Распоряжение Правительства Орловской области от 03.09.2015 № 315-р
О создании инструкции по делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области
ПРАВИТЕЛЬСТВООРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
3 сентября 2015г. № 315-р
г. Орёл
(Вредакции Распоряжений Правительства Орловской области
(Вредакции Постановлений Правительства Орловской области
В соответствии сЗаконом Орловской области от 10ноября 2014 года №1683-ОЗ «О Правительстве и системе органов исполнительнойгосударственной власти Орловской области», вцелях обеспечения единства подходов итребований к ведению документационного обеспечения деятельностиГубернатора Орловской области, Правительства Орловской области, органов исполнительной государственной власти специальнойкомпетенции Орловской области, повышения эффективности документированияуправленческой деятельности:
1. Утвердитьприлагаемую Инструкцию по делопроизводству ворганах исполнительной государственной власти специальной компетенцииОрловской области.
2. Руководителяморганов исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловскойобласти обеспечить неукоснительное соблюдение Инструкции по делопроизводству ворганах исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловскойобласти при работе с документами.
3. Признатьутратившим силу распоряжение Правительства Орловской области от 12 мая 2011года № 197-р.
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на первого заместителяГубернатора и Председателя Правительства Орловской области – руководителяАдминистрации Губернатора и Правительства Орловской области Соколова В. В. (Вредакции Распоряжений Правительства Орловской области от28.12.2018 г. № 555)
Исполняющийобязанности Председателя
ПравительстваОрловской области А.Ю. Бударин
Приложение
к распоряжению
ПравительстваОрловской области
от 3сентября 2015 г. № 315-р
ИНСТРУКЦИЯ
поделопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальнойкомпетенции Орловской области
(Вредакции Распоряжений Правительства Орловской области
(Вредакции Постановлений Правительства Орловской области
I. Общиеположения
1.1. Инструкцияпо делопроизводству в органах исполнительной государственной власти специальнойкомпетенции Орловской области (далее – Инструкция) разработана в целяхустановления единых требований к подготовке, обработке, хранению ииспользованию документов, совершенствования организации делопроизводстваи повышения его эффективности в органах исполнительной государственной властиспециальной компетенции Орловской области (далее также – органы исполнительнойвласти).
1.2. При веденииделопроизводства в органах исполнительной власти применяются следующие правовыеакты:
1) Федеральныйконституционный закон от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербеРоссийской Федерации»;
2) Федеральный закон от 6 апреля2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об электроннойподписи);
3) Федеральныйзакон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в РоссийскойФедерации»;
4) Федеральныйзакон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государственном языке РоссийскойФедерации» (далее – Закон о государственном языке);
5) Федеральныйзакон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений гражданРоссийской Федерации»;
6) Федеральныйзакон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологияхи о защите информации»;
7) Федеральныйзакон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;
8) Федеральныйзакон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации одеятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
9) УказПрезидента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утвержденииперечня сведений конфиденциального характера»;
10)постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222«Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» (далее – Правилателеграфной связи);
11)постановление Правительства Российской Федерации от 9 декабря 2014 года № 1342«О порядке оказания услуг телефонной связи»;
12)постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 года № 160«Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозкии доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылкиписьменной корреспонденции»;
13)постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Обутверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительнойвласти» (далее – Правила делопроизводства);
14) постановлениеПравительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года № 754 «Обутверждении Положения о системе межведомственного электронногодокументооборота»;
15) распоряжение ПравительстваРоссийской Федерации от 2 апреля 2015 года № 583-р;
16) приказМинистерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014года № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (далее –Почтовые правила);
17) Методическиерекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органахисполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года№ 76;
18) Устав(Основной Закон) Орловской области;
19) ЗаконОрловской области от2 ноября 2013 года № 1554-ОЗ «О дополнительных гарантиях реализации праваграждан на обращение в Орловской области»;
20) ЗаконОрловской области от6 июля 1999 года № 109-ОЗ «Об архивном деле в Орловской области»;
21) ЗаконОрловской области от1 августа 2002 года № 266-ОЗ «О гербе и флаге Орловской области»;
22) ЗаконОрловской области от15 апреля 2003 года № 319-ОЗ «О правотворчестве и нормативных правовыхактах Орловской области» (далее – Закон о правотворчестве);
23) указГубернатора Орловской области от 28 мая2015 года № 303 «Об утверждении Регламента Губернатора Орловской области»(далее – Регламент Губернатора Орловской области);
24) постановлениеПравительства Орловской области от 17 июня2015 года № 265 «Об утверждении Регламента Правительства Орловской области»(далее – Регламент Правительства Орловской области);
25)постановление Правительства Орловской области от 16 июня 2016 года №242 «Оправовом обеспечении деятельности органов исполнительной государственной властиОрловской области» (В редакции Распоряжения Правительства Орловскойобласти от26.07.2016 № 336-р)
При работе сдокументами также используются положения государственных стандартов РоссийскойФедерации в сфере делопроизводства, в том числе:
ГОСТ Р7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
ГОСТР 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартовпо информации, библиотечному и издательскому делу.Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлениюдокументов ; (В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от17.08.2018 г. № 426-р)
ГОСТ Р ИСО15489-1–2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскомуделу. Управление документами. Общие требования».
26)приказМинистерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года №526 «Обутверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использованиядокументов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов ворганах государственной власти, органах местного самоуправления иорганизациях». (Дополнен - Распоряжение Правительства Орловской области от26.07.2016 № 336-р)
1.3. ПоложенияИнструкции распространяются на организацию работы с документами независимо отвида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку,обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощьюинформационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированнойобработки документов), применяемые в органах исполнительной власти, должныобеспечивать выполнение требований Инструкции.
ПоложенияИнструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащимисведения, составляющие государственную тайну.
Особенностиработы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и инуютайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными правовымиактами.
ТребованияИнструкции к работе с обращениями граждан, бухгалтерской и иной специальнойдокументацией распространяются лишь в части общих принципов работы сдокументами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.4. Формированиеобщих требований к ведению делопроизводства, методическое руководство иконтроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органахисполнительной власти осуществляется АдминистрациейГубернатора и Правительства Орловской области. (Вредакции Распоряжения Правительства Орловской области от26.03.2018 г. № 112)
Функции, задачи,права и ответственность Администрации Губернатора иПравительства Орловской области в части ведения делопроизводстварегламентируются положениями об АдминистрацииГубернатора и Правительства Орловской области и его структурномподразделении в сфере документационного обеспечения. Должностные обязанностисотрудников органов исполнительной власти, отвечающих за организацию работы сдокументами, устанавливаются их должностными регламентами. (В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от26.07.2016 № 336-р)
Непосредственноеведение делопроизводства в органах исполнительной власти и их структурныхподразделениях осуществляется помощниками заместителей Губернатора Орловскойобласти, членов Правительства Орловской области, руководителей органовисполнительной власти (далее – помощники руководителей), специалистами приемныхруководителей, секретарями координационных и совещательных органов,специалистами, выполняющими делопроизводственные функции, а также совмещающимивыполнение должностных обязанностей с функциями по ведению делопроизводства.
1.5. Содержаниеслужебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, ихкопий и выписок из них, проектов документов внешним субъектам осуществляетсятолько по согласованию с руководителями соответствующих органов исполнительнойвласти.
1.6. Вновьпринятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случаеувольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиесяу них документы другому сотруднику в соответствии с положениями должностногорегламента об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника или поуказанию непосредственного руководителя. При увольнении или переводе по службепередача документов осуществляется по акту.
1.7. В случаеутраты служебных документов об этом незамедлительно информируется руководительсоответствующего органа исполнительной власти.
1.8. Сотрудникиорганов исполнительной власти несут дисциплинарную и иную установленнуюзаконодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдениетребований настоящей Инструкции.
II. Основныепонятия
В сфередокументационного обеспечения управленческой деятельности используютсяследующие основные понятия:
1) документирование– запись информации на носителе по установленным правилам;
2) делопроизводство– деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативноехранение и использование документов;
3) документ– зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ееидентифицировать;
4) электронныйдокумент – документ, информация которого представлена в электронной форме;
5) автордокумента – организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
6) виддокумента – классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа копределенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
7) оформлениедокумента – проставление на документе необходимых реквизитов;
8) электроннаяподпись – информация в электронной форме, присоединенная к электронному документуили иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо,подписавшее электронный документ;
9) реквизитдокумента – элемент оформления документа;
10) бланкдокумента – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующимиавтора официального документа;
11) подлинникдокумента – первый или единственный экземпляр документа;
12) копиядокумента – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информациюподлинника документа;
13) завереннаякопия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленнымпорядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
14) обращениегражданина – направленные в государственный орган, орган местногосамоуправления или должностному лицу в письменной форме или в формеэлектронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устноеобращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
15) юридическаясила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия;
16) унифицированнаяформа документа – формуляр документа определенного вида, содержащий постояннуючасть текста;
17) документооборот– движение документов в организации с момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправки;
18) объемдокументооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданныхею за определенный период;
19) регистрациядокумента – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных одокументе в регистрационно-учетную форму;
20) номенклатурадел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, суказанием сроков их хранения;
21) экспертизаценности документов – изучение документов на основании критериев их ценностидля определения сроков хранения документов;
22) дело –документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участкудеятельности, помещенных в отдельную обложку;
23) формированиедела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатуройдел и их систематизация внутри дела;
24) службаделопроизводства – структурное подразделение органа исполнительной власти, накоторое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица,ответственные за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти и ихструктурных подразделениях.
В службуделопроизводства также входят секретари координационных и совещательных органов(комиссий, советов, рабочих групп и т. д.);
25) электронныйобраз документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажномносителе;
26) сканированиедокумента – получение электронного образа документа;
27) системаэлектронного документооборота (СЭД) – информационная система, обеспечивающаясбор документов (включение документов в систему), их обработку, управлениедокументами и доступ к ним;
28) электронныйдокументооборот – документооборот с использованием автоматизированнойинформационной системы (системы электронного документооборота);
29) межведомственныйэлектронный документооборот (далее также – МЭДО) – взаимодействиеинформационных систем электронного документооборота федеральных органовисполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РоссийскойФедерации и иных государственных органов.
Иные понятия,используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательствеРоссийской Федерации и Орловской области.
III. Созданиедокументов в органах исполнительной власти
3.1. Бланкидокументов
3.1.1. Документы, создаваемые в органах исполнительной власти, оформляются на бланках,стандартных листах бумаги, как правило, формата A4 (210 x 297 мм) или в видеэлектронных документов.
Проектыдокументов печатаются с одной стороны листа шрифтом Times New Roman № 14(допускается № 13), начертание обычное (прямое и светлое). При составлениитаблиц, оформлении сносок и примечаний допускается использование шрифта меньшихразмеров.
Врамках внутренней переписки между органами исполнительной власти допускаетсясоздание служебных писем и приложений к ним на лицевой и оборотной сторонахлиста. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевойстороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Отдельныефрагменты текстов проектов допустимо выделять полужирным, курсивным,разреженным начертанием. Межстрочный интервал – одинарный. Допускаетсянезначительное уменьшение или увеличение межстрочных интервалов междуэлементами текста.
Размерыполей документов составляют:
верхнееи нижнее – 20 мм;
левое– 30 мм (допускается уменьшение размера до 20 мм, за исключением документов,оформленных на бланке, а также документов со сроками хранения свыше 10 лет);
правое– 15 мм (допускается уменьшение размера до 10 мм, за исключением документов,оформленных на бланке). (В редакции Распоряжения Правительства Орловскойобласти от15.11.2018 г. № 452)
3.1.2. Приподготовке документов в органах исполнительной власти используются бланкидокументов. Образцы бланков документов разрабатываются на основании нормативныхи методических документов в сфере делопроизводства и утверждаются первым заместителем Губернатора и Председателя ПравительстваОрловской области – руководителем Администрации Губернатора и ПравительстваОрловской области. (В редакции РаспоряженияПравительства Орловской области от28.12.2018 г. № 555)
Бланки могутиспользоваться в цветном и одноцветном (как правило, черном или синем)варианте.
Цветные бланкиизготавливаются типографским способом или средствами оперативной полиграфии,одноцветные – с помощью компьютерной техники.
Бланки писемГубернатора и Правительства Орловской области нумеруются типографским способом,с помощью компьютерной техники или нумератором. Порядковый номер проставляетсяв нижней части оборотной стороны бланка.
При переносе текста письма на бланкисполнитель указывает порядковый номер бланка в нижней части оборотной стороныпроекта, оформленного на стандартном листе бумаги.
3.1.3. В органахисполнительной власти используются следующие виды бланков документов:
бланки правовыхактов Губернатора Орловской области, Правительства Орловской области, органовисполнительной государственной власти специальной компетенции Орловскойобласти;
бланки писемдолжностных лиц, органов исполнительной власти и их структурных подразделений;
общие бланкидолжностных лиц, органов исполнительной власти;
бланкикоординационных и совещательных органов.
