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием когда, кому ина какой срок выдан документ.
11. Изъятие(выемка) документов, образовавшихся в деятельности органа исполнительнойвласти, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации наосновании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органаисполнительной власти и разрешения руководителя органа исполнительной властиили иного уполномоченного им лица с извещением руководителя структурногоподразделения, документы которого изымаются.
Факт изъятия(выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов,который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписываетсяуполномоченными представителями организации и соответствующего органаисполнительной власти. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятыхдокументов (дел).
При изъятииподлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на оборотекоторой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подписьсотрудника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинникдокумента, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса,возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника,изымается.
Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной власти
специальной компетенции
Орловской области
1. Форма описи дел структурного подразделения
| Наименование органа исполнительной власти
Наименование структурного подразделения
ОПИСЬ № ___________ дел ______________
|
| ||||||
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние | Срок хранения* | Количество | Примечание | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
| Название раздела | |||||||
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
| |
В данную опись внесено___________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № __________________________по №__________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________
пропущенные номера:_______________________________________________
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись И. О. Фамилия
Дата
| СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы делопроизводства |
Подпись И.О. Фамилия
_________________________
* Графа опускается в описидел постоянного срока хранения
Передал
_____________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _______________________ регистрационно-контрольных карточек к документам.
(цифрами ипрописью)
Наименование должности работника
структурногоподразделения Подпись И. О. Фамилия
Принял
_____________________________________________________________
дел
(цифрами и прописью)
и ________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам.
(цифрами ипрописью)
Наименование должности работника,
ответственного заархив Подпись И.О. Фамилия
2. Форма описи электронных дел, документов
структурного подразделения
| Наименование органа исполнительной власти
Наименование структурного подразделения
ОПИСЬ № ___________ электронных дел, документов
|
|
| ||||||
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты* | Срок хранения* | Объем, Мб | Примечания | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ||
|
|
|
|
|
|
|
| ||
В данный раздел описи внесено _______________________________________
(цифрами и прописью)
дел, с № ______________________ по №____________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
объемом __________________________________ Мб.
|
|
|
|
|
|
| (наименование должности руководителя структурного подразделения)
Дата |
| (подпись) |
| (расшифровка подписи)
|
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы делопроизводства Подпись И. О. Фамилия
Дата
* Графаопускается в описи дел постоянного срока хранения.
Передал
_____________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _______________________ регистрационно-контрольных карточек к документам,
(цифрами и прописью)
объемом_____________________________________Мб.
Наименование должностиработника
структурногоподразделения Подпись И. О. Фамилия
Принял _____________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам,
(цифрами и прописью)
объемом__________________________________ Мб.
Наименование должностиработника,
ответственного заархив Подпись И.О. Фамилия
Приложение кописи № ________
электронныхдел, документов
_____________________________
3. Реестр документов(контейнеров электронных документов)
электронного дела * :
| Дата документа | Регистрационный № документа | Наименование документа | Объем, Мб | Примечания | ||||
|
|
|
|
|
| ||||
|
|
|
|
|
| |||||
| (должность составителя описи) |
| (подпись) |
| ||||||