Принеобходимости могут использоваться бланки других видов документов.
3.1.4. Бланкидокументов органов исполнительной власти разрабатываются на основе углового илипродольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизитыбланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листавдоль верхнего поля.
3.1.5. Бланкиимеют следующие реквизиты:
1) для бланкаправового акта:
изображениегерба Орловской области;
полноенаименование органа исполнительной власти;
вид документа;
отметки дляпроставления даты и регистрационного номера;
местосоставления (издания) документа;
2) для бланкаписьма:
изображениегерба Орловской области;
полное и, приналичии, сокращенное наименование органа исполнительной власти, егоструктурного подразделения, координационного или совещательного органа,наименование должности лица, подписавшего документ;
справочныеданные об органе исполнительной власти (его структурном подразделении,координационном или совещательном органе): почтовый адрес, номера телефона,факса, адрес электронной почты, другие сведения;
отметки дляпроставления даты и регистрационного номера;
отметки дляссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;
3) для общегобланка:
изображениегерба Орловской области;
полноенаименование органа исполнительной власти;
отметки дляпроставления даты и регистрационного номера;
местосоставления (издания) документа.
Общие бланкииспользуются при подготовке любых видов документов (актов, справок и т. д.),кроме служебных писем.
Образцы бланковдокументов приведены в приложении 1.
3.1.6. Учетбланков осуществляют сотрудники, ответственные за делопроизводство в органахисполнительной власти. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков вжурнале учета выдачи бланков, в котором указываются следующие сведения:
наименованиевида бланка;
количествоэкземпляров бланков;
номера бланков;
наименованиеструктурного подразделения органа исполнительной власти;
личная подписьполучателя и ее расшифровка.
Бланки выдаютсяспециалистами приемных (лицами, ответственными за делопроизводство) сотрудникаморганов исполнительной власти под подпись в журнале учета выдачи бланков.Передача бланков внешним субъектам, не входящим в систему органовисполнительной власти, не допускается. Испорченные и невостребованные бланкивозвращаются в службу делопроизводства.
3.1.7. Бланкииспользуются строго по назначению. Ответственность за обеспечение сохранностибланков и правильность их использования несут сотрудники, ответственные заделопроизводство, и руководители структурных подразделений органовисполнительной власти.
3.2. Оформлениереквизитов документов
3.2.1. Документы,создаваемые в органах исполнительной власти, имеют установленный составреквизитов, их единообразное расположение и оформление.
3.2.2. В соответствии с Правилами делопроизводства документы органов исполнительнойвласти имеют следующий состав реквизитов:
1) изображение герба Орловской области;
2) наименование органа исполнительной власти – автора документа;
3) наименование структурного подразделения – автора документа;
4) наименование должности лица – автора документа;
5) справочные данные об органе исполнительной власти;
6) наименование вида документа;
7) дата документа;
8) регистрационный номер документа;
9) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
10) место составления (издания) документа;
11) гриф ограничения доступа к документу;
12) адресат;
13) гриф утверждения документа;
14) заголовок к тексту;
15) текст документа;
16) отметка о приложении;
17) гриф согласования документа;
18) виза;
19) подпись;
20) отметка об электронной подписи;
21) печать;
22) отметка об исполнителе;
23) отметка о заверении копии;
24) отметка о поступлении документа;
25) резолюция;
26) отметка о контроле;
27) отметка о направлении документа в дело.
Составреквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кромеперечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с нимимогут использоваться другие реквизиты, например, отметка об исполнениидокумента, отметки «Срочно», «Подлежит возврату» и другие . (В редакции Распоряжения Правительства Орловскойобласти от17.08.2018 г. № 426-р)
3.2.3. Приоформлении реквизитов следует руководствоваться следующими правилами.
3.2.3.1. Изображениегерба Орловской области воспроизводится в соответствии с Законом Орловскойобласти от 1 августа 2002 года № 266-ОЗ «О гербе и флаге Орловской области».
На бланкахдокументов органов исполнительной власти изображение герба Орловской областипомещается на верхнем поле посередине зоны, занятой реквизитом «Наименованиеоргана исполнительной власти» («Наименование должности лица, подписавшегодокумент»).
3.2.3.2. Наименованиеоргана исполнительной власти – автора документа, помещаемое на бланкахдокументов, должно соответствовать наименованию, установленному положением оборгане исполнительной власти.
Сокращенноенаименование органа исполнительной власти, при его наличии, помещают в скобкахпод полным наименованием.
3.2.3.3. Наименованиедолжности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностныхлиц (в составе реквизитов).
3.2.3.4. Справочныеданные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают всебя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты,интернет-адрес. Справочные данные могут содержать иные сведения. Почтовый адресуказывается в соответствии с Почтовыми правилами.
3.2.3.5.Наименование вида издаваемого документа (УКАЗ, ПРИКАЗ, АКТ) включается в бланксоответствующего вида документа или указывается составителем при подготовкедокумента.
Наименованиевида и разновидности документа не указывается в письмах.
3.2.3.6. Местосоставления или издания документа (г. Орёл) указывается в бланкахдокументов органов исполнительной власти, за исключением бланков писем.
3.2.3.7. Датойдокумента является дата его подписания (правовые акты), утверждения (планы,графики), события, зафиксированного в документе (протоколы). Датой документа,издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата болеепоздней подписи.
Дата документапроставляется должностным лицом, службой делопроизводства или непосредственносоставителем при подготовке документа (например, заявления).
Дату документаоформляют цифровым (для писем) и словесно-цифровым (для правовых актов,протоколов) способами. При оформлении доверенности, как правило, используетсясловесный способ оформления даты.
При цифровомспособе дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: деньмесяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр,разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами: 18.05.2015.
Присловесно-цифровом способе месяц и год указывают словами: 18 мая 2015 года (г.).
3.2.3.8.Регистрационный номер присваивается документу, как правило, после егоподписания (утверждения) и состоит из порядкового номера, который может бытьдополнен буквенными и цифровыми обозначениями.
Регистрационныйномер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертойрегистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа ирасположенных в последовательности, соответствующей указаниюнаименований органов управления или организаций в заголовочной части документа.
3.2.3.9. Ссылкана исходящий регистрационный номер и дату документа включается в составреквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовкеписьма-ответа. Наличие данного реквизита исключает необходимость указанияномера и даты поступившего документа в тексте письма.
3.2.3.10. Реквизит «Адресат» проставляется в верхней правой части документа и центруетсяотносительно самой длинной строки.
Фамилияи инициалы адресата, почтовый адрес отделяются от остальных частей реквизитамежстрочным интервалом. В реквизите «Адресат» перенос слов не рекомендуется.
Приадресовании документа в орган власти, орган местного самоуправления,организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) ихнаименования пишутся в именительном падеже, например:
Правительство
Российской Федерации
Департамент
образования Орловской области
Допускаетсяиспользовать официально принятые сокращенные наименования органовгосударственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Приадресовании документа руководителю органа власти, организации должностьруководителя указывается в дательном падеже и включает наименованиеорганизации, фамилию и инициалы должностного лица, например:
Руководителю Федеральной
службы по труду и занятости
Фамилия И. О.
или:
Директору ООО «Прогресс»
Фамилия И. О.
ул. Ленина, д. 65а, г. Ливны,
Орловскаяобл., 302530
Кроменаименования должности, могут указываться дополнительные сведения – воинскоезвание, ученая степень и т. д.
Приадресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовыйадрес, например:
Фамилия И. О.
ул. Советская, д. 1, кв. 38,
г. Орёл, 302006
Почтовыйадрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности,установленной Почтовыми правилами. При оформлении адреса используютсяобщепринятые сокращения: г. (город), пос. (поселок), с. (село), пер.(переулок), наб. (набережная), корп. (корпус), кв. (квартира). При литерномнаписании номеров букву не отделяют пробелом от цифры (д. 25а).
Почтовыйадрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственнойвласти, другие федеральные органы исполнительной власти и их территориальныеорганы в Орловской области, органы власти Орловской области, органы местногосамоуправления муниципальных районов и городских округов Орловской области. Виных случаях требуется указание почтового адреса исполнителем документа.
Приотправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки попочте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указанэлектронный адрес (номер телефона/факса).
Документможет содержать не более четырех адресатов (при этом слово «копия» передвторым, третьим и четвертым адресатами не указывают). При большем количествеадресатов готовится один экземпляр письма, наименование адресатов указывается вобобщенной форме, при необходимости прилагается список рассылки с указаниемпочтовых адресов, составленный и подписанный исполнителем.
Ответственностьза правильное указание названий органов управления и организаций, должностей,почтовых адресов несет исполнитель . (В редакции РаспоряженияПравительства Орловской области от17.08.2018 г. № 426-р)
3.2.3.11. Наименованиедокумента (заголовок к тексту документа) должно быть кратким и точно передаватьсодержание документа. Заголовок к тексту согласуется с наименованием видадокумента, например:
указ,постановление, письмо – о чем?
регламент,правила, порядок – чего?
рекомендации,инструкция – по чему?
Заголовок составляетсяисполнителем к проектам нормативных правовых актов и иных документов.
Заголовок ктексту оформляется под реквизитами бланка. В проектах правовых актов заголовокоформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом без абзацногоотступа, служебных писем – у края левого поля страницы. Текст заголовкапечатается без переносов и знаков препинаний в конце заголовка, в кавычки незаключается.
3.2.3.12. Текстыдокументов в органах исполнительной власти составляются на русском языке всоответствии с Законом о государственном языке.
Использованиебуквы ё является обязательным в следующих случаях:
1) в именахсобственных – фамилиях, именах, отчествах, наименованиях органов и организаций,географических названиях и др. (например: Фёдоров, Неёлова, Дежнёв, Вёшенская,Олёкма);
2) дляпредупреждения неверного прочтения и понимания слова (например: всё, нёбо,лётом, совершённый в отличие соответственно от слов все, небо, летом,совершенный), в том числе для указания на место ударения в слове (например: вёдро,узнаём в отличие от ведро, узнаем).
В остальныхслучаях рекомендуется употребление буквы е вместо ё.
Текст документадолжен содержать достоверную, аргументированную, логически и грамматическисогласованную информацию, излагаться современным русским литературным языком сучетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначенияв управленческой деятельности.
Содержаниедокумента должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. В текстахдокументов возможно использование общепринятых или официально утвержденныхсокращений.
В текстахпроектов нормативных правовых актов, как правило, употребляются полныеофициальные наименования органов и организаций, в текстах проектовненормативных (индивидуальных) правовых актов допускается указывать ихсокращенные официальные наименования.
Многословныеназвания органов власти, документов и пр. допускается при первом употребленииприводить полностью, при этом в скобках указывать сокращенный вариант, которыйбудет употребляться в последующем тексте.
При подготовкепроектов документов применяется принцип единообразия в оформлении однородныхэлементов.
Текстыдокументов излагаются:
от 1-го лицаединственного числа: прошу..., постановляю...;
1-го лицамножественного числа: просим рассмотреть вопрос...;
3-го лицаединственного числа: Правительство Орловской области постановляет...
В совместныхдокументах текст излагается от 1-го лица множественного числа: приказываем...
В текстахнормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени,придающие тексту предписывающий характер, например:
«Нормативныепредписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами сточкой и заголовков не имеют».
При ссылках нанормативные правовые акты и иные документы указываются вид документа,наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждениядокумента, его регистрационный номер, а также наименование документа,заключенное в кавычки, без знаков препинания между реквизитами, например:
«В соответствиис постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477«Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительнойвласти»… ».
Даты правовыхактов оформляются словесно-цифровым способом, например: «5 августа 2015 года».
Если текстсодержит несколько положений, поручений, решений и др., в тексте выделяютсяразделы, главы, пункты, подпункты, абзацы.
Разделынумеруются римскими цифрами, главы – арабскими. Разделы и главы имеютнаименования, которые начинаются с прописной буквы. Пункты и подпунктызаголовков не имеют. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются спрописной буквы и заканчиваются точкой. Подпункты нумеруются арабскими цифрамиили строчными буквами с закрывающей круглой скобкой в пределах одного пункта,начинаются со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой (последнийподпункт заканчивается точкой). Абзацы нумерации не имеют, в тексте правовогоакта их, как правило, не более пяти. При сложной структуре текста пункты могутиметь многоступенчатую нумерацию арабскими цифрами, разделяемыми точками. Текст(его отдельные элементы) в зависимости от содержания может разделяться набольшее количество абзацев.
Требования ктекстам распространяются на приложения, являющиеся составной (неотъемлемой)частью документов. Если приложений два или более, они нумеруются арабскимицифрами без знака номера. Наименование приложения располагается по центру безабзацного отступа, первое слово заголовка («положение», «порядок» и т. д.)печатается прописными буквами.
При формированиисоставов межведомственных координационных и совещательных органов (комиссий,советов, рабочих групп и т. д.) с участием представителей федеральных органоввласти, органов местного самоуправления, организаций фамилии должностных лицрасполагаются в следующем порядке:
председатель(руководитель);
заместительпредседателя (руководителя);
секретарь;
членыформируемого органа в алфавитном порядке.
Фамилиидолжностных лиц и сотрудников органов исполнительной власти в составекоординационных и совещательных органов, а также иных перечней, формируемых безпривлечения представителей внешней стороны, указываются в соответствии сослужебной иерархией, фамилии должностных лиц одного уровня – в алфавитномпорядке. При употреблении в тексте фамилий лицинициалы указываются после фамилии. (Дополнен - Распоряжение ПравительстваОрловской области от17.08.2018 г. № 426-р)
В текстдокумента могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы. Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным вименительном падеже. Подзаголовки должны быть грамматически согласованы сзаголовками. Заголовки и текст боковой части таблицы начинаются с прописнойбуквы, подзаголовки и заполняемая часть таблицы – со строчной. Знаки препинанияв конце текста в ячейках таблицы не ставятся. В заполняемой части таблицытекстовые элементы выравниваются по ширине или левому краю, цифровые – поцентру в верхней части ячеек. Наименования единиц измерения приводятся, какправило, в скобках и пишутся в родительном падеже множественного числа (тыс.рублей). Одинаковые текстовые элементы в графах допускается заменятьграфическими элементами (–//–), повторяющиеся цифры заменять нельзя. После слов«всего», «итого» двоеточие не ставится. Если таблица размещается более чем наодной странице, графы таблицы нумеруются, на второй и последующих страницах взаголовочной части печатаются только номера граф (Вредакции Распоряжения Правительства Орловской области от17.08.2018 г. № 426-р).
При наличии втексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой в видеверхнего индекса (если сносок более трех). Текст сноски печатается через 1межстрочный интервал под чертой в конце страницы (при постраничной нумерациисносок) или после приложения (при сквозной нумерации). После символа сноски еетекст печатается с прописной буквы, в конце ставится точка. Примечания даются вконце приложения (если есть сноски, то после них). Текст примечания оформляетсяв виде предложений после слова «Примечание». При наличии нескольких примечанийони нумеруются. (В редакции РаспоряженияПравительства Орловской области от17.08.2018 г. № 426-р)
Присоздании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницынумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа нарасстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа, номер на первой странице неставится. Страницы приложений нумеруются отдельно, при сложной структуре документаприложения к приложениям могут иметь сквозную нумерацию страниц . (В редакции Распоряжения Правительства Орловскойобласти от17.08.2018 г. № 426-р)
Правилаупотребления прописных и строчных букв в текстах документов приводятся вприложении 2.
Правилакомпьютерного набора текстов представлены в приложении 3.
3.2.3.13. Отметкао приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений кправовым актам и другим документам.
Всопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма сабзацным отступом от границы левого поля. Если приложение названо в текстеписьма, в отметке о приложении указывается количество листов и экземпляровприложения, например:
Приложение: на 3л. в 1 экз.
При наличиинескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываетсянаименование каждого приложения, количество листов и экземпляров:
Приложения: 1. Заключение напроект... на 3 л. в 1 экз.
2. Информация о деятельности... на 2 л. в 1 экз.
Если приложениясброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложениенаправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличииоформляют следующим образом:
Приложение: на 3л. в 1 экз. только в первый адрес.
Еслиприложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащиеинформацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующимобразом:
Приложение:справка..., для служебного пользования, на 2 л. в 1 экз.
На самомприложении отметка о приложении проставляется на первом листе в правом верхнемуглу. Если приложений несколько, они нумеруются (например: приложение 1). Еслиприложение одно, оно не нумеруется.
В отметке оприложении к правовому акту указывается наименование вида документа, его дата иномер, строки реквизита центруются относительно самой длинной строки:
Приложение
к указу
ГубернатораОрловской области
от __________2015г. № ___
3.2.3.14.Согласование проекта документа с другими государственными органами власти,органами местного самоуправления и организациями, интересы которых в немзатрагиваются (далее – представители внешней стороны), оформляется грифомсогласования и является обязательным в соответствии с пунктом 5.9 РегламентаГубернатора Орловской области и пунктом 5.9 Регламента Правительства Орловскойобласти.
Проект документаможет быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколомколлегиального органа, листом согласования или служебным письмом. Например:
СОГЛАСОВАНО
ЗаместительМинистра юстиции Российской Федерации
Подпись И. О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
ПисьмоМинкультуры России
от 26.09.2015 №01-18/115
Грифсогласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полюдокумента.
Если содержаниедокумента затрагивает интересы нескольких органов управления и организаций,грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования.
Согласованиепроектов правовых актов Губернатора Орловской области и Правительства Орловскойобласти с представителями внешней стороны осуществляется посредствомнаправления служебных писем данным представителям и подтверждается получениемответного письма с положительным решением, либо посредством оформления листасогласования, с проставлением на оборотной стороне проекта ниже реквизита«Визы» отметки «Лист согласования прилагается».
Образец листасогласования представлен в приложении 4.
3.2.3.15. Согласованиепроекта документа с должностными лицами и специалистами органов исполнительнойвласти оформляется визой. Согласование с руководителями, сферу ведения которыхзатрагивает содержание проекта, является обязательным.
Виза включает всебя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Принеобходимости может указываться наименование должности лица, визирующегодокумент, например:
РуководительДепартамента...
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Визированиепроектов правовых актов Губернатора Орловской области и Правительства Орловскойобласти осуществляется в соответствии с пунктом 4.8 Регламента ГубернатораОрловской области и пунктом 4.8 Регламента Правительства Орловской области.
На внутреннихдокументах визы могут проставляться на лицевой стороне последнего листадокумента под подписью, ближе к нижнему полю.
В исключительныхслучаях (при значительном количестве приложений, не содержащих нормативныхположений) возможно оформление листа согласования приложений к проектудокумента. Также возможно полистное визирование документа и его приложений.
Проставлениевизы означает согласие должностного лица с содержанием документа.
При наличиизамечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняетсясоответствующим указанием, например:
Замечания прилагаются(Согласовано с учетом замечаний и др.)
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания,особые мнения, дополнения оформляются на отдельном листе, подписываются иприкладываются к проекту.
После устранениязамечаний, урегулирования спорных вопросов виза дополняется соответствующейзаписью (замечания сняты, учтены и др.).
При внесениисущественных изменений проект подлежит повторному визированию. Если в проектвносятся изменения, не меняющие его содержания, повторного визирования нетребуется.
3.2.3.16. Всостав подписи должностного лица входят: наименование должности лица,подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименованиедолжности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы ифамилия). Наименование должности и расшифровка подписи располагаются у левого иправого полей без абзацного отступа, наименование должности оформляетсяцентрованным способом.
Не допускаетсяподписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты переднаименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена напроекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя,имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо,имеющее право подписи в соответствии с установленным распределениемобязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшегодокумент, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут бытьвнесены от руки лицом, подписывающим документ.
При подписаниидокумента лицом, в соответствии с правовым актом исполняющим обязанностивременно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подписьоформляется следующим образом:
И. о. (наименованиедолжности) Подпись И. О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
(наименованиедолжности) Подпись И. О.Фамилия
При подписаниидокумента несколькими должностными лицами их подписи располагают одну поддругой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
При подписаниидокумента двумя лицами, равными по должности, подписи располагают на одномуровне. При подписании документа тремя и более лицами, равными по должности,используется комбинированный способ расположения подписей.
3.2.3.17. Грифутверждения проставляется в верхнем правом углу документа и состоит из словаУТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, инициалов и фамилии, даты,например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Департамента…
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждениидокументом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде ичисле с видом утверждаемого документа (порядок – утвержден, инструкция –утверждена, положение – утверждено), наименования вида документа в творительномпадеже, его даты и номера.
3.2.3.18. Печатьявляется способом подтверждения подлинности подписи должностного лица надокументе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренныхзаконодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится насвободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица.Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшегодокумент.
В документах,подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте,обозначенном отметкой МП или иным образом.
Оттискпроставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
3.2.3.19. Длясвидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документана последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом(ниже реквизита «Подпись») оформляется реквизит «Отметка о заверении копии»,включающий: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию;личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать, например:
Верно
Начальникотдела Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Принеобходимости листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются инумеруются, на оборотной стороне последнего листа копии (выписки из документа)делается отметка следующего содержания:
Прошито, пронумеровано, скрепленопечатью
_____________(__________________________)листов.
(указывается количество листов цифрами и прописью)
Должность Подпись И.О. Фамилия
Дата Печать
Допускаетсязаверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка озаверении копии может проставляться с использованием штампа. Печатьпроставляется, как правило, при представлении копии или выписки из документа вдругую организацию.
3.2.3.20. Отметка об исполнителе документа оформляется в левом нижнем углу оборотнойстороны последнего листа документа.
Врамках переписки между органами государственной власти, органами местногосамоуправления, организациями при направлении служебных писем двум и болееадресатам допускается оформление отметки об исполнителе в левом нижнем углу налицевой стороне последнего листа документа.
Отметкаоб исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя (полностью), номерего телефона, например:
ИвановАлександр Николаевич
47-58-76
Отметкаоб исполнителе может дополняться наименованием должности, структурногоподразделения и электронным адресом исполнителя.
Вписьмах, направляемых в другие регионы, указывается телефонный код г. Орла: +7(4862).
Вдокументах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка
обисполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземплярадокумента.
Отметкаоб исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтомменьшего размера (В редакции Распоряжения Правительства Орловской области от17.08.2018 г. № 426-р)
3.2.3.21. Указанияпо исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (взаголовочной части документа) или на бланке резолюции.
Указания поисполнению включают: фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (принеобходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Морозову Н. В.,Федосеевой Н. А.
Прошуподготовить проект договора
к 15.08.2015
Подпись Дата
Резолюция«Доложите» («Доклад») и другие аналогичные указания означают необходимость устногоинформирования должностного лица о результатах исполнения.
3.2.3.22.Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, спомощью пометки «К» («Контроль»), штампа «Контроль» или иным способом наверхнем поле документа справа.
3.2.3.23.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткиесведения об исполнении, при необходимости – ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего об исполнении, слова «В дело», подпись руководителя и дату.
Отметка обисполнении документа, подлежащего контролю, проставляется (подписывается)руководителем, поставившим документ на контроль.
3.2.3.24.Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащихинформацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальнойинформации. Пометка «Для служебного пользования» проставляется в правом верхнемуглу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземплярадокумента (например: № 21ДСП).
3.2.3.25.Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти содержиточередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости –часы и минуты).
Отметка опоступлении документа, а также отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежитвозврату» и др. могут быть проставлены в виде штампа.
3.2.3.26. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронногодокумента, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующихтребований:
месторазмещения отметки об электронной подписи должны соответствовать местуразмещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажномносителе;
элементыотметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображениидокумента в натуральном размере;
элементыотметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться другна друга;
элементыотметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документаи другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметкаоб электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерациивключает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификатаключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срокдействия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписиможет включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации),товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующимзаконодательством (Дополнен - Распоряжение Правительства Орловской области от17.08.2018 г. № 426-р)
3.3. Оформлениедокументов в органах исполнительной власти
3.3.1. Составдокументов органов исполнительной власти
3.3.1.1. В деятельностиорганов исполнительной власти создается комплекс документов, в том числе:правовые акты, договоры (соглашения), протоколы мероприятий, служебные письма,другие документы.
Решениянормативного или индивидуального (оперативно-распорядительного) характераоформляются правовыми актами.
Коллегиальнообсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах.
Взаимныеобязательства органов исполнительной власти с контрагентами и их регулированиеоформляются в виде договоров, соглашений, иных документов.
Внешнее ивнутреннее (в органах исполнительной власти) взаимодействие осуществляетсяпосредством служебной переписки.
В зависимости отконкретных задач в деятельности органов исполнительной власти создаются другиевиды документов.
3.3.1.2. В органахисполнительной власти могут приниматься документы совместно с другими органамии организациями по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим вкомпетенцию каждой стороны. Такие акты оформляются как единый документ вколичестве экземпляров, соответствующем числу сторон.
3.3.2. Правовыеакты
3.3.2.1. Порядокподготовки, оформления, прохождения проектов правовых актов, в том числедоговоров и соглашений, а также регистрации, хранения принятых правовых актов инаправления их копий адресатам осуществляется в соответствии с Законом оправотворчестве, Регламентом Губернатора Орловской области, РегламентомПравительства Орловской области, иными нормативными правовыми актами, настоящейИнструкцией.
3.3.2.2. Проектыправовых актов, как правило, печатаются на стандартных листах бумаги и имеютследующие реквизиты:
вид правовогоакта;
наименование;
текст;
подписьдолжностного лица.
3.3.2.3.Указание вида правового акта печатается в правом верхнем углу проекта,выделяется полужирным и курсивным начертанием, например:
Проект указаГубернатора Орловской области
3.3.2.4.Наименование (заголовок) в краткой форме отражает основное содержание проектаправового акта, формулируется в форме вопроса «о чем?» издан документ. Приразмещении проекта на бланке заголовок отделяется от последнего реквизитабланка не менее чем на 1 см.
3.3.2.5. Текст отделяетсяот наименования двойным межстрочным интервалом, начинается с абзацного отступаи выравнивается по ширине.
Текстовая частьможет состоять из констатирующей части – преамбулы и постановляющей части (дляненормативных актов – распорядительной), разделяемых одним межстрочныминтервалом.
Преамбулаобъединяет предписания проекта общей целевой направленностью, содержитсоциально-экономические предпосылки и правовые основания принятия проекта –ссылки на правовые акты большей или равной юридической силы.
Преамбулаявляется рекомендуемой частью правового акта и может отсутствовать, еслипредписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Преамбула в проектах указовзавершается словом «постановляю:»,постановлений – словами «Правительство Орловской области постановляет:», приказов – словом «приказываю:». При этом завершающее слово печатается строчнымибуквами разреженным шрифтом (интервал 2 пт). При отсутствии преамбулы текстпостановления начинается со слов «Правительство Орловской области постановляет:», указа и приказа –непосредственно с постановляющей (распорядительной) части.
Постановляющая(распорядительная) часть – основная содержательная часть документа, котораяпредписывает конкретные действия, обязательные для исполнения. Правовыепредписания должны быть изложены ясно, точно и недвусмысленно, исключаявозможность произвольного или неверного толкования текста. Воспроизведениеположений иных правовых актов в текстах подготавливаемых проектов недопускается.
Постановляющая(распорядительная) часть может разделяться на пункты, подпункты и абзацы.Постановляющая часть, состоящая из одного пункта, не нумеруется.Распорядительная часть, состоящая из одного предписания, после преамбулы (приее наличии) на новую строку не выносится, двоеточие в конце преамбулы неставится.
Положения опризнании утратившими силу иных правовых актов (их структурных единиц),внесении в них изменений, опубликовании, вступлении в силу, возложении контроляза их исполнением указываются в завершающей части проекта.
3.3.2.6. Реквизит«Подпись» отделяется от текста двумя или тремя межстрочными интервалами.Наименование должности в правовых актах Губернатора и Правительства Орловскойобласти указывается полностью, в правовых актах органов исполнительнойгосударственной власти специальной компетенции Орловской области можетуказываться в сокращенной форме.
3.3.2.7. Утверждаемыедокументы (как правило, положения, регламенты, правила, инструкции, списки,графики, таблицы, графические данные и т. д.) в обязательном порядкеприлагаются к проектам правовых актов.
При наличииприложений на них обязательно делается ссылка в тексте правового акта.Наименование приложения должно совпадать с его наименованием, приведенным в текстепроекта правового акта. Если приложений два или более, они нумеруются арабскимицифрами без знака номера. На приложении в верхнем правом углу после слова«Приложение» делается ссылка на вид правового акта, оставляются поля для даты иномера. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длиннойстроки. Через два межстрочных интервала печатается заголовок приложения, черезодин межстрочный интервал после заголовка печатается текст.
Приложение можетделиться на разделы, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов в приложенииправового акта, как правило, сквозная (пункты нумеруются последовательно отначала до конца приложения независимо от разделов). При сложной структуретекста разделы могут делиться на главы, нумерация глав и пунктов может бытьраздельной в пределах раздела и главы соответственно.
3.3.2.8. Наоборотной стороне последнего листа проекта правового акта и каждого приложенияк нему, включая приложения к приложениям, располагаются:
наименованиеоргана исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловскойобласти (для приказов – наименование структурного подразделения) с указаниеминициалов и фамилии руководителя (в скобках) – в верхней части центрованнымспособом;
поля дляпроставления виз – в центральной части страницы;
отметка обисполнителе (исполнителях) – в левом нижнем углу.
Образецоформления оборотной стороны проекта правового акта представлен в приложении 5.
3.3.2.9. Проектыприказов органов исполнительной государственной власти специальной компетенцииОрловской области визируются руководителями структурных подразделений,подготовивших проект правового акта, а также руководителями структурныхподразделений, чью сферу ведения затрагивает подготовленный проект правовогоакта.
3.3.2.10. Кпроектам правовых актов Губернатора Орловской области и Правительства Орловскойобласти, представляемым на подписание, прилагаются следующие документы:
пояснительнаязаписка;
список рассылки(приложение 6);
лист прохождения(приложение 7);
в случае еслисодержание проекта правового акта затрагивает интересы представителей внешнейстороны – лист согласования или служебные письма (либо их копии) сподтверждением согласования данными представителями;
также могутприлагаться служебные письма, правовые акты (копии) или фрагменты из них, иныедокументы, послужившие основанием для подготовки проекта правового акта.
3.3.2.11. Пояснительныезаписки к проектам правовых актов Губернатора и Правительства Орловской области(при необходимости – к иным документам) составляются с соблюдением следующихтребований:
текстпояснительной записки в простой и лаконичной форме раскрывает сущность иоснования подготовки проекта, его важнейшие положения;
в пояснительнойзаписке указываются целевая направленность и практическая значимость проектаправового акта, информация о необходимости финансирования за счет средствобластного бюджета и (или) иных источников, возможные социально-экономические ииные последствия принимаемых решений, информация об оценке регулирующеговоздействия проекта правового акта при ее наличии;
пояснительнаязаписка, как правило, содержит ссылки на законодательные и иные нормативныеправовые акты, послужившие основанием подготовки проекта правового акта, суказанием их последней редакции и даты вступления в силу.
Пояснительнаязаписка подписывается руководителем органа исполнительной власти,ответственного за подготовку проекта.
3.3.2.12.Правовые акты (подлинные экземпляры) после их подписания передаются в службуделопроизводства соответствующего органа исполнительной власти для регистрациии хранения. Принятым правовым актам присваиваются регистрационные номера взависимости от вида и содержания последовательно в пределах календарного года.
Копии правовыхактов заверяются соответствующей печатью и направляются заинтересованным лицамв соответствии со списком рассылки, составленным и подписанным исполнителем.
3.3.3. Протоколзаседания (совещания)
3.3.3.1.Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера,предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятых по нимрешений на совещаниях и заседаниях коллегиальных, совещательных,координационных и иных органов.
Протоколсоставляется на основании записей, произведенных во время заседания(совещания), представленных текстов докладов и выступлений, справок, проектоврешений и других материалов в срок не более 3 рабочих дней с даты проведениямероприятия.
Протоколы могутиздаваться в полной или краткой форме, при последней ход обсуждения вопросаопускается и фиксируется только принятое по нему решение.
3.3.3.2. Текстполного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Вовводной части указываются инициалы, фамилии председателя(председательствующего), секретаря, присутствующих и, при необходимости,приглашенных лиц. При значительном количестве присутствующих к протоколуприлагается список, во вводной части протокола делается соответствующая ссылка(«Список присутствующих прилагается»). Должности могут указываться в обобщеннойформе.
Вводная частьпротокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень вопросов,перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждомурассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О»(«Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная частьпротокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Тексткаждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – решили. Основноесодержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагаетсяк нему в виде отдельных материалов, при этом делается отметка «Текствыступления прилагается».
Решение вноситсяв текст протокола на основании записей, сделанных в ходе мероприятия(аудиозаписи), с учетом предварительно подготовленного проекта решения, иныхматериалов. Решение строится по схеме: содержание, ответственные, срокиисполнения. При необходимости приводятся итоги голосования: «За – ..., против –..., воздержалось – ...». Содержание особого мнения, высказанного во времяобсуждения, записывается после соответствующего решения.
Решение содержитпоручения руководителей подчиненным им должностным лицам в соответствии соструктурой органов исполнительной власти, неподчиненным лицам – по согласованиюс их руководителями, внешним субъектам – в рекомендательном порядке.
3.3.3.3. Тексткраткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываютсяинициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря,присутствующих, а также приглашенных лиц.
Слово«Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается. Нижепечатаются наименования должностей присутствующих, справа от них – инициалы ифамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали:
| Руководитель Департамента...
| – | И. О. Фамилия |
| Руководители общественных организаций | – | И. О. Фамилия И. О. Фамилия |
В основной частипротокола указываются вопросы в соответствии с повесткой дня и принятые по нимрешения.
Наименованиевопроса нумеруется римской или арабской цифрой, печатается центрованнымспособом и подчеркивается одной чертой. Под чертой указываются инициалы ифамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затемуказываются принятые по вопросу решения.
3.3.3.4. Протоколсоставляется секретарем координационного или совещательного органа, помощникомруководителя либо ответственным специалистом по указанию руководителя спривлечением, в случае необходимости, специалистов по рассмотренным назаседании (совещании) вопросам. Протокол подписывается председательствующим.
Протоколамприсваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждойгруппе протоколов: протоколы совещаний у Губернатора Орловской области, иныхдолжностных лиц, заседаний Правительства Орловской области, иных органов.
Копии протоколоврассылаются заинтересованным организациям должностным лицам в соответствии сосписком рассылки, который составляет и подписывает специалист органаисполнительной власти, ответственный за подготовку рассматриваемых вопросов,или секретарь. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписокиз протоколов. Копии протоколов и выписки из них заверяются печатью.
3.3.3.5.Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующиереквизиты:
а) вид документа(слово «протокол» печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом ивыравнивается по центру);
б) видзаседания, совещания – может включать наименование органа власти, должностноголица, название темы мероприятия (печатается на следующей строке, выделяетсяполужирным шрифтом и выравнивается по центру);
в) дата и номерпротокола (дата оформляется словесно-цифровым способом, номер обозначаетсяарабскими цифрами);
г) подпись(отделяется от текста двумя или тремя межстрочными интервалами и включаетнаименование должности председательствующего, его личной подписи, еерасшифровки – инициалов и фамилии).
Образцыоформления протоколов представлены в приложении 8.
3.3.4. Служебнаяпереписка
3.3.4.1. Служебнаяпереписка – различные виды официальных документов информационно-справочногохарактера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти,органов местного самоуправления, организаций, граждан.
Виды деловойпереписки и их названия различаются в зависимости от способов передачи деловойинформации (по каналам почтовой связи или посредством электросвязи):
а) деловое(служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемыйадресату по почтовой или фельдъегерской связи;
б) телеграмма –текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи;
в) факсограмма(факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного,графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;
г) телефонограмма– документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефоннойсвязи;
д) электронноесообщение – информация, переданная или полученная пользователеминформационно-телекоммуникационной сети. В соответствии с Законом обэлектронной подписи информация в электронной форме, подписанная квалифицированнойэлектронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документуна бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая,если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативнымиправовыми актами установлено требование о необходимости составления документаисключительно на бумажном носителе.
3.3.4.2. Служебныеписьма органов исполнительной власти (должностных лиц) готовятся:
как отчеты овыполнении поручений Президента Российской Федерации, ПредседателяПравительства Российской Федерации;
ответы назапросы органов власти, органов местного самоуправления, организаций;
исполнениепоручений в рамках рассмотрения обращений граждан по вопросам, относящимся ккомпетенции органов исполнительной власти;
инициативныеписьма.
3.3.4.3. Служебныеписьма печатаются на бланках установленной формы и имеют следующие реквизиты:
1) датадокумента;
2)регистрационный номер документа;
3) ссылкана исходящий номер и дату документа адресанта – для ответов;
4) адресат;
5) наименованиедокумента (заголовок к тексту) – для писем значительного объема;
6) текстдокумента;
7) отметка оналичии приложений;
8) виза – напроекте, оформленном на чистом листе бумаги;
9) подписьдолжностного лица;
10) отметка обисполнителе.
Направляемаяинформация (приложение к письму) также содержит реквизит «Подпись должностноголица». Приложения к письмам Губернатора Орловской области, ПредседателяПравительства Орловской области подписывают его заместители в соответствии с ихполномочиями.
Письмафинансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяютсяпечатью. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения,проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
Служебныеписьма, подписываемые двумя и более должностными лицами (руководителями органовисполнительной власти, их структурных подразделений), оформляются настандартном листе бумаги или специально созданном для этого бланке с указаниемреквизитов подписывающих сторон.
3.3.4.4. Ведениеслужебной переписки в органах исполнительной власти осуществляется всоответствии с пунктами 11.1-11.3 Регламента Губернатора Орловской области.
3.3.4.5. Сроки подготовки ответных писемустанавливаются правовыми актами или резолюцией руководителя. Письма и иные документыс указанием конкретной даты подлежат исполнению в указанный срок, с пометками«срочно», «незамедлительно» или аналогичными указаниями – в течение 3 рабочихдней, «оперативно», «в возможно короткие сроки» – 10 календарных дней, безуказания срока – 30 календарных дней с даты регистрации поступившего документа.При этом если последний день установленного срока приходится на нерабочий день,документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день, висключительных случаях – на следующий рабочий день.
Документы с резолюциями ГубернатораОрловской области, Председателя Правительства Орловской области, прежде всего –с пометкой «К» («Контроль»), подлежат первоочередному рассмотрению и исполнениюв пределах установленных сроков.
При срокеисполнения 30 и более дней документ представляется руководителю на подписаниене позднее чем за 3 дня до истечения срока.
Контроль за соблюдением установленныхсроков исполнения документов (поручений) осуществляют помощники руководителей,определивших указания по исполнению (давших поручения).
Документы, содержащие более одного срокаисполнения, считаются исполненными после направления отчета по последнемусроку.
Документы, предусматривающие регулярноенаправление информации в федеральные государственные органы, считаютсяисполненными после письменного уведомления о снятии их с контроля в федеральноморгане власти. При этом оригинал документа помещается в дело после первогонаправления информации, у исполнителя остается копия запроса для дальнейшейработы. Ответственность за регулярное направление информации в установленныесроки возлагается на исполнителя.
В случае если исполнение документатребует более длительного периода по сравнению с установленными сроками,ответственный исполнитель до истечения срока представляет должностному лицу,определившему указания по исполнению, предложения об изменении срока исполненияс указанием причин и планируемой даты исполнения.
Сроки подготовки инициативных писемопределяются руководителями, давшими поручения по их подготовке.
3.3.4.6. Тексты ответных писем(отчетов) должны соответствовать поступившим запросам и указаниям по ихисполнению.
3.3.4.7. Текст служебного письма, какправило, состоит из двух частей. В первой части содержатся цели и основанияподготовки письма, приводятся необходимые ссылки на документы. Во второй частипомещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
Служебные письма излагаются от 1-го лицамножественного числа («Просим представить информацию...»), а также от 3-го лицаединственного числа («Управление не считает возможным...»), служебные письмадолжностных лиц, оформленные на должностных бланках, – от 1-го лицаединственного числа («Прошу Вас представить данные...»).
Образцы оформления служебных писемпредставлены в приложении 9.
3.3.4.8. Проекты служебных писемпроходят процедуру визирования руководителями органов исполнительной власти иих структурных подразделений с учетом необходимости принятия управленческихрешений и согласования в рамках полномочий заместителем Губернатора иПредседателя Правительства Орловской области либо заместителем ПредседателяПравительства Орловской области, контролирующим деятельность органаисполнительной власти, подготовившего проект служебного письма.
3.3.4.9. Сроки согласования,рассмотрения, исполнения, совершения иных действий со служебными документамиисчисляются в рабочих днях, если не установлено иное, начиная со следующегорабочего дня после регистрации (поступления) документа в органе исполнительнойвласти (его структурном подразделении).
3.3.4.10. Ответственность засоблюдение установленного порядка ведения служебной переписки возлагается наисполнителей (составителей) служебных писем. Контроль за оформлением проектовслужебных писем в соответствии с установленными требованиями осуществляетслужба делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти.
3.3.5. Записка(докладная, служебная, объяснительная)
3.3.5.1. Вцелях информационного обмена между структурными подразделениями, должностнымилицами, сотрудниками в органах исполнительной власти используются докладные,служебные, объяснительные записки.
Докладнаязаписка адресуется руководителю и содержит обстоятельное изложение вопроса свыводами и предложения по его решению.
Служебнаязаписка используется для служебного взаимодействия между структурнымиподразделениями органа исполнительной власти.
Объяснительнаязаписка составляется сотрудником на имя руководителя и содержит объясненияпричин какого-либо факта, происшествия.
3.3.5.2.Взаимодействие Губернатора Орловской области, Председателя ПравительстваОрловской области с заместителями Губернатора и Председателя ПравительстваОрловской области, заместителями Председателя Правительства Орловской областиосуществляется в форме непосредственного обсуждения вопросов управленческойдеятельности без использования указанных документов.
3.3.5.3. Запискисоставляются на бланках или стандартных листах бумаги с проставлением следующихреквизитов:
1) наименованиеавтора документа;
2) виддокумента;
3) датадокумента;
4)регистрационный номер (в случае оформления на бланке);
5) адресат;
6) подпись;
7) виза.
Составреквизитов определяется исполнителем исходя из служебной необходимости ицелевой направленности документа.
3.3.5.4. Текстызаписок составляются в соответствии с правилами по подготовке и оформлению документов(служебных писем), установленными настоящей Инструкцией.
Проекты записокпри необходимости проходят процедуру согласования.
3.3.6.Телеграмма, телефонограмма
3.3.6.1.Телеграмма используется в случаях, когда отправка документов почтовой связью необеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграммаоформляется на стандартном листе бумаги в двух экземплярах и содержит следующиереквизиты:
а) адресат;
б) вид документа(телеграмма);
в) текстдокумента;
г) подписьдолжностного лица;
д) дату документа;
е)регистрационный номер документа;
ж) отметку обисполнителе (на лицевой стороне).
Ссылка на дату иномер поступившего документа приводится в тексте телеграммы.
На отправкутелеграммы поступают после подписания и регистрации с приложением электронногоносителя.
3.3.6.2. Телефонограммаиспользуется для оперативной передачи документов небольшого объема средствамителефонной связи.
Телефонограммаоформляется на стандартном листе бумаги и содержит следующие реквизиты:
а) адресат;
б) вид документа(телефонограмма);
в) датудокумента;
г)регистрационный номер документа;
д) текстдокумента;
е) подписьдолжностного лица;
ж) отметку обисполнителе.
Телефонограммарегистрируется и хранится в службе делопроизводства.
При передачетелефонограммы сотрудником, ответственным за ее передачу адресату, составляетсясопроводительный лист с указанием должностей, фамилий и инициалов лиц,передавших и принявших телефонограмму с указанием номеров телефонов, даты ивремени передачи. Сопроводительные листы хранятся в органе исполнительнойвласти (его структурном подразделении), ответственном за передачутелефонограммы.
3.3.6.3. Подготовкаи согласование проектов телеграмм и телефонограмм производится в общем порядке,аналогичном для служебных писем. Образцы оформления телеграммы и телефонограммыпредставлены в приложении 10.
3.4. Организация документооборота
3.4.1. Общиетребования к организации документооборота
3.4.1.1. В документообороте органовисполнительной власти выделяются документопотоки:
поступающая документация (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
внутренняя документация.
В составе входящей и исходящейдокументации выделяются обращения граждан и документы, связанные с ихпрохождением, также могут выделяться иные документы.
3.4.1.2. Прием, обработку, регистрацию,направление на рассмотрение, отправку служебной корреспонденции ГубернатораОрловской области, Председателя Правительства Орловской области и егозаместителей осуществляет Аппарат Губернатора и Правительства Орловскойобласти, органов исполнительной государственной власти специальной компетенцииОрловской области (их структурных подразделений) – сотрудники, ответственные заделопроизводство, в соответствующих органах (их структурных подразделениях).
3.4.1.3. В органах исполнительнойвласти доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи,фельдъегерской связи и электросвязи. Документы также доставляются курьером. Спомощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм,телефонограмм, электронных сообщений.
3.4.2. Прием ипервичная обработка поступающих документов
3.4.2.1. В процессе обработкипоступающей корреспонденции осуществляются:
проверка правильности адресованияпоступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;
выделение документов, адресованных вструктурные подразделения органов исполнительной власти;
сортировка документов на подлежащие и неподлежащие регистрации.
3.4.2.2. Кдокументам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующиеисполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях,например: пригласительные билеты, поздравительные письма, документы,поступившие без сопроводительных писем, бухгалтерские документы, рекламныематериалы, печатные издания и другие аналогичные документы.
3.4.2.3. При наличии на конверте(упаковке) грифа «Секретно» документ передается в структурное подразделение,отвечающее за работу с секретными документами, в невскрытом конверте(ненарушенной упаковке).
При наличии на конверте (упаковке)отметки о конфиденциальности документ регистрируется и передается томуруководителю, которому он адресован.
При наличии на конверте (упаковке)пометки «Лично» документ передается руководителю в невскрытом конверте(ненарушенной упаковке).
3.4.2.4. В случае обнаруженияотсутствия или некомплектности документа или приложений к нему, повреждениядокумента или конверта (упаковки) составляется акт в трех экземплярах, один изкоторых остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившемудокументу, третий направляется отправителю документа.
В случае если на документе адресотправителя не указан и только по конверту может быть установлен адресотправителя и дата отправки, конверт, в котором поступил документ,прикрепляется к документу.
Ошибочно направленные документывозвращаются отправителю или направляются адресату.
Конверты после регистрациидокументов уничтожаются, за исключением случаев, если они являются единственнымисточником установления адреса отправителя, даты отправки или поступлениядокумента, а также если они содержат документы, которые поступили из-за рубежа,из судов, следственных органов, либо содержат в качестве вложений документы,предусмотренные Федеральным законом от 5апреля 2013года №44-ФЗ «О контрактнойсистеме в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных имуниципальных нужд», претензии, исковые заявления граждан и организаций.Конверты, содержащие заявки для участия в конкурсах по осуществлению закупоктоваров, работ, услуг для государственных нужд, имеющие пометку «На конкурс»,не вскрываются и передаются по журналу учета в соответствующий органисполнительной власти либо его структурное подразделение по реквизитам,имеющимся на конвертах. (Дополнен - Распоряжение Правительства Орловскойобласти от26.07.2016 № 336-р)
3.4.3.Регистрация поступающих документов
3.4.3.1. Поступающиедокументы регистрируются независимо от способа их доставки в пределахвыделенных документопотоков. Обращения граждан регистрируются и формируются вдела отдельно от других документов в соответствии с регламентом по работе собращениями граждан.
Регистрациядокументов осуществляется в день поступления в течение рабочего времени.Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются на следующий рабочийдень. Направление на рассмотрение документов, поступивших после 17:00,осуществляется на следующий рабочий день.
Документы,поступившие в адрес Губернатора Орловской области, Председателя ПравительстваОрловской области, иные документы с указаниями по исполнению (резолюциями)Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области,срочные документы регистрируются и передаются на рассмотрение незамедлительно.
3.4.3.2. Напоступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнемправом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении суказанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа,служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.Соответствующие сведения о поступившем электронном документе вносятся врегистрационную электронную карточку документа в системе электронногодокументооборота.
При передачезарегистрированного документа в другой орган исполнительной власти (структурноеподразделение), другому должностному лицу отметка о поступлении вторично непроставляется.
Документу,поступившему по разным средствам связи, присваивается один и тот жерегистрационный номер.
Регистрационныйномер состоит из порядкового номера в пределах календарного года. Прирегистрации также может использоваться классификатор должностных лиц,органов исполнительной власти и их структурных подразделений, индекс пономенклатуре дел, иные цифровые и буквенные обозначения.
3.4.3.3. Прииспользовании системы электронного документооборота документы, поступившие набумажном носителе, сканируются и регистрируются. Не подлежат сканированию ипередаются на рассмотрение и исполнение на бумажном носителе документы сотметками о конфиденциальности, документы, прошитые и скрепленные печатью,книги, брошюры, документы форматом более А4, иные аналогичные материалы.
Электронныеобразы документов и электронные документы включаются в систему электронногодокументооборота путем их прикрепления к регистрационной электронной карточке инаправления на рассмотрение и исполнение в установленном порядке.
В целяхрегистрации и учета документов в автоматизированной системе делопроизводстваиспользуются справочники:
органовисполнительной власти, их структурных подразделений, руководителей исотрудников (внутренний справочник);
федеральныхорганов власти, их территориальных органов по Орловской области, органовместного самоуправления муниципальных образований Орловской области,организаций, иных внешних адресатов;
тематикивопросов (для обращений граждан);
видов документови др.
3.4.4.Предварительное рассмотрение документов
Поступившиедокументы передаются на рассмотрение руководителю, которому они адресованы.
АппаратомГубернатора и Правительства Орловской области осуществляется предварительноерассмотрение документов, направленных Губернатору Орловской области,Председателю Правительства Орловской области, а также в Правительство Орловскойобласти, администрацию Орловской области, органы исполнительной государственнойвласти субъектов Российской Федерации без указания конкретного должностноголица. Такие документы направляются на рассмотрение Губернатору Орловскойобласти, Председателю Правительства Орловской области или его заместителямисходя из оценки значимости их содержания в соответствии с распределениемобязанностей.
3.4.5. Порядокрассмотрения документов должностными лицами
и доведения документов до исполнителей
3.4.5.1. Поступившие документы после регистрации и предварительного рассмотренияпередаются должностным лицам органов исполнительной власти на рассмотрение.Руководители определяют указания по исполнению документов только подчиненным имспециалистам в соответствии с их компетенцией (сферой ведения).
Послерассмотрения специалисты, ответственные за ведение делопроизводства (помощникируководителя) переносят указания по исполнению документов врегистрационно-контрольную форму (журнал, электронную карточку) с обязательнымуказанием сроков.
3.4.5.2.Документы передаются на исполнение в день их рассмотрения руководителем или наследующий рабочий день. Документы с резолюциями Губернатора Орловской области,Председателя Правительства Орловской области, срочные документы передаются наисполнение незамедлительно.
Документы,поступившие в орган исполнительной власти (его структурное подразделение) срезолюцией вышестоящего руководителя, передаются исполнителям только после ихрассмотрения руководителем органа исполнительной власти (структурногоподразделения).
В соответствии суказаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю,указанному в резолюции первым (ответственному исполнителю), соисполнителямнаправляются копии документов. Изготовление копий документов для рассылкиисполнителям является функцией службы делопроизводства соответствующего органаисполнительной власти.
Передачадокументов между должностными лицами и органами исполнительной власти (ихструктурными подразделениями) осуществляется через службу делопроизводствасоответствующего органа исполнительной власти (его структурного подразделения).
3.4.6. Работаисполнителя с документами
3.4.6.1. Организацияработы с документами осуществляется на основании указаний по исполнению(резолюций) Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловскойобласти, его заместителей, руководителей органов исполнительной власти, иныхдолжностных лиц.
3.4.6.2.Руководители органов исполнительной власти и их структурных подразделенийобеспечивают исполнение поступивших документов в соответствии с указаниями поих исполнению в рамках установленной сферы ведения.
3.4.6.3. Специалистыструктурных подразделений органов исполнительной власти в процессе исполнениядокумента осуществляют:
а) получениеи анализ необходимой информации, всестороннюю проработку содержательной сторонывопроса, изучение документов, относящихся к предмету исполнения, в пределахкомпетенции;
б) качественнуюи своевременную подготовку проекта документа (отчета об исполнении, предложенийпо решению содержащихся в документе вопросов, письма-ответа и т. д.) и всехнеобходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленныхнастоящей Инструкцией и иными нормативными документами;
в) согласованиепроекта с заинтересованными должностными лицами;
г) доработкупроекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случаесерьезной корректировки проекта документа – его повторное согласование);
д) в необходимыхслучаях – подготовку списка рассылки документа;
е) направлениепроекта документа по результатам исполнения на подпись (утверждение)руководителю со всеми приложениями и необходимыми документами, в том числепоступившим (исполняемым) документом.
3.4.6.4. Вслучае если исполнение документа поручено нескольким лицам, должностное лицо,указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем.Соисполнители в течение двух третей срока, отведенного для исполнения,направляют ответственному исполнителю предложения по исполнению данногодокумента для обобщения и формирования итогового документа. Ответственныйисполнитель имеет право приглашать соисполнителей для выработки совместногорешения.
3.4.6.5. В случае если содержаниедокумента и (или) указание по его исполнению выходят за пределы компетенции(сферы ведения) органа исполнительной власти (его структурного подразделения),исполнитель в 3-дневный срок представляет руководителю предложения опривлечении соисполнителей либо осуществляет взаимодействие с руководителямиорганов исполнительной власти (структурных подразделений) в соответствии с иерархиейдолжностей в структуре органов исполнительной власти.
В случае если содержание документа и(или) указание по его исполнению не входят в компетенцию (сферу ведения) органаисполнительной власти (его структурного подразделения), исполнитель в 3-дневныйсрок представляет руководителю предложения о перенаправлении документа другомуисполнителю (в соответствующий орган исполнительной власти, его структурноеподразделение).
3.4.6.6. Документ считаетсяисполненным после осуществления всех необходимых действий по его исполнению,что подтверждается соответствующей записью должностного лица (его помощника) обисполнении, в том числе в форме устного информирования, помещении документа вдело либо подписанием подготовленного на его основании проекта документа.
Документ спометкой «К» («Контроль») снимается с контроля и помещается в дело на основаниисоответствующей записи руководителя, определившего указания по исполнению (егопомощника).
Исполненныедокументы, а также данные о документах, не подлежащих исполнению (направленныхдля ознакомления и использования в работе), передаются в службуделопроизводства для помещения в дела не позднее установленного срока ихисполнения.
3.4.6.7. Исполнитель не долженразглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов,с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
3.4.7.Организация работы с отправляемыми документами
Ответственность за составление иоформление документа в соответствии с требованиями, установленными настоящейИнструкцией и иными нормативными документами, согласование с должностнымилицами органов исполнительной власти (внутреннее согласование) и – принеобходимости – заинтересованными органами власти и организациями (внешнеесогласование), последующее незамедлительное представление руководителю наподписание возлагается на исполнителя документа.
Перед представлением проекта документана подпись руководителю исполнитель обеспечивает и проверяет правильностьсодержания и оформления, правильность адресования, наличие необходимых виз,приложений, при необходимости – пояснительных записок, разъясняющих содержаниеподготовленных документов, листа рассылки, иных документов.
Для отправки документов, не имеющихадресной части, исполнителем готовятся сопроводительные письма.
3.4.8.Регистрация отправляемых документов
3.4.8.1. Подписанные (утвержденные)документы передаются на регистрацию в службу делопроизводства соответствующегооргана исполнительной власти (его структурного подразделения).
Служба делопроизводстваосуществляет проверку соответствия оформления документа установленнымтребованиям, комплектности документа и соответствия количества экземпляровдокумента списку рассылки, документы, оформленные ненадлежащим образом,возвращаются исполнителю.
3.4.8.2. Регистрация отправляемыхдокументов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующийрабочий день.
Регистрация доверенностей осуществляетсяв день их выдачи в соответствии с датой, указанной в доверенности.
Сведения о регистрируемых документахвносятся в регистрационную электронную карточку документа в системеэлектронного документооборота для последующего учета, поиска, хранения ииспользования документов.
Регистрационный номер документа и датарегистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и накопии, остающейся в деле организации.
3.4.8.3. Копия документа с визами иприложениями к нему остается в службе делопроизводства, где в соответствии сноменклатурой дел помещается в дело (поступивший документ помещается нахранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документазаверяется отметкой «Верно» и подписью специалиста, ответственного зарегистрацию исходящей корреспонденции.
3.4.8.4. Регистрация исходящихдокументов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.Регистрационные номера исходящих документов формируются по аналогии снумерацией входящей корреспонденции.
3.4.9. Отправкадокументов
3.4.9.1. Отправку исходящихдокументов осуществляет служба делопроизводства соответствующего органаисполнительной власти.
Исполнитель обеспечивает изготовлениенеобходимого количества экземпляров документа в соответствии со спискомрассылки.
Перед отправкой службой делопроизводствасоответствующего органа исполнительной власти производится проверкасоответствия оформления исходящих документов установленным требованиям,сортировка документов по способу отправления (простая, заказная и др.).Документы, оформленные ненадлежащим образом, корреспонденция неслужебногохарактера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
Документы подлежат отправке в день ихрегистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляетсяв первую очередь.
3.4.9.2.Документы,направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, ПравительствоРоссийской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, СоветФедерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации,Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации,полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральномфедеральном округе, документы Губернатора Орловской области, ПредседателяПравительства Орловской области в адрес корреспондентов, расположенных запределами Орловской области, отправляются фельдъегерской связью.
Документы, указанные в абзацепервом настоящего пункта, в том числе адресованные корреспондентам, официальноприступившим к обмену документами с использованием системы межведомственногоэлектронного документооборота, направляются в электронном виде по МЭДО (если всоответствующем письме (запросе) не имеется указаний о направлении инымспособом):
подписанные Губернатором,Председателем Правительства Орловской области (либо должностным лицом,исполняющим обязанности Губернатора Орловской области, ПредседателяПравительства Орловской области) – отделом делопроизводства управлениядокументационного обеспечения Администрации Губернатора и ПравительстваОрловской области; (В редакции Постановления Правительства Орловскойобласти от26.03.2018 г. № 112)
подписанные членамиПравительства Орловской области, руководителями органов исполнительной власти –службой делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти(сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, в том числепомощниками заместителей Губернатора Орловской области, членов ПравительстваОрловской области, руководителей органов исполнительной власти, специалистами приемныхруководителей, либо сотрудниками, ответственными за получение и отправкуслужебной корреспонденции по МЭДО).
Порядок отправки документов вэлектронном виде через систему МЭДО при работе со служебной корреспонденцией сиспользованием системы электронного документооборота «Босс-Референт:Госуправление» приведен в приложении 22. (В редакции Распоряжения ПравительстваОрловской области от 26.07.2016№ 336-р)
3.4.9.3. Отправляемая по почтекорреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа болеечем в 4 адреса – в соответствии со списком рассылки, составленным исполнителемдокумента), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку вместное отделение связи.
Документы, направляемые почтовой связьюв один адрес, вкладываются в один конверт.
Отправка корреспонденции органовисполнительной власти осуществляется через службу делопроизводствасоответствующего органа исполнительной власти в день ее поступления в течениерабочего времени, в случае поступления после 16:30 – на следующий рабочий день.
Ответственность за правильность указанияадреса отправителя и получателя, комплектность направляемых документов (вложения)несет исполнитель.
Обработка документов для отправкипочтовой связью осуществляется в соответствии с Почтовыми правилами, документовдля отправки телеграфной связью – в соответствии с Правилами телеграфной связи.
3.4.9.4. Исполнитель передаетподлинник документа на бумажном носителе в службу делопроизводствасоответствующего органа для отправки адресату, если имеются указания онаправлении на бумажном носителе.
Служба делопроизводствасоответствующего органа исполнительной власти либо сотрудники, ответственные заполучение и отправку служебной корреспонденции по МЭДО, несут ответственностьза обеспечение отправки документов по факсимильной связи, электронной почте,МЭДО (в том числе за качество электронной копии, соответствие содержанияэлектронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе). (Вредакции Распоряжения Правительства Орловской области от26.07.2016 № 336-р)
3.4.10.Особенности работы с иностранной корреспонденцией
3.4.10.1. Работа с иностраннойкорреспонденцией на русском языке осуществляется в установленном настоящейИнструкцией порядке.
Поступившая корреспонденция наиностранных языках направляется в орган исполнительной власти (его структурноеподразделение) в сфере развития международных связей для организации подготовкианнотации и (или) перевода, в том числе с привлечением специализированныхорганизаций, после чего регистрируется и передается руководству длярассмотрения и организации исполнения в установленном порядке.
3.4.10.2. Документы, отправляемые вадрес иностранных организаций, готовятся на русском языке, визируются ипредставляются руководителю на подписание в установленном порядке. По инициативеруководителя органа исполнительной власти, подготовившего проект,осуществляется подготовка, представление на подписание и отправка документатакже на языке соответствующей страны или на английском языке. Экземплярдокумента на иностранном языке визируется сотрудником, ответственным заобеспечение соответствия текста на русском языке его иностранному эквиваленту.Письма в страны Содружества Независимых Государств оформляются на русскомязыке.
На отправку документы представляются суказанием исполнителем почтового адреса иностранной организации – получателякорреспонденции латинскими буквами и арабскими цифрами.
3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота
3.4.11.1. Анализ объемовдокументооборота, структуры документопотоков и содержания документов,поступающих в органы исполнительной власти и создаваемых ими, ведется в целяхсовершенствования организации работы с документами, рационального распределениядокументопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества иэффективности принимаемых решений.
3.4.11.2. Данные о количестведокументов ежегодно обобщаются, анализируются службой делопроизводства ипредставляются руководству в виде справок и отчетов статистического ианалитического характера.
Под объемом документооборота понимаетсяколичество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных имза определенный период времени (месяц, год). Подсчет объема документооборотапроизводится по группам документов (правовые акты, служебные документы,обращения граждан и др.).
Учет количества документов производитсяпо регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учетаколичества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия,если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые врезультате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборотане учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемыек нему документы принимаются за один документ.
3.4.11.3. Учет копируемых итиражируемых документов ведется отдельно для определения интенсивностиэксплуатации технических средств, расчета потребности в новом оборудовании ирасходных материалах.
3.4.12.Копировально-множительные работы
3.4.12.1. Копировально-множительные работы осуществляются Департаментом информационныхтехнологий Орловской области.
Тиражированиюподлежат только служебные документы с общим объемом получаемых копий не менее50 листов. Материалы информационного, справочного и методического характера, атакже значительные по объему или количеству тиражируемых копий документыкопируются на обеих сторонах листа.
3.4.12.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заявка,подписанная руководителем органа исполнительной государственной властиспециальной компетенции Орловской области (за исключением АдминистрацииГубернатора и Правительства Орловской области) и согласованная членомПравительства Орловской области – руководителем Департамента информационныхтехнологий Орловской области или его заместителем. Копировально-множительныеработы выполняются в срок до 3 рабочих дней со дня поступления заявки вДепартамент информационных технологий Орловской области.
3.4.12.3. Без оформления заявки осуществляется тиражирование:
1)материалов для мероприятий, проводимых Губернатором Орловской области,Председателем Правительства Орловской области, первым заместителем Губернатораи Председателя Правительства Орловской области – руководителем АдминистрацииГубернатора и Правительства Орловской области, организационное идокументационное обеспечение которых осуществляет Администрация Губернатора иПравительства Орловской области; (В редакции Постановления ПравительстваОрловской области от28.12.2018 г. № 555)
2) протоколов совещаний у Губернатора Орловской области, заседаний ПравительстваОрловской области;
3) документов, направляемых на рассмотрение и исполнение в соответствии срезолюциями Губернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловскойобласти;
4) отправляемой корреспонденции Губернатора и Председателя Правительства Орловскойобласти, заместителей Губернатора и Председателя Правительства Орловскойобласти, заместителей Председателя Правительства Орловской области, первогозаместителя Губернатора и Председателя Правительства Орловской области –руководителя Администрации Губернатора и Правительства Орловской области;
5) правовых актов Губернатора Орловской области, Правительства Орловской области,Администрации Губернатора и Правительства Орловской области;
6) бланков правовых актов Губернатора Орловской области, Правительства Орловскойобласти, Администрации Губернатора и Правительства Орловской области, служебныхписем и листков поручений Губернатора, Председателя Правительства Орловскойобласти и его заместителей;
7) документов по обеспечению прохождения государственной гражданской службыОрловской области.
3.4.12.4. Для копирования передаются первые экземпляры (подлинники) документов или качественноизготовленные копии (Дополнен - Постановление Правительства Орловской области от26.03.2018 г. № 112)
3.5.Документальный фонд органа исполнительной власти
3.5.1.Разработка и ведение номенклатуры дел
3.5.1.1. Документальный фонд органаисполнительной власти – совокупность документов, образующихся в процессе егодеятельности.
Документальный фонд органаисполнительной власти составляют документы, созданные в органе исполнительнойвласти и полученные им в результате взаимодействия с другими органамиуправления, организациями и гражданами. Документальный фонд АппаратаГубернатора и Правительства Орловской области включает в себя документыГубернатора Орловской области, Председателя Правительства Орловской области иего заместителей.
3.5.1.2. Формирование документальногофонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводствапутем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспеченияих сохранности, учета и передачи на архивное хранение.
Номенклатура дел используется длягруппировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел являетсяосновой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основойформирования документального фонда органа исполнительной власти.
3.5.1.3. Номенклатура делсоставляется службой делопроизводства на основе положений об органеисполнительной власти и его структурных подразделениях, регламента органаисполнительной власти, других документов, регламентирующих деятельность органаисполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел запредшествующие годы и документов, образующихся в деятельности органаисполнительной власти.
В органе исполнительной властисоставляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура делоргана исполнительной власти, или сводная номенклатура дел (приложение 11).
3.5.1.4. Номенклатура дел структурногоподразделения составляется специалистом, ответственным за ведениеделопроизводства структурного подразделения, согласовывается со службойделопроизводства органа исполнительной власти, подписывается руководителемструктурного подразделения и представляется в службу делопроизводства органаисполнительной власти. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатываетноменклатуру дел подразделения и представляет ее в службу делопроизводстваоргана исполнительной власти.
Номенклатура дел органа исполнительнойвласти составляется службой делопроизводства на основе номенклатур делструктурных подразделений.
Методическое содействие при составленииноменклатуры дел органа исполнительной власти оказывает орган исполнительнойвласти в сфере архивного дела.
3.5.1.5. Один раз в 5 лет номенклатурадел органа исполнительной власти согласовывается с экспертно-проверочнойкомиссией органа исполнительной власти в сфере архивного дела (далее – ЭПК).
Номенклатура дел органа исполнительнойвласти, подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждаетсяруководителем органа исполнительной власти после ее согласования с ЭПК непозднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
В случае изменения функций и структурыоргана исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке исогласованию с ЭПК.
3.5.1.6. Номенклатура дел готовитсяне менее чем в 3 экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного храненияпомещается в дело службы делопроизводства, 2-й используется в службеделопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й направляется в БУ ОО«Государственный архив Орловской области». Рабочий экземпляр номенклатуры делможет вестись в службе делопроизводства в электронном виде.
Порядокзаполнения граф номенклатуры дел органа исполнительной власти приведен вприложении 12.
3.5.1.7. Длясоставления номенклатуры дел и определения сроков хранения документовприменяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся впроцессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправленияи организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерствакультуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558.
3.5.2.Формирование дел и их текущее хранение
3.5.2.1. Документы ГубернатораОрловской области, Председателя Правительства Орловской области и егозаместителей формируются в дела в Аппарате Губернатора и ПравительстваОрловской области, документы органов исполнительной власти и их структурныхподразделений – в службах делопроизводства соответствующих органовисполнительной власти и их структурных подразделениях.
Текущее и временное хранение дел осуществляетсяв службах делопроизводства органов исполнительной власти и их структурныхподразделений в соответствии с установленными сроками.
3.5.2.2. Документысистематизируются и группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел взависимости от срока хранения документов: постоянного, временного (свыше 10лет, в том числе по личному составу – 75 лет) и временного (до 10 лет).Методическое содействие при формировании дел оказывает орган исполнительнойвласти в сфере архивного дела. Контроль за правильным формированием дел,наличием и состоянием дел осуществляет экспертная комиссия органаисполнительной власти.
Законченныеделопроизводством документы, а также сведения о документах, не подлежащихисполнению (направленных для ознакомления, использования в работе), передаютсяв службу делопроизводства для помещения в дела не позднее установленного срокаих исполнения. Формирование дел, определение мест их хранения (индекс дела, вкоторое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен исполненный документ)осуществляют сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Порядокформирования, учета и хранения дел приведен в приложении 13.
Документы должныхраниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредныхвоздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
3.5.3.Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
3.5.3.1. Вцелях подготовки дел к передаче на архивное хранение и на уничтожениевыполняется комплекс работ, который предусматривает:
экспертизу ценностидокументов;
оформление дел;
составлениеописей дел по результатам экспертизы их ценности;
составлениеактов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
3.5.3.2. Дляорганизации и проведения экспертизы ценности документов в органах исполнительнойвласти создаются экспертные комиссии (далее – ЭК), действующие на основанииположений, утверждаемых приказом органа исполнительной власти.
Экспертизаценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно ворганах исполнительной власти сотрудниками, ответственными за ведениеделопроизводства, совместно с ЭК при методическом содействии органаисполнительной власти в сфере архивного дела.
При проведенииэкспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) ис пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в органахисполнительной власти, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы,сроки хранения которых истекли.
Отбор документовдля постоянного хранения проводится на основании законодательных и иныхнормативных правовых актов, перечней документов с указанием сроков их храненияи номенклатуры дел органа исполнительной власти.
3.5.3.3.Порезультатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянногохранения (приложение 14), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 23) идел по личному составу (приложение 24), а также акты о выделении дел куничтожению. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и дел по личному составу приведен в приложении 15.
Описидел постоянного хранения и по личному составу, документов (годовые разделы)направляются на рассмотрение ЭПК в четырех экземплярах на бумажном носителе иодном экземпляре в электронной форме не менее чем через 3 года после завершениядел в делопроизводстве.
В БУОО «Государственный архив Орловской области» передаются три экземпляра описидел постоянного хранения и один экземпляр описи дел по личному составу,утвержденных (согласованных) ЭПК, а также по одному экземпляру в электроннойформе (в качестве рабочего экземпляра). Один экземпляр описи дел постоянногохранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в органеисполнительной власти. (В редакции Распоряжения Правительства Орловской областиот26.07.2016 № 336-р)
3.5.3.4. Позавершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценностидокументов дела органа исполнительной власти подлежат оформлению в соответствиис Правилами оформления дел и подготовки их к передаче на архивное хранение(приложение 16).
Оформление делпроводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство, при методическомсодействии органа исполнительной власти в сфере архивного дела и под контролемЭК.
Полномуоформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, втом числе дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет) храненияподлежат частичному оформлению.
Полноеоформление дела предусматривает: оформление (утверждение) реквизитов обложкидела по установленной форме (приложение 17); нумерацию листов в деле исоставление листа-заверителя дела (приложение 18); составление в необходимыхслучаях внутренней описи документов дела (приложение 19); подшивку и переплетдела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
3.5.4.Уничтожение архивных документов и дел с истекшими сроками хранения
3.5.4.1.Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, засоответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожениюдокументов, не подлежащих хранению (приложение 20).
Дела включаютсяв акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, вкотором составлен акт (например, законченные в 2014 году дела с 3-летним срокомхранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2018 года).
3.5.4.2. Акт овыделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило,составляется на дела всего органа исполнительной власти (при этом дела каждогоструктурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, азаголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в актпод общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
Отбор документовк уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожениюпроизводится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этотже период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).
Согласованные ЭКакты утверждаются руководителем органа исполнительной власти только послеутверждения ЭПК описей дел постоянного хранения.
3.5.4.3. Послеутверждения руководителем органа исполнительной власти актов о выделениидокументов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) поприемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количествосдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуредел органа исполнительной власти проставляется отметка «Уничтожено. См. актот... №...» с указанием должности, фамилии и подписью лица,ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
3.5.5. Передачадел на архивное хранение
3.5.5.1Делапостоянного хранения по истечении установленного срока их хранения в органахисполнительной власти передаются на архивное хранение в БУОО«Государственныйархив Орловской области» по утвержденным описям дел.
Делавременного хранения передаче на архивное хранение не подлежат (они хранятся ворганах исполнительной власти и по истечении установленных сроков храненияподлежат уничтожению в порядке, установленном разделом 3.5.4 Инструкции). Делапо личному составу, созданные до 2003 года, хранятся в органе исполнительнойвласти в течение 75 лет, созданные с 2003 года – в течение 50 лет.
Передачадокументов постоянного хранения в БУОО «Государственный архив Орловскойобласти» оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение(приложение 25), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается вгосударственном архиве, другой – в передающем органе исполнительной власти.Вместе с документами передаются три экземпляра описи дел, документов, в томчисле один в электронном виде. (В редакции Распоряжения Правительства Орловскойобласти от26.07.2016 № 336-р)
3.5.5.2. Приемдел на архивное хранение производится сотрудником БУ ОО «Государственный архивОрловской области» в присутствии сотрудника, ответственного заделопроизводство, в установленном порядке.
Дела и описи насдаваемые документы доставляются в БУ ОО «Государственный архив Орловскойобласти» сотрудниками органов исполнительной власти с сопроводительным письмом,в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив(ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их вархив несет орган исполнительной власти, передающий документы).
3.5.5.3. Приликвидации органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведениеделопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует всеимеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в БУ ОО«Государственный архив Орловской области», независимо от сроков хранения.Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Приреорганизации органа исполнительной власти (его структурного подразделения)документы в упорядоченном состоянии передаются его правопреемнику.
3.6. Особенностиработы с электронными документами
3.6.1. Ворганах исполнительной власти создаются и используются:
электронныедокументы, создаваемые в электронной форме без предварительногодокументирования на бумажном носителе;
электронныеобразы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиесяв системе электронного документооборота.
Прохождениеэлектронных документов, составление, оформление и согласование проектовосуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношениианалогичных документов на бумажном носителе.
Электронныйдокумент должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа набумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Орловскойобласти.
3.6.2. При передаче электронных документов в другие государственные органыдокументы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти – авторадокумента в соответствии с Законом об электронной подписи.
После отправкиэлектронного документа, заверенного электронной подписью, досылки адресату егокопии на бумажном носителе, как правило, не требуется.
При обработке,рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системеэлектронного документооборота во внутреннем документообороте органовисполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий сэлектронными документами, при которых электронная подпись не используется, приусловии, что программные средства, применяемые в органах исполнительной власти,позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее)документ.
3.6.3. Составэлектронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота,определяется заместителем Губернатора и Председателя Правительства Орловскойобласти – руководителем Аппарата Губернатора и Правительства Орловской областина основе рекомендаций органа исполнительной власти в сфере архивного дела и всоответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которыхможет осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Переченьдокументов, создание, хранение и использование которых может осуществлятьсяисключительно в форме электронных документов, утверждается заместителемГубернатора и Председателя Правительства Орловской области – руководителемАппарата Губернатора и Правительства Орловской области по согласованию сорганом исполнительной власти в сфере архивного дела.
3.6.4. Электронныедокументы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронногодокументооборота органов исполнительной власти. Система электронногодокументооборота органов исполнительной власти должна соответствоватьтребованиям, установленным законодательством Российской Федерации и Орловскойобласти.
3.6.5. Приеми отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводствасоответствующего органа исполнительной власти.
При полученииэлектронных документов, подписанных электронной подписью, службаделопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
Электронныесообщения, поступающие по системе межведомственного электронногодокументооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборотаорганов исполнительной власти. Система электронного документооборота органовисполнительной власти предусматривает регистрацию (учет) и включение в системуэлектронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственногоэлектронного документооборота.
3.6.6. Вцелях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органовисполнительной власти используются обязательные сведения о документах(приложение 21).
В системеэлектронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения одокументах. В обязательном порядке указываются сроки исполнения документов.
При передачепоступивших электронных документов на рассмотрение и исполнение, отправке ихранении электронных документов вместе с ними передаются (направляются,хранятся) их регистрационные данные.
3.6.7. Документы,создаваемые в органах исполнительной власти и(или) поступившие в органы исполнительной власти на бумажном носителе,включаются в систему электронного документооборота после сканирования исоздания электронных образов документов. Включение электронного образадокумента в систему электронного документооборота возможно после его сравненияс подлинником документа.
3.6.8. Единицейучета электронного документа является электронный документ, зарегистрированныйв системе электронного документооборота органов исполнительной власти.Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
Электронныедокументы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируютсяв порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов набумажном носителе.
При составленииноменклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде (в заголовокдела включается указание «Электронные документы»).
3.6.9. Электронныедокументы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке ворганах исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичныхдокументов на бумажном носителе.
Место храненияэлектронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых онихранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков храненияопределяются с учетом функционирующих в органах исполнительной властипрограммно-технических средств и нормативных и методических документовгосударственных органов в сфере архивного дела.
3.6.10. Экспертизаценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном вотношении документов на бумажном носителе. Электронные документы передаются поописям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивноехранение.
После истечениясрока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), наосновании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органаисполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы)подлежат уничтожению.
3.7.Изготовление, учет, использование и хранение
печатей иштампов
3.7.1. Печать –устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лицапосредством нанесения его оттиска на документ.
Штамп –устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера ополучении, регистрации, прохождении, контроле документов и др.
3.7.2. Органыисполнительной власти применяют печати с изображением Государственного гербаРоссийской Федерации, герба Орловской области, простые печати, а такжеметаллические выжимные печати для опечатывания помещений.
3.7.3. Печатиизготавливаются в строго ограниченном количестве и используются в служебныхцелях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимаютруководители органов исполнительной власти с письменным уведомлениемзаместителя Губернатора и Председателя Правительства Орловской области –руководителя Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области.
Заявка наизготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих органахисполнительной власти (структурных подразделениях).
В случаеслужебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной властидопускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
3.7.4. Печатьюзаверяются подписи руководителей и иных должностных лиц, которым предоставленысоответствующие полномочия, согласно распоряжению Губернатора Орловской областиот 6 февраля 2015 года № 7-р, иным нормативным документам.
3.7.5. Учетпечатей и штампов осуществляет служба делопроизводства соответствующего органаисполнительной власти в журнале с проставлением их оттисков (листы журналаучета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).
Выдача печатей иштампов лицам, персонально ответственным за их использование и хранение,осуществляется под подпись в журнале учета печатей и штампов.
Журнал учетапечатей и штампов должен содержать следующие графы:
а) порядковыйномер, дата получения печати (штампа);
б) наименование,оттиск печати (штампа);
в) должностьсотрудника, получившего печать (штамп), с указанием органа исполнительнойвласти и его структурного подразделения;
г) подписьсотрудника и ее расшифровка;
д) дата возвратапечати (штампа);
е) подписьсотрудника, принявшего печать (штамп);
ж) дата и номеракта об уничтожении печати (штампа).
3.7.6. Гербовыепечати хранятся в запираемых сейфах. Передача печатей посторонним лицамзапрещается.
Печати и штампы,пришедшие в негодность и (или) утратившие значение, подлежат возврату по местувыдачи, где уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
3.7.7.Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей сизображением Государственного герба Российской Федерации, герба Орловскойобласти возлагается на руководителей органов исполнительной власти, простыхпечатей – на руководителей структурных подразделений органов исполнительнойвласти.
Приложение 1
к Инструкции поделопроизводству
в органахисполнительной государственной власти
специальнойкомпетенции
Орловскойобласти
(Вредакции Постановления Правительства Орловской области
Образцы бланков
1. Образец бланка правового актаГубернатора Орловской области
Герб Орловскойобласти
ГУБЕРНАТОРОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
_____________________ № __________
г. Орёл
2. Образец бланка правового актаПравительства Орловской области
Герб Орловскойобласти
ПРАВИТЕЛЬСТВООРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_____________________ № __________
г. Орёл
3. Образецбланка правового акта органа исполнительной государственной власти специальнойкомпетенции Орловской области
Герб Орловскойобласти
АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРАИ ПРАВИТЕЛЬСТВА
ОРЛОВСКОЙОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
_____________________ № __________
г. Орёл
(В редакцииПостановления Правительства Орловской области
4.Образец бланка письма должностного лица Орловской области
Герб Орловскойобласти
ГУБЕРНАТОР
ОРЛОВСКОЙОБЛАСТИ
пл. Ленина, д.1, г. Орёл, 302021
телефон47-53-00, факс 41-25-30
е- mail : post @ adm . orel . ru
http :// www . orel - region . ru
__________________№ ________________
На №_____________ от ________________
5. Образецбланка письма органа исполнительной государственной власти Орловской области
Герб Орловскойобласти
ПРАВИТЕЛЬСТВО
ОРЛОВСКОЙОБЛАСТИ
пл. Ленина, д.1, г. Орёл, 302021
телефон47-53-00, факс 41-25-30
е- mail : post @ adm . orel . ru
http :// www . orel - region . ru
__________________№ ________________
На №_____________ от ________________
6. Образец общего бланка
Герб Орловскойобласти
АППАРАТГУБЕРНАТОРА
И ПРАВИТЕЛЬСТВА
ОРЛОВСКОЙОБЛАСТИ
__________________№ ________________
г. Орёл
Приложение 2
к Инструкции поделопроизводству
в органахисполнительной государственной власти
специальнойкомпетенции Орловской области
(В редакции Распоряжения ПравительстваОрловской области
ПРАВИЛА
употребления прописных и строчных букв
1. С прописной буквы пишется каждоеслово в наименовании высших органов власти Российской Федерации: СоветФедерации Федерального Собрания Российской Федерации, в наименованияхостальных органов власти (их территориальных органов) – первое слово: Министерствоиностранных дел Российской Федерации, Главное управление МЧС России поОрловской области.
С прописной буквы также пишется первоеслово в наименованиях органов власти Орловской области: ПравительствоОрловской области, Департамент финансов Орловской области, Управление лесамиОрловской области, со строчной – их структурные подразделения: управление общего образования Департамента образованияОрловской области. (В редакции РаспоряженияПравительства Орловской области от26.07.2016 № 336-р)
Названия организаций пишутся с прописнойбуквы: Федерация профсоюзов, Ассоциация общественных объединений, сострочной буквы пишется родовое наименование (организационно-правовая форма) приналичии названия, заключенного в кавычки, а также входящие в состав названияимена собственные: некоммерческое партнерство «Редакция газеты «Орловскаяправда», Всероссийский союз «Обновление».
2. С прописной буквы пишутся следующиедолжности: Президент Российской Федерации, Председатель ПравительстваРоссийской Федерации, Губернатор Орловской области, Председатель ПравительстваОрловской области, Председатель областного Совета народных депутатов Орловскойобласти, со строчной: заместитель Председателя Правительства Орловскойобласти, руководитель Департамента социальной защитынаселения, опеки и попечительства Орловской области, начальникУправления лесами Орловской области, мэр города Орла, глава администрации Орловскогорайона, генеральный директор, председатель совета директоров, главный бухгалтери т. д. (В редакции Распоряжения ПравительстваОрловской области от26.07.2016 № 336-р)
3. Первое слово в названии видазаконодательного акта пишется с прописной буквы: Земельный кодекс РоссийскойФедерации, Федеральный закон от 23 ноября 1995 года № 174-ФЗ «Об экологическойэкспертизе», Устав (Основной Закон) Орловской области (но: уставакционерного общества), Закон Орловской области от 22 августа 2005 года№ 534-ОЗ «О местном самоуправлении в Орловской области», а также: УказПрезидента Российской Федерации от 28 марта 2011 года № 352, но: федеральныезаконы, проект федерального закона «О рекламе», указы Президента РоссийскойФедерации, законы Орловской области.
Со строчной буквы пишутся подзаконныеправовые акты: постановление Правительства Российской Федерации, указ Губернатора Орловской области, постановление Правительства Орловской области.
Приложение 3
к Инструкции поделопроизводству
в органахисполнительной государственной власти
специальнойкомпетенции Орловской области
ПРАВИЛА
компьютерного набора текста
1. Между словами ставится не болееодного пробела.
2. В конце текстовых строк нерекомендуется оставлять:
а) одно- и двухбуквенные предлоги,союзы, частицы;
б) инициалы имени и отчества;
в) сокращения типа «г.» («город»), «п.»(«пункт»), «и т. д.»;
г) цифры при наличии последующих знаковили сокращений (5 %), знак номера;
д) отдельные группы многозначных чисел,разделяемые по три цифры справа налево начиная с пятизначных(11 258 000).
В указанных случаях рекомендуетсяставить разрыв строки либо неразрывный пробел.
3. Знаки препинания не отделяютсяпробелом от предшествующего текста, кавычки и скобки – от заключаемого в нихтекста.
Дефис в сложных словах пробелами неотделяется, тире между словами – отделяется. При перечислении частей сложныхслов употребляется так называемый висячий дефис (аудио- и видеотехника).
4. Знаки процента, номера и др.применяют только с относящимися к ним цифрами. При употреблении их без чиселзнаки должны быть заменены соответствующими словами (исключение – оформлениетаблиц). Если знаки относятся к нескольким цифрам, то их ставят после последнейцифры (10, 20 и 30 %).
5. Даты и числа оформляются следующимобразом: в 2012–2015 гг. (годах), с 2015 по 2016 год, зимний период 2014/2015года, 2014/2015 учебный год, второе полугодие, IV квартал, 9-этажный, 50-процентный,12,5 процента, 24 млн рублей, 12 тыс. кв. метров (м2).
Порядковые числительные, обозначаемыеарабскими цифрами, как правило, пишутся с буквенным наращением (80-е годы).Количественные числительные, а также порядковые числительные, обозначаемыеримскими цифрами, пишутся без наращений (Х XII Олимпийскиезимние игры).
6. Начертание кавычек должно бытьединообразным, предпочтительно употреблять «кавычки-елочки».
Приложение 4
к Инструкции поделопроизводству
в органахисполнительной государственной власти
Орловскойобласти
ЛИСТСОГЛАСОВАНИЯ
проекта___________________________________________________________
(вид правового акта)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование правового акта или краткое содержаниетекста)
СОГЛАСОВАНО
Главаадминистрации г. Орла
_____________________И. О. Фамилия
(подпись)
_____________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО
НачальникУправления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Орловскойобласти
_____________________И. О. Фамилия
(подпись)
_____________________
(дата)
Приложение 5
к Инструкции поделопроизводству
в органахисполнительной государственной власти
специальнойкомпетенции Орловской области
Образецоформления оборотной стороны проекта правового акта
Наименованиеоргана исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области(И. О. Фамилия)
___________________И. О. Фамилия ___________ 2015 г.
___________________И. О. Фамилия ___________ 2015 г.
___________________И. О. Фамилия ___________ 2015 г.
И. О. Фамилия
00-00-00
Приложение 6
к Инструкции поделопроизводству
в органахисполнительной государственной власти
специальнойкомпетенции Орловской области
РАССЫЛКА
указа илираспоряжения Губернатора Орловской области,
постановленияили распоряжения Правительства Орловской области,
приказа органаисполнительной власти специальной компетенции
Орловскойобласти
от__________________ года № ______
| Кому рассылается | Кол-во экземпляров |
|
|
|
____________________________
(подпись исполнителя)
____________________________
(дата)
Приложение 7
к Инструкции поделопроизводству
в органахисполнительной государственной власти
специальнойкомпетенции Орловской области
ЛИСТ ПРОХОЖДЕНИЯ
проекта ___________________________________________________________
(вид правового акта)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование правового акта или краткое содержаниетекста)
| Ф.И.О. согласующего проект | Принято на согласование | Получено | Примечание | ||
| дата | подпись помощника (секретаря) | дата | подпись исполнителя | ||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |